В сфере строительства обычно используется множество разноплановых документов. Это могут быть проекты, договора или чертежи. Также в строительном документообороте взаимодействуют между собой много участников: поставщики, подрядчики, застройщики и другие. Поэтому от документооборота в строительстве, очень многое зависит. Из-за задержки подписания договора, может сорваться срок сдачи объекта и, что не менее важно, может быть нанесен ущерб качеству строительства.
Электронный документооборот в строительстве
Поскольку на карту поставлено много, стоит снизить риски, и перейти с бумажного документооборота на электронный. Переход на электронный документооборот подарит всем участникам сделки ряд преимуществ.
- Увеличится скорость обмена документами. Больше не придется искать нужного человека, блуждая по офису, или тратить время на посещение государственных органов. Все документы передаются мгновенно, а после подписания, также мгновенно передаются обратно.
- Работать с электронным документооборотом довольно просто. Достаточно посмотреть 15 минутный ролик, и вам станут понятны принципы работы системы.
- При бумажном документообороте необходимо использовать почтовые отправления. Отправка документов посредством почты заметно тормозит бизнес-процессы и не делает их неэффективными.
Задачи, которые решает электронный документооборот в строительстве
Если есть беспокойства о том, стоит ли переходить с бумажного документооборота на электронный, нужно их отбросить. Электронный документооборот будет решать все задачи, которые решает классический. То есть возможность подписывать и отправлять внутренние документы, а также входящие и исходящие документы у вас сохраниться. Только станет это гораздо проще и дешевле.
Используя электронный документооборот в строительстве вы сможете построить тесное сотрудничество с контрагентами, например, с поставщиками и подрядчиками. Вам проще будет согласовать сложные схемы договоров и контролировать исполнение договорных обязательств.
Особенности цифровизации строительного документооборота
Наиболее уязвимое место в строительных компаниях — это учет договоров. Их необходимо сформировать, проконтролировать исполнение, завизировать, а также перемещать и хранить. Без договоров невозможно дальнейшее планирование работы и контроль за ней.
В любой строительной компании обычно присутствует внушительный объем документов. Если все эти документы заполнять вручную, понадобятся внимательность, терпение и другие трудозатраты сотрудников, которые после внедрения электронного документооборота можно потратить продуктивней.
В бумажном документообороте требуется постоянный контроль за перемещением документов. Как внутренних, так и договоров с контрагентами. Бумажные документы порой занимают столько места, что для них требуется отдельное помещение. И самым правильным решением в таком случае будет освободить это место, и перейти на электронный документооборот. В таком случае вы:
- Сэкономите расходы на бумажном документообороте
- Сократите сроки доставки документов
- Снизите трудозатраты, для более важных задач
- Сэкономите место для хранения
Есть возможность получить все эти преимущества бесплатно. Вы получите их если перейдете по ссылке и зарегистрируетесь в LightDoc. После регистрации вы сможете 14 дней пользоваться системой, подписывать и отправлять документы.
Читайте также: Правда ли что электронный документооборот станет обязательным для всех