Сотрудники-прокрастинаторы. Бог ты мой, кто это? Что это значит? Слово-то какое неблагозвучное и с негативным каким-то окрасом. Наверняка, иноземное.
Вы правы, и слово не из нашего (российского) лексикона, и по смысловому содержанию оно не несет в себе положительной характеристики работника.
Прокрастинаторы ⎯ это сотрудники компаний, предпочитающие важные дела откладывать «на потом». Знакомо? Они лояльны компании, приличные люди и в целом положительны, но вот беда ⎯ «волынщики» и «отсрочники». И делают они это не по злому умыслу или с каким-либо намерением ⎯ так получается.
В любом случае, сотрудники-прокрастинаторы негативно влияют на ход всех бизнес-процессов в компании, взаимодействие внутри коллектива и на успехи в целом. Вспомните свой опыт. Так ведь? Да что говорить, любой руководитель знает у себя в команде этого самого прокрастинатора (а то и не одного) и всяко «перевоспитывает» его или уже теряет терпение (до расставания).
В статье ниже рассмотрим эту проблему подробней: определение (научное) прокрастинации, виды, причины возникновения и поймем, как ее решать.
Определение прокрастинации и ее научное обоснование. Распространенность на рабочем месте
Это слово, на русский манер звучащее как «прокрастинация», является производным от латинских «crastinus» ⎯ «завтра» и «pro» ⎯ «для» и характеризует склонность человека к постоянному беспричинному и ничем не обоснованному откладыванию даже важных и срочных дел. При этом он понимает пагубность последствий для себя и дела, испытывает дискомфорт и нервозность от этой своей привычки, но продолжает так делать вновь и вновь.
Наука дает свое научное (биологическое) обоснование этому феномену:
все дело в противоречивом сосуществовании двух отделов головного мозга человека: лимбической системы и префронтальной коры, причем первая реагирует на раздражители немедленно, вторая ⎯ всегда идет следом. Лимбическая система отвечает за краски, эмоции (удовольствие, раздражение), не «думая» и не «рассуждая». Префронтальная кора головного мозга ⎯ центр размышлений, планирования и анализа. И вот эта «выскочка» (которая первая), опережая здравый смысл, часто портит нам жизнь. Все просто.
Отличаем прокрастинацию от лени! Лень ⎯ это умышленное и комфортное состояние «ничегонеделания», когда человек позволяет себе расслабиться и получать удовольствие, отрешившись от всех трудовых мыслей и забот и понимая, что это его состояние ⎯ временная «нирвана» и завтра ⎯ в строй!
Прокрастинация распространена в человеческом обществе повсюду. В той или иной степени. Исследовательский центр портала Superjob.ru провел в 2016 году (давно; правда, но, тем не менее) социологический опрос по всем округам России (размер выборки: 4800 респондентов — по 150 представителей 32 профессиональных групп) на тему занятости плодотворным трудом в течение рабочего дня. Выяснилось следующее:
- 33% программистов, 32% дизайнеров и 31% системных администраторов приступают к делам только тогда, когда горят сроки;
- 29% прокрастинаторов среди продажников, 26% среди руководящего звена и кадровиков.
Подобная статистика подтверждается работами западно-европейских и американских ученых-социологов и психологов.
Виды прокрастинации
Согласно учению Стэнли Милгрэма (американского социального психолога, автора «Теория шести рукопожатий») прокрастинацию, как явление, можно классифицировать на 5 видов:
- Бытовая — постоянное откладывание регулярных бытовых дел вроде уборки квартиры или мытья посуды.
- Вид прокрастинации, как регулярное затягивание принятия решений — невнятность выбора варианта действий, когда вся необходимая информация уже имеется.
- Невротическая — затягивание с выбором решений по жизненно важным вопросам.
- Академическая — откладывание необходимых и срочных действий, связанных с обучением.
- Компульсивная — прокрастинация как устойчивый тип поведения.
Типы сотрудников-прокрастинаторов
В научных кругах исследователей психотипов людей-работников компаний существуют разные подходы к определению типов сотрудников, в том числе и прокрастинаторов. Приведем здесь наиболее согласованную классификацию:
- перфекционисты(perfect, англ.-идеальный).Этот известный и знакомый многим тип сотрудников-прокрастинаторов проповедует теорию недостижения совершенства в исполнении какой-то функции, а потому не стоит и «напрягаться»;
- мечтатели. Эти люди энергичные, инициативные с широким кругозором и неуемной фантазией. А вот конкретные и «приземленные» задачи реальной рабочей ситуации им поддаются с трудом(может быть скучно им или внутренняя неорганизованность тому виной. Надо выяснять.);
- «избегатели». Эта категория прокрастинаторов подвержена боязни неудач или осуждения со стороны коллег. Эти будут «тянуть» с работой до последнего, лишь бы не столкнуться с критикой;
- дедлайнеры (от англ. deadline-мертвая линия дословно; «последний срок»). Здесь все понятно. Прокрастинаторы этого типа откладывают исполнение работы до последнего момента. Делают это умышленно, чтобы испытать состояние эйфории и показать свою «крутизну». Может и так, но каково качество решения при этом? Вопрос.
- «суетливые». Эти всегда заняты. Решают «кучу» вопросов. На поверку часто бывает «пшик». Либо болтовня обо всем и ни о чем, либо ворох ничтожных вопросов, а по делу ⎯ ничего.
Причины прокрастинации у сотрудников и факторы, способствующие ее возникновению
Как проявления прокрастинации у сотрудников очень индивидуальны, так и причины, ее вызывающие весьма разнообразны и встречаются во множестве случайных комбинаций. Назовем здесь основные:
- отсутствие адекватной мотивации. В самом деле, невозможно заставить человека (-ку) хорошо выполнять люто ненавистную работу. Он будет сопротивляться до «последнего» и сделает ее «кое-как»;
- сотрудник не уверен в своих силах(квалификации). На самом деле очень распространенная причина. Низкая самооценка работника, боязнь не оправдать надежды и подвергнуться критике сослуживцев и руководства компании ввергают человека в ступор и блокируют его активность;
Изучите обучающие продукты нашей компании Бойлерная. Познакомьтесь с нами. У нас вы найдете ресурсы, которые помогут вашим сотрудникам повысить уровень своей квалификации. Заходите! Будем рады!
- стремление к совершенству (тот самый перфекционизм). Человек «застревает» на мелочных делах и несущественных вопросах, подвергая перспективе срыва исполнения проекта (задачи, договора, встречи и т.д.);
- нет «чувства» времени и неумение планировать дела. Довольно широко распространенная проблема людей-сотрудников компаний. Человек не может составить четкий план последовательных действий над задачей с жесткой привязкой по времени к выполнению отдельных подзадач. В результате в промежутках ⎯ «страдает ерундой», а время уходит;
- нет четких приоритетов в решении задач («размытые цели»по степени важности, очередности, временным параметрам). Ну и что мы хотим? У человека в голове хаос и продуктивной работы от него не жди.
К вышеназванным причинам внутреннего свойства (т. е. личностным качествам людей) проблеме прокрастинации сотрудников способствуют объективные факторы внешнего воздействия. Такие, как:
- излишняя степень свободы сотрудников. Здесь имеется в виду отсутствие в компании четкого регламента ведения бизнес-процессов с должным постоянным контролем и отчетностью (конечно, при этом: без фанатизма, и с уважением к сотрудникам). Люди, «предоставленные» себе, склонны к неспешному выполнению поставленных задач. Что уж говорить;
- «долгий» дедлайн. Здесь все очевидно. Если задача кажется легкой, а времени на решение отпущено много, то естественно возникает ощущение: « делов-то! На копейку! Сделаю, успею еще!»;
- всякие соблазны и отвлекающие факторы. Тоже ⎯ понятно: « да, конечно, работу делать надо и буду делать, но… тут такое в фейсбуке, инстаграме !…, да еще коллега (и друг) вернулся из командировки…»;
- влияние коллег-прокрастинаторов. Без комментариев, как говорится;
- и т. д.
Как выявить сотрудников-прокрастинаторов
Конечно, к каждому сотруднику контролера-выявителя не приставишь и самого тоже не хватит. Но четкий регламент, должностные инструкции и отчетность не дадут особо разгуляться сотрудникам-прокрастинаторам: они либо уйдут, либо «перевоспитаются». По крайней мере, выявятся быстро.
И… автоматизация. Да, и здесь автоматизация сыграет хорошую службу. Есть много эффективных программ по контролю использования персоналом рабочего времени (staffcop enterprise, kickidler). Устанавливайте и пользуйтесь. Ну а CRM –то теперь у каждого есть. Тоже весьма быстро поможет выявить сотрудников-прокрастинаторов в вашей компании.
Как бороться
Из изложенного выше уже можно понять суть проблемы прокрастинации, которой могут быть подвержены в той или иной степени люди и найти способы противодействия этому у своих сотрудников. Назовем основные приемы:
- установите в компании строгий регламент ведения бизнес-процессов;
- внедрите и строго соблюдайте планирование: и тактическое (по компании в целом, отделам, по каждому сотруднику в отделах)⎯ на день, неделю, месяц, и стратегическое⎯ на перспективу, с известными, реальными и выполнимыми дедлайнами (сроками) на каждом этапе;
- ведите постоянный контроль и учет хода решения задач сотрудниками с фиксацией и корпоративной оглаской лучших достижений лучшими;
- расставляйте четкие приоритеты при постановке задач и каждый раз убеждайтесь, что исполнитель вас услышал, понял и согласился;
- разбивайте большие проекты на этапы, отдельные задачи и подзадачи со своими приоритетами и сроками; Решайте этапы!
- мотивируйте сотрудников недлинными дедлайнами и скорыми вознаграждениями (не обязательно материальными: сделать важный этап проекта быстро и хорошо и выглядеть молодцом ⎯ это щекочет самолюбие человека и еще как.);
- боритесь с беспорядком на рабочем месте у сотрудников. Это сильно влияет на рабочий настрой и склонность к долгой «раскачке»;
- внедрите автоматизацию. Объясните персоналу, что контроль и учет рабочего времени нужен и применяется не от недоверия к сотрудникам, а для пользы дела, для создания серьезной и ответственной атмосферы и получения максимальной отдачи от труда ⎯ в конечном итоге, для блага и стабильности всех и каждого в компании.
- и т. д.
Заключение
Важно понять, что нет такого волшебного средства, которое может избавить человека от лени или дать ему постоянное вдохновение и сверхэнергию на трудовые подвиги. Однако изменив свое отношение к проблеме, он сможет почувствовать себя совершенно иначе и дело пойдет по-другому.
Например, если сотрудник не будет воспринимать свою работу как «безнадегу» или рутину (или она не будет таковой), или приказы чванливого начальства, а как новые вызовы его мастерству и профессионализму, которые подарят ему новый опыт и экспертизу, он будет точно продуктивнее (и счастливее). Не «стойте» на месте, постоянно учитесь, находите, изучайте и применяйте новые знания во взаимоотношениях с коллегами и подчиненными, в том числе и с сотрудниками-прокрастинаторами ⎯ куда от них денешься. Удачи всем!