Рассказ о выездной проверке на объекте. Чем-то внутренний аудит напоминает партизанские действия, а участники этого процесса ассоциируют себя с боевым отрядом.
Алексей Гаврилов, старший аудитор Philip Morris International HQ
— Ты, Зайцев, давно на своем участке сидишь, у тебя глаз замылился.
Из воспоминаний снайпера Василия Зайцева
Один день… Точнее, field-work, день первый. B 8 утра сошли с трапа самолета, в 10:00 на обьекте.
Общее собрание руководства. По выражению лиц видно, чтО народ о нас думает. Что-то вроде: «О, Господи, и внешний-то аудит несладок, а тут еще внутренний какой-то… Что за жуть? И сколько ж еще проверок на нашу голову?»
Этот строй мысли надо постараться изменить. Говорим о себе и об отделе, рассказываем, какие процессы будем изучать и тестировать, кого интервьюировать, подчеркиваем полную прозрачность, она же — «transparency». Каждая строчка будушего отчета будет известна дирекции еще до его (отчета) публикации. Мы не инспекция, смотрим на дело, а не на лица. Одна из наших задач — находить и документировать «best practices», которых, кстати, у нас уже набралось немало, можем поделиться. Чем можем — поможем, мы ведь работаем в одной фирме.
Вступление окончено, теперь вперед на интервью!
Директор продаж. Час разговора, информативность нулевая. Видимо, наш спич его не впечатлил. Жаль, но ничего страшного: такова жизнь. Доверие и уважение в данном случае надо заслужить. А на данный момент:
«Спасибо, пока все что нужно мы узнали (непонимающий взгляд моего Juniorа), давайте договоримся о встрече через 3 дня (недоумение Juniorа сменяется пониманием)».
Правильно, дальше терять время смысла нет, он ничего сейчас не расскажет. Зато у нас еще интервью с его подчиненными запланированы, тесты кое-какие сделаем и вернемся к нему. С цифрами в руках и конкретными вопросами. И — диалог получится.
Отдел закупок. Легкий участок для нас, так как есть процедуры корпоративные — сравнивай с реальностью, отклонения фиксируй; ума много не надо. Но бдительность и тут терять нельзя, кое-где приходилось рекомендовать отменить эти самые корпоративные…
В этом-то и есть основная прелесть внутреннего аудита и его сложность: всеобщих стандартов, описывающих, как держать бизнес под контролем (что бы там ни говорили), нет. Что немцу best practice, французу смерть. Поэтому приходится зрить в корень, и каждый аудит — заново.
А пока пусть коллега сходит с закупками пообщается, а я в финотдел зайду — отдохну душой.
Контроллер — бывший внутренний аудитор — знает, что нам нужно и зачем. И как нами пользоваться, тоже знает. Отчет-то с action-планами на са-а-амый верх пойдет, отличный случай кое-какие колеса двинуть. Впрочем, ерунды он рассказывать не станет: помнит, и что такое кросс-интервьюинг, и что за сеансами интервью последуют тесты и аналитика.
Но тесты — это на следующей неделе, а пока надо в бизнесе разобраться.
Вот и коллега из отдела закупок возвращается, сияет. Зам по закупкам много чего разъяснила, процедуры все, похоже, на месте и к месту, да еще они с производством проводят сертификацию поставщиков по 10 критериям! Круто. Остальное вечером расскажешь. Скопировала их менеджмент репортинг? Молодец. Надо будет наложить его на оргструктуру. Пойдем главбуха повидаем по поводу Trial-баланса, и на сегодня все.
Уф-ф, вечер. Последнее — как и каждый день — обработка полученной информации. Усаживаемся за компьютеры, печатаем каждый свои наблюдения-narratives, сообщаем друг другу самое важное, чертим наскоро первые карты процессов с кучей знаков вопроса.
Это — наши первые боевые карты данного участка фронта. Запланированная штаб-квартирой разведка боем началась.
И больше всего радует то, что начали мы ее не одни, а вместе с локальным командованием. Они здесь, в окопах сидя, свой участок фронта лучше всех знают. С их опытом, нашей техникой аудита да свежим взглядом со стороны — штабная затея действительно принесет пользу, и не только штабу.
Потому что (если начистоту) настоящее удовлетворение от работы внутренний аудитор получает не тогда, когда находит ошибку в расчетах, а когда боевой офицер с погонами, завотделом, говорит: «Спасибо, ребята, я, честно говоря, не ожидал, но вы мне действительно помогли».