В письме N СД - 4-3/2476 от 26.02.2021г. ФНС разъясняет, можно ли в бухгалтерском учете использовать сканы первичных документов.
В соответствии с положениями федерального закона N422-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной должен быть оформлен первичным документом.
Первичный документ может быть составлен на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
Первичные документы должны хранится в течение сроков, установленных правилами организации архивного дела, но не менее 5 лет после отчётного периода.
Ведение бухгалтерского учёта и хранение документов организует руководитель экономического субъекта, если иное не установлено бюджетным законодательством. Свою учётную политику компания формирует самостоятельно, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
Согласно ПБУ 1/2008 "Учётная политика организации", утвержденному Приказом Минфина N106-н от 06.10.2008г., в составе учётной политике руководитель организации утверждает правила документооборота и технологию обработки учётной информации, а также порядок контроля за хозяйственными операциями.
Приведённые нормы не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных документов, - пояснила ФНС. При этом руководитель обязан обеспечить соблюдение требований к первичным документам, установленных законом N402-ФЗ.
Указанная позиция содержится в письмах Минфина России от 22.04.2020 N 03-01-10/32570, от 27.04.2020 N 03-03-06/3/34068 и от 13.05.2020 N 03-03-07/38785.
Для целей главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) расходы налогоплательщика должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
(Текст письма)