В прошлой статье мы рассказали о триггерах и о том, как они могут помочь автоматизировать рутинные операции менеджера.
Сейчас мы рассмотрим, как это реально работает в программе. Для этого мы настроили этапы продаж для одного бизнес-процесса и для каждого из них -триггеры.
Наша организация ООО Ромашка работает по следующему сценарию:
Менеджер проводит холодный обзвон по клиентской базе. При выявлении интереса клиенту отправляется письмо с информацией о компании и об услугах. На следующий день менеджер перезванивает клиенту, выявляет потребность и после готовит КП. При формировании предложения на сумму более 100000 рублей нужно уведомить руководителя. После отправки КП клиент принимает решение, и менеджер оформляет договор и счет, отправляет покупателю. После этого необходимо проконтролировать оплату и оформить отгрузку.
Работа ведется в программе «1С:CRM3.0», для которой настроен обмен данными с «1С:Бухгалтерия предприятия 8».
Этапы бизнес-процесса выглядят так:
1. Отправка информационного письма;
2. Подготовка предложения/КП;
3. Счет;
4. Отгрузка;
5. Интерес закрыт (потерян).
В программе этапы продаж с настроенными триггерами выглядят так (рис. 1):
Этап 1. Отправка информационного письма
Менеджер проводит холодный обзвон по клиентской базе. При выявлении потребности у клиента создает сделку (Интерес). При попадании сделки на первый этап автоматически формируется по шаблону и отправляется информационное письмо клиенту.
Триггер формирует задачу менеджеру «Перезвонить клиенту» с целью уточнения, получил ли клиент письмо и организации дальнейшей работы (рис. 3). При необходимости можно вручную откорректировать дату следующего звонка.
Этап 2. Формирование коммерческого предложения
В день, когда запланирован звонок, на рабочем столе менеджера появляется информация о запланированном взаимодействии. Менеджер перезванивает клиенту, уточняет запрос и формирует коммерческое предложение. При проведении документа «Коммерческое предложение» в программе триггеры пересчитывают потенциальную выручку (рис. 4), отправляют письмо руководителю (т.к. у нас сумма документа больше 100 000 рублей) (рис. 5), переводят интерес на следующий этап (рис. 6), формируют задачу нашему менеджеру -планируют следующий звонок (рис.7).
В случае отсутствия триггеров, менеджеру пришлось бы вручную сформировать письмо, прикрепить к нему файлы, отправить его, сформировать себе задачу, проинформировать руководителя о коммерческом предложении на сумму более 100 тыс., перезаполнить потенциальную выручку, перевести интерес на следующий этап.
Этап 3. Контроль получения КП клиентом. Выставление счета.
Менеджер перезванивает по запланированной задаче клиенту. Клиент просит выставить счет. Менеджер на основании коммерческого предложения в один клик формирует счет на оплату. Отправляет его по почте. Триггеры автоматически переводят интерес на этап «Счет» (рис. 8), формируют задачу менеджеру (рис. 9).
Этапы 4,5,6. Счет, Отгрузка, закрытие интереса.
Как было уже сказано выше, у нашей гипотетической организации настроен обмен между «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:CRM». Сформированный Счет на оплату из CRM попадает в Бухгалтерию.
Бухгалтер отражает оплату и отгрузку в «Бухгалтерии предприятия». Информация об этом через обмен данными попадает в «1С:CRM». Триггеры автоматически завершат интерес, переведя его в состояние «Завершено успешно» (рис.10).
Такая настройка этапов продаж и автоматизация её триггерами, во-первых, сокращает рутинные операции, во-вторых, облегчает работу менеджеров, тем самым освобождая им время для других задач.
Исключается и влияние человеческого фактора в части действий менеджера при работе с клиентами. Программа предотвратит такие проблемы, как:
1) Забыли вовремя отправить клиенту информационное письмо, КП, Счет на оплату. Забыли проконтролировать получение клиентом последних;
2) Забыли проинформировать руководителя о какой-либо информации о сделке;
3) Не изменили этап сделки;
Также триггеры сводят на нет случаи, когда менеджер работает по интересу, еще не запланировал следующее взаимодействие, а программа аварийно завершила работу программы по тем или иным причинам. Триггеры в любом случаю создадут взаимодействие и клиент не останется без внимания.
Использование механизмов триггеров позволяет сократить время работы пользователей с программой, уменьшить количество ошибок при вводе данных, обеспечить соблюдение регламентов по работе с программой.
Хотите автоматизировать продажи, навести порядок, исключить человеческий фактор и увеличить прибыль компании?
Запишитесь на бесплатную демонстрацию программы 1С:CRM!