Когда офисная печатающая и сканирующая техника перестаёт работать - это стоит серьёзных денег. По независимым оценкам, простой ПК и оргтехники в офисе обходится организациям в 26 миллиардов рублей в год. В среднем, по 150 тысяч рублей в год на компанию.
Когда разрабатываются стратегии для снижения рисков простоя и потери производительности, больше внимания обращают на компьютерную технику, сети и программное обеспечение. Почему-то принтерам и сканерам уделяется в разы меньше внимания, хотя оргтехника подвержена точно таким же рискам, как и компьютеры.
Какие 3 основных проблемы вызывают простои оргтехники и финансовые потери:
1. Устаревшее оборудование
Принтеры, МФУ, цифровые машины, плоттеры и тп - это сложные технические системы. Со временем они изнашиваются, что приводит к поломкам и ремонту. Большая часть элементов печатающей техники имеет ограниченный ресурс, по достижению которого эффективность и производительность работы устройства снижается до минимума.
Из-за устаревания оборудования возникает гораздо больше проблем, чем может показаться. С одной стороны - даже отслуживший свой ресурс принтер почти в 100% случаев продолжит работать. Медленнее, "отвалится" часть функций, но он будет печать. С другой стороны - на него вряд ли удастся купить запчасти (включая расходные материалы), а ремонт точно будет дороже.
2. Частые обращение в IT-отдел
Требования к обычному офисному принтеру или копировальному устройству существенно выросли за последние годы. Современные устройства теперь могут сканировать, отправлять по электронной почте, факсу, копировать, печатать и иметь другие дополнительные функции, которые позволяют пользователям настраивать задания на печать.
Когда что-то идет не так с какой-либо из этих функций, первой реакцией сотрудников офиса обычно является обращение в IT-отдел компании. В результате, производительность падает не только в отделе, где сломался принтер, но и в IT-отделе, который направлен для решения проблемы. И чаще всего, айтишники тратят на поиски причины поломки много времени, отнимая его у критически важных функций, важных для поддержания высокой производительности офиса.
3. Пропущенные обновления ПО
Вся офисная техника нуждается в регулярном обновлении программного обеспечения. Для части устройств это актуальные драйвера, а для сложных цифровых машин - важные обновления в приложениях и тп. Пропущенные обновления могут обойтись офису очень дорого и могут грозить потерей репутации. Так как обновления затрагивают не только эффективность печати, как таковой, но и поддержание и усиление безопасности передачи данных через печатающую технику. Взлом и утечка данных могут нанести большой вред деловой репутации.
Чтобы оргтехника в организации работала на 100%, достаточно двух составляющих: хорошее, грамотно настроенное оборудование + регулярное обслуживание с технической профилактикой и своевременным обновлением ПО.