Мы все стремимся делать свою работу идеально. Стремимся, чтобы не возникало брака, ошибок, потерь, чтобы клиенты оставались всегда довольны.
Но жизнь вносит свои коррективы и ошибки, просчеты, потери, брак все равно встречаются.
Для того, чтобы финансовый учет компании был точным, и в один прекрасный момент не привел нас к кассовому разрыву, необходимо обязательно учитывать текущие и потенциальные потери.
Давайте разберемся в том, как это лучше делать.
В МСФО (Международные Стандарты Финансовой Отчетности) есть специальные резервы, например, на гарантийное обслуживание, с каждой продажи фиксируется резерв в виде определенного процента, например, мы понимаем, что 5% телевизоров, проданных нами, вернется в сервис, тогда с каждой продажи мы будем откладывать в фонд сервиса 5 % с продаж. А по мере того как телевизоры поступают в сервис затраты будем списывать с этого фонда.
Таким образом мы сразу в нашей финансовой модели закладываем потери на ремонт, и по величине фонда можем судить о точности наших суждений относительно брака, и действий по его снижению. То есть у нас получается есть план-факт, сколько мы планировали потратить и сколько по факту потратили на ремонт.
В российском бухучете тоже есть резервы, только ими почти никто не пользуется, чтобы не усложнять учет.
Итак, как лучше учитывать текущие и потенциальные потери в своем родном управленческом учете (финансовом учете компании)?
Нужно определить список всех потенциальных потерь и недопродаж компании. Для каждой отрасли они свои, и величина может быть разной в зависимости от региона:
✅ Дистрибуция товаров (бытовая химия, продукты и т.д.)
- Невозвратная дебиторка. Чаще всего отгружая товар, мы делаем это с отсрочкой платежа, а потом собираем дебиторку. Всегда есть часть дебиторки, которую нам так и не заплатят в независимости от того, какие у нас крутые безопасники и юристы. Величину данной потери стоит брать с учетом истории компании, региона и т.д. Она может колебаться от 0,5 до 5 %.
- Списанный со склада товар. Товар, который мы даже не довезли до клиента, он умер по срокам годности еще на складе. Надо посчитать прикинуть сколько такого товара было реально списано в нашей компании за прошлый период, например, с соками со сроком годности 12 месяцев это будет одна цифра (стремящаяся к 0), а с молоком это будет гораздо большая цифра до 5 %.
- Процент Возврата, если мы работаем с возвратами, берем товар.
- Брак производителя. Если мы не можем вернуть данный товар, то тоже стоить учесть отдельно.
- Потери при транспортировке. На севере, когда товар везут по зимникам (замерзшие русла рек, их используют как дороги) раз в год 1 машина обязательно уходит под воду, теряя весь товар. Но есть и менее «экзотичные» варианты, например, пакеты молока протекают пока их везут, или мороженное размораживается.
- Воровство. Есть такое выражение "Ты здесь хозяин или гость? Уходя домой с работы, забери пакетов горсть!", к сожалению многие работники в нашей стране живут по этому принципу. Надо это также закладывать в расчет, не знаете как посчитать? Возьмите на это хотя бы 1%.
✅ Производство мебели
Мой товарищ, не учитывал потери, а просто ориентировался на заложенную прибыльность, например 30 %. Его бизнес рос, он брал предоплату с новых клиентов, увеличивал штат и расходы. А потом однажды он ощутил, что денег у него почему-то не хватает.
В итоге у него была дыра в финансах около 1.5 млн рублей, она привела бы сразу к кассовому разрыву, но бизнес рос и ее не было видно. Все дело было в том, что он не учитывал потери, которые возникают почти на каждом проекте по изготовлению кухни. В его случае они достигали 15%, он постепенно их снизил, заложил в фин. модель, и выправил ситуацию.
Итак, список потерь:
- Брак в материалах от поставщика, поставщик привез плохие фасады.
- Порча материалов в процессе производства, поцарапали фасад. Его нужно заново изготавливать, заново ждать, заново тратить деньги на логистику.
- Порча материалов при доставке от поставщика (фасады залили, например).
- Порча продукции при доставке до клиента.
- Порча продукции при установке у клиента (бывает разбивают стекло, царапают фасад и т.д.)
- Порча ремонта заказчика (разбили плитку, стены и т.д.)
- Ошибка в замерах
- Брак в фурнитуре
- Забыли довести и т.д. Это все потери времени, денег на бензин, транспорт и т.д.
✅ Аренда недвижимости
Здесь все очевидно, по большей части это затраты предсказуемые, но тем не менее:
- Незанятость помещений во время поиска арендатора. Нужно учитывать от типа недвижимости, региона и т.д.
- Ремонт помещений. Раз в 3-5 лет каждое помещение требует ремонта.
- Себестоимость помещения (например, коммунальные платежи).
- Налоги на недвижимость.
✅ Программирование
- Неопределенность в проекте. Мы закладываем минимум 10%. Часто происходят изменения уже в проекте, их лучше заложить.
- Неточность оценки. Здесь тоже закладываем минимум 10 % на это. Программисты склонны занижать реальное время на разработку.
- Резерв на ошибки, решение внезапных проблем и т.д. Тоже лучше оценить хотя бы в 10%.
✅ Общепит, производство продуктов питания
- Потери при непродаже и просрочке. Например, если мы производим торты, со сроком годности 72 часа. То у нас точно, просрочится существенная часть продукции, примерно до 50 %. В этом плане решение по снижению затрат это переработка: например, пирожное картошка продукт такой переработки. Аналогичная история может быть у производителей хотдогов, гамбургеров. Здесь решением будет производство плавленого сыра (продукт переработки просроченного молока). Но стоит считать потери пессимистичным способом.
- Повреждение при транспортировке. Торты имеют свойство падать, заветриваться.
- Потери на весе. Товар крошиться, остается на ноже и т.д.
- Воровство.
Этот список можно продолжать бесконечно, для каждой отрасли будут свои потери, но основные встречающиеся мы привели.
После того как мы нашли и оценили факторы риска в нашей сфере. Их необходимо заложить в финансовую модель при расчете стоимости заказа (продукции) для клиента. Например, прикинули, что данные потери составят 10 % от продажной цены, а мы хотим заработать 20 % от продажной цены. Значит нацениваем 43%, то есть при себестоимости 70, ставим цену 100.
Факторы необходимо учитывать раздельно. Чтобы потом можно было оценить точность наших оценок.
Далее самый важный момент: необходимо считать потери, которые возникают, также отдельно по каждому фактору. То есть потратили деньги на фасады, поцарапанные при установке, так и запишем потери при установке (также должно быть и в начальной калькуляции). Потери могут быть в виде прямых выплат денег (заплатили перевозчику за дополнительную доставку), а могут в виде списаний (списали товар со склада на сумму).
Раз в месяц необходимо анализировать плановые потери и фактические. Чем большее количество заказов (продукции) участвует в оценке, тем более точная информация у нас будет. Мы можем установить 2 кухни без ошибок, но 100 точно никак не можем.
Наша компания может помочь организовать правильный учет рисков и потерь для вашей компании. И вы получите максимально точную и честную картину о вашем бизнесе.
Понравилась статья? Ставьте лайк. 👍👍👍
А вы согласны с важностью ведения подобного учета❓
Делитесь в комментариях. 🔽🔽🔽