Реализация проектов капитального строительства требует управления различными параметрами, в том числе временными. Во время сооружения сложных объектов проводятся десятки и даже сотни тысяч отдельных строительных или монтажных операций, работ по закупке и поставке оборудования и материалов, работ по проектированию документации. При традиционном подходе к календарно-сетевому планированию затруднительно сформировать полный и корректный график работ на весь жизненный цикл проекта, соблюсти нужную детализацию и технологические зависимости между работами. Получающиеся графики трудно управляемы и не пригодны для оперативного и качественного анализа. А значит на их основании невозможно принять адекватные управленческие решения.
Одна из важных задач управления проектом – получать достоверные и взаимосвязанные данные о текущем планировании, ходе реализации и отклонении сроков проекта, обеспечивая целостность и непрерывность системы управления сроками.
Для этого компании используют различные решения – от ведения простых Excel-файлов до западных продуктов, стоимость которых оценивается в десятки миллионов рублей.
На программное обеспечение возлагаются задачи по управлению сроками проектной деятельности. Это подразумевает не только работу с отдельными локальными графиками, но и формирование интегрированного графика, а также создание и настройку всей структуры проектов предприятия.
Понятно, что таблички Excel с этой задачей справиться не могут. Но и у более технологичного ПО есть ряд проблем:
• Ограничения самого ПО: графики по всем видам деятельности проекта необходимо формировать в одном программном обеспечении; возникают проблемы при использовании графиков, содержащих более 100 тысяч работ.
• Временные затраты: необходимо вручную устанавливать зависимости между работами в различных графиках; отсутствует механизм автоматического расчета директивных сроков работ на основании сроков предшественников и последователей.
• Смещение сроков при ошибках в планировании: при изменении сроков обеспечивающих работ одного из графиков проекта и расчете расписания – сроки работ последователей другого графика меняются автоматически.
• Требования к сотрудникам: для работы со специализированными инструментами календарно-сетевого планирования нужно нанимать дорогостоящих специалистов.
• Сложности при подготовке отчетов: аналитические отчеты для руководства приходится делать «вручную» на основании данных систем.
С учетом этих проблем компания Digital Practices разработала собственную платформу по управлению строительными проектами – Plan-R. Plan-R позволяет интегрировать различные графики проекта, выявлять коллизии (конфликты в планировании), синхронизировать все работы по проекту. Использование ПО обеспечивает непрерывность процесса планирования и контроля, а также достоверность аналитических данных для принятия обоснованных управленческих решений и снижения рисков срыва проектов.
Возможности программного обеспечения:
§ Систематизация и мониторинг портфеля проектов с помощью иерархической структуры со встроенной аналитикой.
§ Анализ рисков срыва проектов с помощью модуля контроля ключевых событий.
§ Синхронизация работ с помощью интегрированного графика. Работы локальных графиков при этом связываются автоматически.
§ Настройка правил индикации коллизий. При этом сроки проекта не будут сдвинуты без принятия управленческого решения.
§ Формирование локальных графиков в различных информационных системах и нотациях.
§ Расчет директивных сроков работ и промежуточных этапов в ПО.
§ Формирование недельно-суточных заданий и их передача на исполнение непосредственно из графика.
В системе реализовано пятиуровневое управление проектами. На каждом уровне пользователи оперируют одними и теми же данными, что исключает дублирование и искажение информации, а также позволяет снизить трудозатраты на интеграцию графиков и подготовку аналитических отчетов. При этом для каждого уровня Plan-R предоставляет собственный интерфейс, набор инструментов и необходимую детализацию данных. Поэтому большинству компаний не требуется дополнительная кастомизация при внедрении.
§ УРОВЕНЬ 1: стратегический. Программно-портфельное управление. Помогает систематизировать и структурировать проекты и графики, получить мгновенную аналитику и выявить проблемные, отстающие проекты в структуре портфеля или программы. Уровень руководителя программы / портфеля проектов.
§ УРОВЕНЬ 2: тактический. Анализ и прогноз выполнения проекта. Позволяет контролировать своевременное выполнение ключевых событий, прогнозировать их отклонение от целевых сроков и выявлять источники возникновения отклонений.
Уровень руководителя проекта / проектного офиса.
§ УРОВЕНЬ 3: организационно-технологический. Интеграция различных графиков проекта. Позволяет синхронизировать все бизнес-функции, выявлять возможные конфликты в планировании на ранней стадии проекта, рассчитывать директивные сроки работ.
Уровень проектного офиса.
§ УРОВЕНЬ 4: функциональный. Работа с графиками проекта по различным видам деятельности. Позволяет редактировать график, вносить фактические данные, осуществлять расчет расписания, контролировать выполнение плановых сроков работ, включая промежуточные этапы жизненного цикла.
Уровень функционального руководителя / ответственного по направлению.
§ УРОВЕНЬ 5: операционный. Высокодетальное планирование. Позволяет планировать работы в разрезе физических объемов и собирать фактические данные, с помощью системы акцептования факта передавать информацию о выполнении работ на более высокие уровни графика.
Уровень исполнителя работ.
Прямых конкурентов у Plan-R на рынке нет. Но в системе есть классический функционал по работе с графиками, частично пересекающийся с Oracle Primavera, Microsoft Project, Synchro, Spider Project.
В отличие от других продуктов Plan-R сочетает функции программно-портфельного управления, планирования и контроля сроков проектов, работы с локальными графиками, операционного высокодетального планирования и сбора факта. Причем это «коробочное» решение, оно не требует длительной настройки и доработок под бизнес-процессы конкретного предприятия. С помощью этого ПО можно как формировать графики, так и использовать существующие корпоративные системы, применив Plan-R как верхнеуровневую расчетно-аналитическую надстройку. Plan-R интегрируется с программами для календарно-сетевого планирования и большинством корпоративных систем, способен обрабатывать графики с большим количеством работ (более 100 000) без снижения производительности.
Основные преимущества использования:
· Быстрое начало работы. Для работы с Plan-R не требуется установка программного обеспечения – доступ реализуется через браузер на любом устройстве с доступом к Интернету (ПК, планшет, мобильный телефон). Внедрение коробочного решения занимает от 1 до 7 дней.
· Простое встраивание в ИТ-архитектуру организации. Plan-R может выступать как самостоятельная система контроля и планирования проектов, так и в качестве надстройки, не требующей существенных изменений ИТ-архитектуры. Plan-R импортирует файлы из Oracle Primavera, Microsoft Project, Spider Project и данные из Excel-файлов.
· Различные интерфейсы для разных уровней управления и ролей. Это позволяет управлять и анализировать проекты, выбирая нужный уровень детализации.
· Непротиворечивость данных на всех уровнях управления. Исключается дублирование информации в системе.
· Снижение трудозатрат планировщиков и аналитиков. Подразделения-исполнители самостоятельно формируют локальные графики. Интеграция графиков проекта осуществляется автоматически.
· Неограниченное количество проектов, графиков и работ. Работа с большими объемами данных без потери производительности.
Пилотные проекты:
§ Решение для крупной горнодобывающей компании.
На проекте кастомизировали Plan-R под специфику проходческих работ по оконтуриванию горной выработки. Основная сложность была связана с необходимостью доработки системы до возможности посменного планирования и учета нарядных заданий в рамках суток/декад с детализацией до горных профессий.
В результате запустили «пилот» на тестовом участке, разработали и применили методику прогноза срока завершения проекта на основании фактических темпов выполнения работ за предыдущие декады.
§ Базовое решение для строительства музейного комплекса.
В проекте внедрили пакетное решение Plan-R на этапе сооружения многофункционального музейного комплекса. При этом формирование и загрузка графиков проводилась «с нуля», на основании сметных данных. В результате система работает на стороне заказчика, в ней разработаны и настроены специальные отчетные формы выполнения финансовых показателей проекта.