Сегодня перевод сразу трех писем рассылки по Продуктивности. Поехали))
Итак, у вас есть эффективный список дел для вашей работы:
- Вы записали шесть самых важных задач на сегодня.
- Вы исключили многозадачность.
- Вы начинаете с выполнения своей первой задачи, и не двигаетесь дальше, пока не закончите.
Но вам нужно сосредоточиться на этом. Сегодня мы поговорим о работе без перерывов.
Уровень внимания всегда снижается с течением времени. У всех. Всегда. Microsoft провела исследование, и результаты были ошеломляющими: в 2000 году средний человек мог сосредоточиться на одной задаче (не отвлекаясь) на двенадцать секунд. В 2013 году это число сократилось до восьми секунд. Золотая рыбка, кстати, может фокусировать внимание на девять секунд)) Мы проигрываем милашке))
Еще одна проблема в нашей культуре работы - это то, что нас постоянно прерывают. Каждую минуту на нашем телефоне или у коллег есть новое срочное и важное сообщение, которое отвлечет нас "всего на пять минут". А ведь переключение между задачами - это серьезные затраты. В исследовании, проведенном в Калифорнийском университете Ирвина, исследователи следили за рабочими на работе, изучая их продуктивность. Вот что они нашли: «Отвлечение полностью меняет ход вашего мышления. Требуется время, чтобы вникнуть в вопрос, которым вас отвлекли, а затем вам снова потребуется время, чтобы вернуться к первоначальной задаче и вникнуть в нее снова. Да, около 82% всех прерванных работ возобновляется в тот же день. Но плохая новость в том, что для возвращения к задаче требуется в среднем 23 минуты и 15 секунд».
Вот поэтому, когда мы оглядываемся назад, мы обычно не можем ответить на вопрос: «Что я действительно делал на этой неделе?» Так как можно зафиксировать внимание и сфокусироваться на работе, которая имеет значение? - техника Pomodoro.
Существует простой, но очень эффективный способ - работать по 25 минут, делать 5-минутный перерыв, снова возвращаться к работе на 25 минут. Для фиксации времени можно использовать таймер или приложение на смартфоне (так и называются - Pomodoro).
Итак:
- Выберите одну (!) задачу.
- Установите таймер на 25 минут.
- Работайте над этой задачей, пока таймер не просигналит.
- Пришло время отдыха: сделайте пятиминутный перерыв.
- Повторяйте блок (работа по 25 минут + 5 минут перерыва) четыре раза.
- Теперь 15-минутный перерыв.
Да, 25 минут звучит совсем незначительно. Тем не менее, это 25 минут непрерывной "глубокой работы". Термин «глубокая работа», придуманный Кэлом Ньюпортом в его книге «Глубокая работа: правила фокусированного успеха в отвлеченном мире», определяется как «профессиональная деятельность, выполняемая в состоянии концентрации без отвлечения внимания, которая выводит познавательные способности к пику".
Эта техника на самом деле может привести к успеху - 4 цикла утром и 4 цикла днем. Главное, на что стоит обращаться особое внимание - это решение вопроса с отвлечением. Отвлечение телефоном решить просто - выключить звук и убрать телефон как можно дальше. А вот с коллегами (если вы работает не удаленно) - сложнее. Либо закройте кабинет, либо используйте опознавательный знак на двери или столе (череп с костями, красный флажок, открытка). Но убедитесь, что значение знака знают все))
Итак, есть техника Помодоро (работа блоками по 25 минут), которая позволяет сосредоточиться на задаче. К сожалению, помимо важных для нас задач есть вопросы, которые нам НАДО делать, хотя мы этого и не хотим - увы, это часть повседневной жизни.
Такие вещи, как ответ на электронную почту или написание еженедельного отчета, могут быть сложными задачами - и мы обычно откладываем их, пока не станет слишком поздно. Это настоящий цикл: отвлечение от работы - выполнение несущественных задач - возвращение к работе (обычно с чувством паники или вины) - и затем цикл повторяется. Знакомо?)) Добро пожаловать в мир прокрастинаторов (это мой мир, да)
Итак, почему мы затягиваем?
Может быть, вы перфекционист. Вы постоянно говорите себе, что вам нужно новейшее оборудование, быть в лучшем настроении, или солнце должно сиять с востока.
Или вы избегаете задачи, потому что вы не организованы и не можете верно расставить приоритеты, отвлекаясь на мелкое и несущественное.
Или задача слишком скучна. Или очень сложна. Или вы ее запустили так, что уже страшно начинать (хотя обычно в такой момент прокрастинация и отступает из-за страха дедлайна).
Какая бы ни была причина, есть способ это прекратить. Он называется «Двухминутное правило».
Правило помогает избавиться от большинства незначительных вещей, чтобы вы могли сосредоточить свое время на завершении на самом деле важных задач.
Для двухминутного правила есть две части.
Часть 1: если дело можно сделать за две минуты, просто сделайте это. Если задача занимает менее двух минут вашего времени, сделайте это сразу. Не добавляйте ее в список дел. Не откладывайте на потом. Не передавайте ее кому-то другому. Просто сделайте это. Время, необходимое для того, чтобы вы записали его / добавили в свой рабочий план + беспорядок, который незавершенное дело добавляет в ваш разум, не стоит того. Вот несколько примеров задач, которые можно выполнить за две минуты (или меньше): ответ на письмо от своего босса / коллеги. Придумать несколько идей для блога. Написать план на день, попивая утренний кофе. Выкинуть мусор. Загрузить посудомоечную машину сразу после еды.
Есть тонна крошечных, казалось бы, тривиальных задач, которые занимают менее двух минут, но вам нужно делать их КАЖДЫЙ ДЕНЬ. Делайте их сразу - так намного проще!
Часть 2: если требуется более двух минут, начните и продолжайте делать как минимум две минуты. После того, как вы предпримете действие в течение 2 минут по любой большой задаче, вы будете чувствовать себя лучше. Почему? - потому что вы создали импульс. И этот импульс поможет решать крупные задачи.
Например: хотите написать тысячу слов каждый день? Напишите 50 слов в течение следующих двух минут. Хотите медитировать в течение 20 минут в день? Садитесь и медитируйте в течение двух минут. Хотите тренироваться один час в день? Сделайте бёрпи в течение двух минут.
Как только вы начнете действовать в течение двух минут - вы начнете действовать в принципе! Работа в течение двух минут помогает преодолеть первый барьер промедления. Девять раз из десяти этот способ приводит к тому, что работа над задачей длится намного дольше двух минут. То есть если с самого начала дать себе разрешение бросить работать над задачей через 2 минуты, то скорее всего спустя эти 120 секунд вы уже не перестанете действовать. Включите этот простой способ в свою жизнь и начните, например, развивать привычки. Это заставит вас перестать медлить и начать действовать.
Но как легко сделать вещи, которые вы ненавидите?
Я рекомендую вам соблазнить себя, соединяя унылые задачи с чем-то, что нам действительно нравится. Исследования показывают, что сочетание того, что мы хотим делать с тем, что мы должны делать, может стать отличным подходом к решению проблемы постоянного откладывания решения каких-то вопросов. Этот простой взлом называется «соблазн соблазнов», и он позволяет комбинировать две разные, но взаимодополняющие действия. Ключевой трюк - найти задачи, которые дополняют друг друга.
Самый простой вариант - использовать стол для беговой дорожки, чтобы тренироваться в течение дня без ущерба для производительности)) Увязка соблазна и задачи достигает двух целей сразу: уменьшает время, которое вы посвящаете своим соблазнам, и ограничивает ситуации, в которых вы позволите себе «потворствовать». Это увеличивает вероятность того, что вы сделаете наконец то, что ненавидите.
Пришло время разобраться в собственной стратегии соблазнения. Начните с создания списка из двух столбцов.
Слева запишите то, что вам нравится, те самые соблазны, которые вы хотите сделать.
Справа перечислите задачи и поведение, которые вы должны выполнять, но часто откладываете.
Запишите столько, сколько сможете. Чем больше ваш список, тем проще будет связать одно, что вам нравится, с чем-то, что вы должны делать.
Несколько распространенных примеров:
- следите за своим любимым шоу во время тренировки в тренажерном зале,
- ешьте в своем любимом ресторане, проводя ежемесячную встречу со сложным коллегой.
Вот еще один из способов использования такого соблазна. Я ненавижу бег. Я знаю, что это здорово для тела, но я просто не мог заставить себя это сделать. Теперь я включаю свой любимый плейлист только при пробежке.
Итак, какие задачи вы боитесь, и что из этого можете сочетаться с чем-то, что вам нравится? Это простое упражнение поможет вам найти набор искушений, который будет работать для вас.