Передвижение всех документов и денежных средств в организации называется документооборотом. В современном мире использование бумажного документооборота уходит в прошлое. Бумажный документооборот — это долго и неудобно. Бумаги занимают много места, могут потеряться, а при поиске нужного документа можно потратить уйму времени.
На смену бумажному приходит электронный документооборот, который заметно упрощает работу с документацией. Электронный документооборот имеет ряд преимуществ.
Преимущества электронного документооборота
Используя бумажный документооборот вы рискуете потерять и испортить документы, также существуют высокие налоговые риски. Переходя на электронный документооборот вы получаете:
- Удобное хранение и поиск документов
- Увеличение скорости расчетов
- Сокращение расходов на обработку документов. (Не требуется держать принтеры и закупать бумагу, а также оплачивать почтовые отправления).
- Быструю обработку документов
- Готовность счетов по факту формирования
Все больше документов имеют обязательную электронную форму и это еще одна причина перейти на электронный документооборот. Причем ситуация в мире способствует тому, что все больше организаций выбирают обмен юридически значимыми документами электронными способами. Чтобы сохранить конкурентоспособность в бизнес среде, необходимо не отставать от конкурентов и выбирать современные инструменты.
Существует внутренний и внешний электронный документооборот. Внутренний позволяет повышать качество управления, а внешний — обмениваться юридически значимыми документами с контролирующими органами и партнерами по защищенным каналам связи.
Простая схема работы
Вы создаете документ и подписываете его электронной подписью. Затем необходимо направить документ к контрагенту. После получения документа, контрагент утверждает его и направляет обратно. Контрагент также может отклонить документ если на то, есть причины. В подобном случае, он либо указывает причину отклонения, либо формирует новый документ.
Что необходимо сделать, чтоб обмениваться электронными документами?
Чтобы наделить электронный документ юридической силой, необходимо подписать его электронной подписью. Если документ подписан электронной подписью, он защищен от изменений. Поэтому обмениваться такими документами безопасно. Существует простая электронная подпись (ПЭП), которая выступает как замена рукописной. Она подтверждает факт подписания документа с помощью паролей, логинов и кодов подтверждения.
Зачем нужен электронный документооборот
Электронный документооборот помогает снижать затраты и увеличить скорость бизнес-процессов. ЭДО позволяет удаленно получить необходимую подпись, и отправить документ без помощи курьера. С помощью электронного документооборота можно осуществлять контроль за работой сотрудников.
Как понять готовы ли вы перейти на электронный документооборот?
Чтобы оценить все перечисленные преимущества электронного документооборота, вы можете пройти бесплатный тест-драйв, и уже после этого сделать окончательный выбор в его пользу. Для этого необходимо зарегистрироваться в системе LightDoc по этой ссылке. В последующие 2 недели вы сможете подписать и отправить первые 10 документов. Подойдет ли вам такой электронный документооборот? Попробуйте и узнаете.
