Почему одни получают желаемые ответы на свои письма, а другие ведут бесконечные и безрезультатные переписки? Ответ на это вы узнаете из моей статьи.
Стандарт ведения деловой электронной переписки (далее Стандарт) направлен на развитие корпоративной культуры, установление единой этики ведения деловой электронной переписки.
Стандарт распространяется на всех сотрудников.
Основные правила ведения деловой электронной переписки
1. Рабочая электронная почта (далее e-mail) используется только в рабочих/служебных целях.
2. Правилами деловой электронной переписки определяется объем делового письма: оно должно быть в два раза короче, чем письмо, написанное на бумаге.
3. Поле «тема» должно быть заполнено. При ответе на письма в графе «тема» важно удалять пометку «Re».
4. Приветствие и обращение показатель уважения к адресату. Деловое письмо важно начинать с приветствия и персонального обращения (как минимум в первом за день письме). Если известно имя собеседника, то оно обязательно должно быть задействовано в первой строке письма.
5. Стиль изложения. В деловой электронной переписке стиль изложения текста должен быть максимально сдержанным. Если есть необходимость эмоционально выделить вопрос или положение письма, то такая подача информации должна быть скрыта за корректным и нейтральным тоном письма.
6. Грамотность изложения. Перед отправкой письмо должно быть вычитано, проверено отправителем на наличие ошибок и опечаток.
7. Подпись и указание контактной информации. Подпись не должна превышать 4-6 строк: фамилия и имя, должность, название компании, телефон, e-mail и адрес сайта. Корректнее всего начинать подпись с «шаблонных», но этикетных фраз: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т.д.
8. В течение рабочего времени ответы на письма должны быть оперативными. Информирование о получении и прочтении письма признак проявления уважения к собеседнику.
Для уверенности в получении письма адресатом можно отправить электронное сообщение с уведомлением о получении.
При этом используется языковая формула: Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам. Если в момент получения письма у получателя нет возможности оперативно дать ответ, то, важно изыскать возможность поставить в известность автора письма о том, что письмо получено и по истечении конкретного времени ответ будет отправлен.
Еще больше статей можно прочитать на сайте: https://cpabiznes.ru