Если у вас есть сомнения, существуют ли какие-либо преимущества перехода с бумажного документооборота на электронный, то после прочтения этой статьи, ваши сомнения полностью развеются. Современные реалии требуют внедрения новых технологий в ваш бизнес, и если вы хотите оставаться на плаву, то рано или поздно вам придется воспользоваться электронным документооборотом. Поэтому не стоит противиться прогрессу и внедрить технологии раньше конкурентов.
Скорость работы
Как известно, один быстрый способен опередить двух умных. Используя электронный документооборот вы ускоряете бизнес процессы. Работа с документами теперь будет занимать меньше времени. Чтобы согласовать и подписать бумажные документы порой тратится много времени на поиск ответственных за это людей. Отправка документов почтой занимает 2-4 дня, а для того, чтобы отправить электронные документы, требуются считанные секунды.
Трудозатраты сотрудников
На составление бумажных документов уходит больше времени, следовательно, и трудозатраты сотрудников увеличиваются. Если у сотрудников высвободится время за счет электронного документооборота, это время они могут потратить более продуктивно и заработать компании больше денег.
Экономия денежных средств
С электронным документооборотом нет необходимости покупать бумагу, принтер и заправлять картридж. В крупных компаниях существует необходимость заполнения многих документов, а следовательно и бумаги тратиться много.
На доставку пакета документов почтой в среднем тратиться по 40-50 рублей. Электронный документооборот способен уменьшить эти расходы более чем в 5 раз.
Юридическая значимость документов
Существует так называемая простая электронная подпись. Именно она помогает придать электронным документам юридическую значимость. Электронная подпись приравнивается к рукописной, и используя ее вы можете обмениваться юридически значимыми документами в электронной форме. Нет необходимость ехать на встречу, чтобы подписать документ, теперь это можно сделать удаленно. Если документ подписан электронной подписью, он защищен от изменений. Обмениваться подобными электронными документами полностью безопасно.
Прозрачность и информирование
Отправляя бумажные документы вы словно отправляете их в свободное плавание. Вы не знаете, доставил ли их курьер и получил ли партнер. Вы также не знаете, подписал ли их ваш партнер по бизнесу. При использовании электронного оборота вы получаете прозрачность и всегда знаете статус документа: отправлен или подписан.
Безопасный документооборот
Можно обмениваться документами, например, по электронной почте, но это довольно опасно. Почту могут взломать и тогда ваши документы окажутся в руках злоумышленников. В электронном документообороте, когда документ подписан, он защищен от внесений в него изменений. Перехватить документ не получиться так как он защищен шифрованием.
Взаимодействие с государственными органами
Электронная подпись наделяет документ юридически значимой силой. Документы подписанные электронной подписью, можно предоставлять в государственные органы, например налоговую. Таким образом электронный документооборот делает взаимодействие с государственными органами простым и безопасным.
Хранение документов
Крупным компаниям для хранения бумажных документов порой необходимо выделять отдельные помещения, а иногда и сотрудников, для обслуживания этих помещений. По закону документы необходимо хранить в течение 5 лет. За это время может накопиться не один стеллаж. Чем больше документов, тем больше может потребоваться времени на их поиск. В электронном документообороте ваши документы будут находиться в облачном хранилище. Они будут надежно защищены и сократят расходы на обслуживание помещения.
Разумеется у электронного документооборота, помимо преимуществ, существуют и недостатки. К ним относится например сложность обучения возрастных сотрудников работе с электронным документооборотом. Но если сравнивать недостатки с преимуществами, то на фоне преимуществ недостатки меркнут.
Сегодня есть возможность устроить тест-драйв электронного документооборота и решить, готовы ли вы перейти на него прямо сейчас. Для этого переходите по ссылке и пользуйтесь LightDoc в течение 2 недель совершенно бесплатно.
Читайте также: Сколько позволяет сэкономить электронный документооборот
