Для ввода отдельного специального графика сотрудника на определенный месяц в программе предусмотрен документ Индивидуальный график. Он может использоваться, например, для планового переноса выходных дней на рабочие и наоборот, если у сотрудника нет определенного, установленного графика, т.е. ежемесячно меняются рабочие дни. Фактически документ служит для того, чтобы при частой смене графиков работы избежать необходимости создания множества кадровых приказов о перемещении.
- Раздел Зарплата – Индивидуальные графики.
- Кнопка Создать.
- В поле Месяц выберите месяц изменения планового объема рабочего времени (рис. 1).
- В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой вводится индивидуальный график работы.
- В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
- В поле Данные за выберите период, за который составляется график – Текущий месяц (устанавливается по умолчанию) или Произвольный период. Поля С и По заполняются автоматически.
- Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.
- Если на одну дату необходимо ввести несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы и т.п.) и каждый вид указывается в отдельной строке, то количество таких строк задается в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (по умолчанию – 2).
- Табличную часть можно заполнить автоматически по кнопке Заполнить или по кнопке Подбор. Табличная часть по каждому сотруднику автоматически заполняется буквенными обозначениями из классификатора видов использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы (раздел Настройка – Графики работы сотрудников), присвоенному сотруднику кадровыми документами, для всех дней месяца (Я 8, Н 4, В и т.п.). При необходимости заполненный список сотрудников можно отсортировать по Ф.И.О. (кнопка Еще – Сортировать по возрастанию) (рис. 1).
Плановый объем рабочего времени (виды времени и количество часов) сотрудника корректируется вручную. Для удобства программа позволяет при вводе количества часов выбрать необходимый вид времени из предложенного списка (рис. 1). Обратите внимание, при заполнении индивидуального графика работы не все виды времени из классификатора доступны для выбора, т.к. документ предназначен для ввода информации именно о планируемом режиме работы сотрудника на месяц. Так, например, в документе не указываются периоды отпусков, больничных, командировок (на момент составления графика работы информации о них еще может не быть). Все отклонения от графика следует регистрировать специальными документами отсутствия (Отпуск, Больничный лист, Командировка, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и т.п.).
При указании в индивидуальном графике таких видов времени, как Ночные часы (Н), Перерывы для кормления ребенка (КР), соответствующие начисления рассчитываются сотрудникам автоматически при начислении заработной платы (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). Время перерывов для кормления ребенка не рекомендуется указывать в индивидуальном графике сотрудника, т.к. есть ряд особенностей (например, должен быть сделан перевод сотрудника на почасовую оплату труда). Подробнее о начислении оплаты дополнительных перерывов для кормления ребенка смотрите здесь. Подробнее о начислении доплаты за работу в ночное время смотрите здесь.
Если указать часы работы в день государственного праздника отдельно для дневного (Я 8), ночного (Н 4) и вечернего времени (ВЧ 2), при начислении заработной платы (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) в зависимости от указанного количества часов для каждого вида времени автоматически рассчитается соответствующая доплата за работу в праздничные дни в одинарном размере (Доплата за работу в праздничные дни (дневное время), Доплата за работу в праздничные дни (ночное время), Доплата за работу в праздничные дни (вечернее время)). Подробнее о начислении оплаты за работу в праздничный день в одинарном размере (по графику работы праздничный день – рабочий) смотрите здесь.
Обратите внимание! Если работа в праздничный (выходной) день для сотрудника не предусмотрена графиком работы, т.е. она не плановая, то для регистрации соответствующего факта необходимо воспользоваться документом Работа в выходные и праздники (раздел Зарплата – Работа в выходные и праздники) или Табель (раздел Зарплата – Табели). Подробнее о начислении оплаты за работу в праздничные и выходные дни смотрите здесь. Часы сверхурочной работы вводятся в документ Работа сверхурочно (раздел Зарплата – Сверхурочные) или Табель (раздел Зарплата – Табели). Подробнее о начислении оплаты за сверхурочную работу смотрите здесь. - Кнопка Провести. В результате проведения норма времени в заданном периоде будет рассчитана по данным документа Индивидуальный график, а не по графику сотрудника, указанному в кадровых документах. На одного сотрудника может быть введен только один документ Индивидуальный график в течение расчетного периода.
- Документ Индивидуальный график можно исправить в любом периоде, сохранив первоначальную и новую версии по ссылке Исправить. По исправленным данным можно пересчитать связанные документы.
Пример
Леонов С.В. работает в ООО "Стиль" в должности охранника с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. Сотрудник трудится по графику "1/2" в режиме суммированного учета рабочего времени с продолжительностью 12 часов (с 22:00 до 10:00). Локальным нормативным актом организации предусмотрено, что перерасчет месячного оклада в часовую ставку производится исходя из месячной нормы рабочего времени по производственному календарю. Доплата за работу в ночные часы составляет 30 процентов часовой тарифной ставки. В связи с болезнью другого охранника Леонову С.В. был изменен график работы на март 2021 г., а именно: ночная смена с 3 марта была сдвинута на 2 марта.
Необходимо учесть измененное рабочее время сотрудника и начислить заработную плату за март 2021 г.
Выполняются следующие действия:
Изменение графика работы сотрудника
Сотруднику при приеме на работу был назначен график работы, указанный на рис. 2.
В связи с болезнью другого охранника сотруднику был изменен график работы на марте 2021 г., а именно: смена в ночь с 3 на 2 марта была сдвинута на сутки.
Для изменения планового рабочего времени сотрудника на апрель можно воспользоваться документом Индивидуальный график (рис. 3). В результате плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы организации, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью этого документа.
Начисление и расчет зарплаты сотрудника
Начисление и расчет зарплаты сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). При заполнении документа в табличную часть на закладке Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотруднику в плановом порядке, включая доплату за работу в ночное время (рис. 4).
По условию нашего примера сотрудник работает с окладом 30 000 руб. пропорционально отработанным часам. Исходя из данных введенного индивидуального графика норма рабочего времени сотрудника за июнь не изменилась. В марте 2021 г. сотрудник отработал 130 час., из них: ночные – 86 и дневные – 44. Локальным нормативным актом организации предусмотрено, что перерасчет месячного оклада в часовую ставку производится исходя из месячной нормы рабочего времени по производственному календарю.
Оплата по окладу (по часам) составляет 30 000 руб.
Доплата за работу в ночное время составляет: 30 000 руб. / 176 часов (по производственному календарю) * 30% * 86 часов = 4 397,61 руб.