Тема контроля за работой сотрудников, особенно в формате дистанционной работы стала очень актуальной и в наших следующих публикациях мы рассмотрим теорию контроля и расскажем о том, какие возникают сложности у руководителей при выполнении это части управленческого функционала.
Мы с вами все в работе сталкиваемся с таким понятием как контроль. Его используют по отношению к нам наши руководители, его используем мы по отношению к своим сотрудникам.
Контроль – сопоставление фактического достигнутого результата с планируемым или по-другому «что сделано сравниваем с тем, что хотели сделать»
Контролировать нужно всех?
Кого-то больше, кого-то меньше. Но нет контроля – нет результата.
Контроль позволяет минимизировать ошибки на ранней стадии, пока они не оказали фатального влияния на результат.
Контроль и его итоги служат для анализа результата успеха: как почему, за счет чего и т.д.? т.е. что нужно будет делать, чтобы закрепить успех и достижения
Сотрудники должны осознавать, что вопрос у вас под контролем
Даже просто фраза что вопрос на контроле, а уже тем более на контроле у генерального директора сильно мотивирует сотрудников, придает ускорения и повышает качество работы. И тут важно действительно контроль осуществлять.
Ответственность за выполнение дел, задания лежит на сотрудниках.
Сотрудник должен осознавать, что результат будет проконтролирован в любом случае + и он получит ОС как в случае положительного, так и отрицательного исхода. Еще раз, для руководителя важно контролировать не только ошибки, но и положительные результаты.
Тут возникает вопрос-как предать сотрудникам эту ответственность или как ее обозначить?
Регулярные совещания с понятной структурой отчетности и подготовки (ритмичность управления) – часть из нашего видео про 5 ошибок управления
Что важно сделать руководителю. чтобы контроль пошел. Был внятным и понятным для сотрудников?
- Важно понимание сотрудниками структуры подчиненности и графика отчетности
- Разбить задачи на верные этапы
Тушить пожары по каждому этапу будет проще, чем если не бить на этапы и контролировать каждый этап
Четкая постановка задачи с понятными сроками
Если плохо поставил задачу, то и контроль не поможет
Задавайте вопросы.
Какие нужны ресурсы? Что не понятно? Чего не хватает?
Это проясняет ситуацию, служит так же методом передачи ответственности. После ответов на эти вопросы сотрудник уже не сможет сказать, что что-то было непонятно или чего-то не хватило.
И еще:
1. Обязательно обсуждайте сотрудниками, как будут урегулироваться ошибки и промахи.
2. Сотрудник не должен бояться сказать об ошибке
3. Обратная связь- неотъемлемая часть системы контроля будет нелишней на всех этапах выполнения задачи (ссылка на видео)
4. Важно не заниматься микро менеджментом (по результату или контроль процесса). О том, что это такое и к чему приводит- мы расскажем в нашей следующей публикации про ошибки контроля.
5. PDCA- цикл, важно делать регулярно (посмотрите видео про управленческий цикл) и помните, что важно сделать не один раз, а несколько. Это цикл- повторяющееся регулярное действие. Контроль должен быть регулярным
6. Существует два разных фокуса внимания в контроле: контроль процесса и контроль результата
Чтобы выбрать оптимальный вид контроля, задайте себе вопрос: что более важно при выполнении задачи: процесс или результат?
7. Как понять, что вы успешно справляетесь с контролем: краткий чек-лист:
- Контроль прост и понятен всем участникам процесса
- Контроль гибкий: вы не контролируете то, что уже не актуально и ваш фокус внимания на текущем и будущем.
- Контроль своевременный: вы не пропускаете косяки и всегда успеваете до пожара.
Так же смотрите наше видео (ниже) по данной теме.
Читайте нас, подписывайтесь, комментируйте!