Недавно отправила рассылку с активными ссылками на примеры work emails для разных целей (follow up, cols emails, thank you emails, formal emails, etc.) Подписаться на рассылку можно тут.
Давайте ещё посмотрим на примеры:
Если emails для вас – рабочая рутина, и вы каждый день решаете массу вопросов на английском языке с клиентами и коллегами из других регионов, у вас скорее всего нет вопроса "как людям что-то продать". Из моей практики работы с командами, у людей возникают следующие вопросы:
1. Мы уже три раза просили и напоминали, что нам СРОЧНО надо. Почему они нас игнорируют?
2. Мы вежливо пишем! Почему они все равно жалуются на наш "грубый" стиль общения?
3. Мы пишем длинные протоколы встреч после онлайн конференций, но почему они их не читают?
4. На нас пишут жалобы напрямую руководству (не устраивает наш стиль коммуникации). Почему нам прямо не говорят?
5. Как отвечать недовольным клиентам? Или объяснить неожиданную проблему в письме?
Есть и много других вопросов, и не на один из них нет шаблонного ответа.
Нет того набора фраз, который точно спасет ситуацию. В каждую ситуацию нужно вникать, понимать, кому мы пишем и учиться владеть своей речью.
Это не так сложно, как звучит, потому что business emails все-таки можно вписать в какие-то стандарты. Есть опыт и определенные ожидания от переписки. Все, что выходит за рамки таких стандартов, выносится в личное общение и решается там. И там уже нужно больше навыков маневрировать и управлять ходом коммуникации.
Большинство неприятных впечатлений, которые оставляют рабочие письма на английском, можно стереть, если:
- Потренироваться слышать тон своих писем. Услышав то, что слышат люди, исправить именно тон. Часто тон задает структура предложения.
Например, сравните:
Please send me your board paper immediately.
Тон этого предложения? - abrupt
Please send me your board paper immediately – we’ve got a new chair and the pressure is on to produce our papers on time this month!
Тон этого предложения? Уже не оказывает такого давления. Краткое объяснение говорит собеседнику, что мы не просто самодурствуем; нам правдо надо для дела. Восклицательный знак смягчает тон.
Или такой пример:
May I kindly ask if you had a chance to review the template I previously sent (attached for your easy reference)?
Тон? - too flowery. От такого людей тошнит, иногда особенно если перекормить их таким.
Can you please review the template I sent you last week (attached).
Тон? Более прямой запрос, но вежливый, нейтральный, по делу.
Или вот очень частый пример:
You promised to send me the final draft yesterday, and you still haven’t sent it.
Тон? - accusatory
А что если так?
I need to sign-off the final draft. Can you please send it now.
Мы даже не ставим знак вопроса в конце, т.к. это не вопрос. Это просьба. Когда мы просим, мы всегда кратко, просто и понятно объясняем на человеческом языке, зачем мы просим, т.к. когда мы просим что-то сделать для нас – мы даем людям задание или работу. И если они не соглашались ее делать, у них всегда будет внутри сопротивление.
2. Второй навык, который помогает с помощью бизнес мейлов решать конкретные задачи и строить хорошие отношения с иностранными коллегами, клиентами и подрядчиками – краткость и емкость.
Слишком много параграфов, слишком много лишних слов, неправильно построенных, путаных предложений, слишком много вопросов и запросов в одном мейле, или ни одного четкого воспроса.
Сравните:
Version 1:
Subject: tomorrow
As you know, tomorrow afternoon we’ll be meeting to discuss the status of all of our current projects. Donuts will be provided. Be sure to arrive on time and bring along teh materials you have been working on this week—bring enough copies for everyone. Some of these material might include your calendars, reports, and any important emails you have sent. Also, I wanted to remind you that your parking permit requests are due later this week; you should turn those in to Ms. Jones, and if she is not at her desk when you stop by, you can email them to her.
Version 2:
Subject: materials for Wed. staff meeting
Hi, everyone—
For tomorrow’s 3 p.m. staff meeting in the conference room, please bring 15 copies of the following materials:
• Your project calendar
• A one-page report describing your progress so far
• A list of goals for the next month
• Copies of any progress report messages you have sent to clients this past month
See you tomorrow—
Jane
Такую работу я делаю с разными командами постоянно.
Мы учимся писать так, чтобы нас понимали, а дела делались.
Я за то, чтобы business emails были написаны нормальным человеческим языком. И тем не менее, они будут написаны профессионально, вежливо и по делу.
Чтобы научиться писать СВОИ письма кратко, емко, понятно и профессионально на английском, нужно практиковаться, то есть много писать и редактировать, а не только читать примеры.