Уже не первый год работаю с системами электронного документооборота, и до сих пор, при разговоре с бизнес-партнерами, часто слышу "зачем нам ваш ЭДО?". Не буду рассказывать что представляет это собой, раз вы здесь, значит уже имеете представление, хотя бы в общих чертах.
Попытаюсь объяснить на примерах почему он нужен Вам:
- экономическая составляющая - нужно отправить пакет документов, смотрим цену заказного письма 67 рублей, и это только за письмо менее 20 граммов, если письмо поболее то максимальная цена заказного письма может составить уже 78 рублей по расценкам Почты России. Использовать курьерскую службу несколько не дешевле. А вот передача электронного документа обойдется в районе 7 рублей (чем больше отправляете тем меньше цена). Существенная разница заметьте, и нужно понимать, что принимающей стороне уже не потребуется отправлять вам подписанный документ обратно. Ведь им его нужно подтвердить (подписать) документ в ЛК ЭДО. Экономим деньги партнёра. А еще нам не нужно печатать документы, можем экономит на сервисе печати в организации.
- временная составляющая - отправка документа может занять не более трёх минут, и уже через минуту пожет быть подписана принимающей стороной. 3-5 минут и документооборот завершен! А как известно, время - деньги.
- безопасность и сохранность - все данные хранятся на серверах оператора и сохранение гарантируется не менее 70 лет. И документы гарантировано доходят до получателя, это вам не Почта России =)
- работа с любыми видами документов - начиная от УПД, ценовых листов, ретро-бонусов, договор, актами сверок и заканчивая любым неформализованным документом.
Это что касается преимуществ, а теперь почему ЭДО не избежен?
С 1 января 2022 года все участники оборота маркированной продукции обязаны подавать сведения в систему маркировки только через оператора ЭДО. Это коснётся всех участников рынка производящих или торгующих, следующими групами товаров:
- сигареты
- обувь
- молочная продукция
- шины и покрышки
- парфюмерия
- фототовары
- текстильная продукция
так же в будущем коснётся:
- пива
- упакованной воды
- велосипедов и кресел-коляски
И я думаю Оператор-ЦРПТ ("Честный знак") не ограничится этим спискам и еще попадёт под маркировку куча групп товаров.
Так же вся отчетность в скором будущем в госрегуляторы (ФНС, ПФР и т.п.) будет приниматься только в электронном виде, посредство разных площадок. Поэтому фискальные органы быстро вас обяжут приобрести квалифицированную электронную подпись. А если у вас уже будет такая подпись, почему же не воспользоваться сервисом по приёму/передаче юридически значимых документов.
Например, наша организация более 60% документооборота проводит через систему Диадок предоставленную компанией СКБ Контур. Данный оператор входит в "топ 5" крупнейших сервисов по предоставлению электронного документооборота.
Система Диадок имеет роуминг со всеми крупными поставщиками ЭДО. Т.е. не зависимо от того в какой системе зарегистрирован ваш партнёр, вы всегда сможете наладить связь с ним.
Так же у компании СКБ Контур, помимо сервиса ЭДО, есть еще почти 30 площадок для покрытия потребностей по ведению бизнеса, ведению учёта, подачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и так далее. Самостоятельно можете с ними ознакомится на сайте. Или написать в комментариях что вас интересует, возможно я вам смогу подсказать.