Об этике и ошибках в деловой переписке много говорят. Но все равно письма отправляют без темы, вместо сообщений наговаривают кучу аудио, по тексту непонятно, что хотят узнать.
В этой статье разобрали 9 основных ошибок в переписке с коллегами. Если их исправить, на письма будут быстрее отвечать, а задачи — оперативней решать.
Письмо отправили без темы или тема написана непонятно
Тема помогает получателю увидеть, что письмо — это рабочая задача, а не реклама или СПАМ. Письмо без темы могут не заметить или удалить с остальными рассылками.
В теме нужно кратко описать, о чем сообщение, что нужно сделать и когда.
Нет
СРОЧНО!
Документы
Да
Клиент просит узнать цены на вторичку в Москве
Нужно подготовить смету до вечера
Документы по Абрамову за март 2021 года
Сообщение большое, внутри нет абзацев
Сплошной длинный текст неудобно читать. Приходится перечитывать несколько раз, чтобы найти нужную информацию, выписать задачи.
Чтобы не потерять строчку, приходиться внимательно вчитываться. Часто такой возможности нет, письмо откладывают на потом или делают не то, что просят.
В письме лучше выделить важные моменты жирным: так сразу видно, о чем идет речь, что просят сделать. Абзацы и списки помогают быстрее читать, проще воспринимать информацию.
Нет
Добрый день, Марина.
Я подобрала несколько вариантов, которые вам могут понравиться. Лучше посмотреть сегодня, сейчас большой спрос, их быстро снимут. Обратите внимание на вариант на Ленина 23, там цена пониже, хотя квартира не хуже. Квартира на Гагаринской стоит дороже, но хозяйка не просит залог. В квартире на Красном совсем новый ремонт, а цена средняя. И пришлите, пожалуйста, ксерокопию вашего паспорта и паспорта мужа. Спасибо.
Да
Добрый день, Марина.
Я подобрала несколько вариантов, которые вам могут понравиться.:
1. Ленина 23, там цена пониже, хотя квартира не хуже.
2. Квартира на Гагаринской стоит дороже, но хозяйка не просит залог.
3. В квартире на Красном совсем новый ремонт, а цена средняя.
Лучше посмотреть сегодня. Сейчас большой спрос, их быстро снимут.
Чтобы подготовить договор, нужна копия документов. Мы обсуждали это с вами на встрече. Пришлите, пожалуйста, ксерокопию паспортов: своего и мужа. Спасибо.
Из-за этого не всегда понятно, что хотят узнать. Если вопросов много, а получатель занят, то отвечают обычно на последний. Еще звук и вибрация от уведомлений отвлекают от дел или мешают отдыхать.
В тексте много выделений и шрифтов
Неудобно читать сообщение, где часть выделена красным, потом зеленым, где-то жирное выделение, что-то написано крупно, а что-то — слишком мелко. Еще текст с большим количеством выделений сливается: непонятно, где вопрос, а где описание ситуации, что предлагают сделать.
Нет
Да
В письме много смайликов или эмодзи заменяют слова
Кажется, что смайлики делают тон письма доброжелательным. На самом деле диалог выглядит несерьезным.
Еще бывает, что текст заменяют эмодзи. Это мешает воспринимать сообщение и превращает письмо в ребус: нужно догадываться, что хотел сказать автор.
В дружеской переписке эмодзи можно вставлять как угодно. В деловой переписке лучше их не использовать.
Неверно указали имя получателя или написали с ошибками
В сообщении лучше обращаться к человеку по имени, которое он указал в мессенджере, на почте или на визитке. «Алекс» может оказаться Александром, Алексеем или Алексиусом.
Если личные данные нигде не указаны, начать сообщение можно с обычного «Здравствуйте», а имя спросить позже.
Отправили много файлов без подписи: непонятно, на что смотреть, что с ними делать
Если нужно отправить файлы, в письме прописывают, что находится внутри, в каком порядке смотреть.
Еще вместо файла лучше всю информацию оформлять в ГуглДокументах, хранить на облачном диске и отправлять на почту ссылкой. Бывает, что почту просматривают через телефон, и файлы неудобно скачивать. Еще файлы системы Windows могут плохо отображаться на Маке и Айфоне
Ссылка не работает или ведет непонятно куда
Если в письмо добавляют ссылки, перед отправкой нужно проверить, куда они ведут.
Для этого ссылки нужно открыть в режиме инкогнито, он есть на всех устройствах и в браузерах. В этом режиме страница откроется так, как ее увидит получатель.
Вместо текста прислали аудиосообщения
Наговорить текст быстрее, чем напечатать. Но слушать сообщения не всегда удобно: нужно искать наушники или уходить в другое помещение. Еще в аудио может быть много информации не по делу.
Если вопрос срочный, до отправки нужно спросить собеседника, будет ли ему удобно получить аудио. Еще — уточнить, почему его записывают.
Слушать длинные аудиосообщения мало кто любит. Но собеседнику будет проще ответить, если он знает, о чем будет аудио
Когда аудиосообщений много, в записях легко запутаться. Чтобы переслушать конкретный момент, придется слушать все.
Ориентироваться в голосовых помогают короткие комментарии. По ним слушатель сможет быстро находить нужное через функцию поиска.
Короткие пояснения помогут быстро найти нужный комментарий в будущем
Ответ нужен срочно, а вопрос отправляют на почту или в мессенджер
Собеседник может проверять рабочую почту раз в день, а мессенджер — по выходным. Когда вопрос важный и срочный, быстрее позвонить человеку и обсудить лично, чем ждать ответа.
Правило по умолчанию
Все, что на почте, — не срочно.
Нужно срочно — не писать, а звонить
Это же правило действует в случае, если вопрос большой. В письме нужно описать, что хотели обсудить и договориться о созвоне.
- Если звонить вечером неудобно, можно написать в мессенджер и просить перезвонить.
Что проверить в сообщении перед отправкой
- Тема письма объясняет, какой вопрос хотят обсудить.
- Текст разделен на абзацы и списки. Нет лишних подчеркиваний, выделений и смайликов.
- К файлам и аудиосообщениям есть пояснения. Все ссылки открываются.
- Нужно получить срочный ответ или решить большой вопрос— договариваются о созвоне.
Читайте больше интересных статей о недвижимости на сайте Этажи Журнал !
