Совещания, бизнес-митинги, командные сессии, обсуждения, встречи – как ни назови, а если такие встречи проходят неэффективно, неэффективен и весь бизнес. Самого факта встречи или совещания мало – они еще должны быть результативными.
Есть информация, что больше всего людей в офисах раздражают две вещи – отсутствие горячей воды в кулере и бесконечно долгие обсуждения.
Могут ли бизнес-встречи быть продуктивными и не затянутыми? Если вам не нравится качество ваших совещаний – обсудите это с бизнес-тренером и проведите бизнес-тренинги и деловые игры по развитию соответствующих навыков. Не все верят, что деловые игры для коллектива способны помочь сотрудникам увидеть себя со стороны и сделать важные выводы, но кто попробовал – практикуют этот способ повышения эффективности с разумной периодичностью, развивая сотрудников и укрепляя корпоративную культуру.
Нескучные выводы о совещаниях
Каждый, даже мелкий, руководитель за год проводит на совещаниях примерно полтора месяца. Если проследить за отношением к совещаниям, можно сделать неожиданные выводы и отметить любопытные факты:
- Отмена запланированной бизнес-встречи вызывает у сотрудников внезапный всплеск лояльности к компании и мотивацию. У некоторых – эйфорию.
- Для того, кто назначает обсуждение, встреча представляет собой «эффективный бизнес-инструмент», а для того, кого позвали участвовать – «бессмысленная трата времени» и «имитация бурной деятельности».
- Большинство участников читают повестку встречи на самой встрече.
- Участники начинают вникать в предмет обсуждения на самом обсуждении, при этом усердно делают вид, что занимались этим всю неделю.
- В ходе обсуждения обычно принимается не самая разумная точка зрения, а точка зрения того, кто ярче всех выступил. Мы любим выступления как в кино на суде присяжных, и поощряем таких ораторов.
- Если таких ораторов встречается сразу несколько, участники теряются, выбирая то одно, то другое предложение, даже если предложения противоположны относительно друг друга.
- Иногда выработка решений в ходе бизнес-встречи сводится к выбору предложения того, кто громче крикнет или активнее перебьет других.
- Довольно часто оказывается, что во всех проблемах виноват тот, кто как раз отсутствует, или даже тот, кого уволили в прошлом году.
- Отсутствующий часто после бизнес-встречи с удивлением узнает, что в ходе обсуждения ему было назначено несколько задач вне его компетенции. При этом у задач есть сроки, а на нем зафиксирована ответственность.
- Время проведения бизнес-встречи почему-то обратно пропорционально количеству ее участников.
- Эффективность бизнес-встречи чаще всего обратно пропорциональна потраченному на нее времени.
- Время, потраченное на обсуждение вопроса, обычно обратно пропорционально значимости вопроса.
- Бизнес встречи очень полезны – на них можно выяснить мелкие частные вопросы, которые давно пора было выяснить в обычном административном порядке.
- Самопиар на бизнес-встречах – обычное явление.
- Публичная «грызня» важных руководителей – признак не зря потраченного на совещании времени.
- Как тщательно ни планируй свой рабочий день – найдется внезапное совещание, которое все перечеркнет.
- Во время бизнес-встречи каждый стремится задать как можно больше вопросов, ответы на которые известны, очевидны, или легко получить в индивидуальном порядке.
- Если вы во время встречи решили порисовать чертей в блокноте или отправить срочное письмо – делайте это во время речи босса. Он будет польщен, думая, что вы за ним записываете.
- Сколько ни готовь таблиц, диаграмм, расчетов, все равно будут использованы только первые две.
- Если вы подготовили мощную аналитику – до нее дело вообще не дойдет.
- Во время бизнес-встречи самые популярные фразы: «Сейчас не отвечу, сотрудник еще в отпуске», «Я еще не смотрел», «Я себе записал этот вопрос», «А какой вопрос мы сейчас обсуждаем?».
Узнаете свою ситуацию? В каждой шутке есть доля шутки.
Как научиться вести бизнес-встречи продуктивно?
Как бы вы ни называли свое совещание – митинг, планерка, бизнес-встреча, бизнес-вече – если встречи будут непродуктивными, толку от них будет мало.
Продуктивные бизнес-встречи могут быть в компании, где культивируется проактивный подход к решению проблем, где существуют правила проведения обсуждений, где уважают время друг друга и друг друга.
Сначала нужно осознать проблему и в этом здорово помогают бизнес игры. Они позволяют развить навыки коммуникации, научиться уважать друг друга, осознать в деле, что такое командная работа и почему она эффективнее, чем работа по одиночку. После этого необходимо убедиться, что корпоративная культура учитывает принципы уважения и доверия, и провести соответствующую работу, укрепляющую необходимые качества. Совместные мероприятия, групповые мероприятия, яркие тимбилдинги, проекты с защитой, где каждый мог бы проявить себя – есть много идей, позволяющих укрепить те или иные навыки и модели поведения.
Коммуникативные навыки отрабатывают в ходе бизнес-тренингов, специальных программ, марафонов, корпоративных конкурсов. Обычно все начинается с деловой игры, после которой планируются следующие мероприятия.
Обратитесь к нам, заполнив форму заказа деловой игры внизу страницы, чтобы мы спланировали программу развития ваших сотрудников в этом направлении.
Почему обсуждения скучны и неприятны?
Почему такой бизнес-инструмент, который призван решать наши бизнес-задачи, большинству кажется скучным и неприятным? Бизнес-встречи отнимают время и энергию. Почему?
Это происходит не всегда, а только в ряде случаев:
- Если не определена цель встречи.
- Если в компании не выработана культура дискуссии.
- Если между участниками нет доверия и уважения.
- Если обсуждения слишком затянуты.
К сожалению, такие обстоятельства наблюдаются в большинстве компаний. Отсюда и всеобщее недоверие к любым совещаниям, как их ни называй.
Любая работа без цели убивает мотивацию и желание трудиться.
Особенно неприятны совещания, если при этом еще и сама культура дискуссии низкая – ведется без правил, в условиях, когда люди перебивают друг друга, часто оскорбляют оппонента, слово получает тот, кто громче кричит, кто выше по статусу, или кто имеет какое-либо право доминировать.
В результате многие не чувствуют себя услышанными, даже не верят, что их способны понять. В таких условиях работа не приносит удовлетворения и отнимает много энергии. Понятно, что на такие обсуждения идти не хочется, а когда встреча отменяется – это приносит облегчение.
Со своей стороны, подобное происходит из-за отсутствия доверия и уважения между коллегами. Кроме разочарования и демотивации такая обстановка ни к чему привести не может.
Сессии с опытным фасилитатором
Любое важное обсуждение можно организовать грамотно, так, чтобы участники слышали друг друга и уважали каждое мнение. Для этого нужно уметь организовать обсуждение.
Если вы хотите привить в компании культуру дискуссий, понадобятся навыки фасилитации. Фасилитация – формат обсуждения, при котором учитывается мнение каждого участника, а решения принимаются не случайным образом, а путем выбора самого целесообразного.
Провести итоги квартала, найти новые идеи, справиться с накопившимися проблемами, обсудить возможности повышения эффективности или наметить стратегию развития компании можно, организовав фасилитационную сессию с опытным фасилитатором, который будет следить за ходом мероприятия и обеспечивать грамотное принятие решений и поиск идей.
Такая практика поможет заложить начало по-настоящему результативным обсуждениям в компании.