В рамках медицинской реформы программа eHealth предлагает лечебным учреждениям начать использовать медицинскую информационную систему (МИС). Система позволяет автоматизировать клинические, административные, управленческие и финансовые процессы.
Необходимость внедрения системы стала причиной возникновения сложностей для директоров и руководителей медицинских учреждений, которые раньше никогда не работали с информационными системами. Поэтому в статье мы разберем, что собой представляет МИС, для решения каких задач используется, какие сложности могут возникнуть при переходе.
Зачем используется МИС?
Основная задача медицинской информационной системы состоит в упрощении внутренней работы клиники. Для этого в МИС есть встроенные инструменты – модули, которые необходимы для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в медицинском учреждении. Основные модули:
- экономический. Модуль состоит из инструментов, предназначенных для контроля финансовой деятельности, учета медицинских расходных материалов и лекарств, расчета стоимости и формирования прайса на услуги. МИС можно использовать и для подсчета заработной платы, премий административного и медицинского персонала;
- информационный и управленческий. Модуль позволяет собирать, анализировать, сохранять информацию, получать результаты обработки в виде таблиц и графиков. Это дает возможность руководителям клиники узнавать о востребованности услуг, проблемных местах и недочетах в работе, отслеживать качество работы учреждения в динамике, формировать отчетность;
- клинический. Модуль используется для создания и накапливания информации о пациентах в электронном виде. Врачи получают доступ к амбулаторным картам, выпискам, историям болезни, назначениям и протоколам лечения, а также к результатам анализов и исследований.
МИС дает возможность объединять данные, которые были внесены в систему с разных подразделений и филиалов клиники. Система позволяет получать статистическую информацию о нагрузке всех врачей, средних затратах времени на каждого пациента. Благодаря МИС можно равномерно распределять пациентов, избегая очередей в клинике. Наличие различных модулей направлено на объединение внутренних процессов в единую систему управления данными.
Начало перехода на МИС
Перед началом перехода на МИС следует определиться с задачами, которые должна решить медицинская информационная система. Варианты задач:
- работать с МИС, имея техническую поддержку и качественное сопровождение от специалистов;
- получить удобную и стабильно работающую систему для управления клиникой;
- перейти на более функциональную и универсальную медицинскую информационную систему (если уже был опыт работы с МИС).
После того, как задачи перехода четко определены, нужно выполнить законодательные требования и отыскать системы, которые работают с eHealth. Также важно правильно оценить и подобрать медицинскую информационную систему для клиники.
Этапы выбора МИС
От правильного выбора МИС непосредственно зависит эффективность дальнейшей работы клиники. Выбор системы осуществляется в пять этапов.
На первом этапе нужно определить задачи, для которых требуется медицинская информационная система. МИС может использоваться для повышения качества обслуживания и предоставления услуг пациентам, автоматизации бизнес-процессов, организации документооборота, составления новой стратегии развития клиники.
Чтобы правильно подобрать задачи, рекомендуем проанализировать деятельность компании вместе с представителями всех подразделений клиники. Руководитель должен выслушать врачей, бухгалтеров, администраторов и заведующих. Это поможет выявить слабые места учреждения, определить потребности, узнать, что требуется для повышения эффективности работы.
Второй этап необходим для ознакомления со всеми существующими МИС. Есть достаточно много компаний, которые разработали медицинские информационные системы и готовы предложить их частным клиникам. Чтобы не ошибиться с выбором системы, нужно потратить время и проанализировать каждый предлагаемый продукт. Во время изучения систем, обратите внимание на возможности, преимущества, недостатки, а также на то, поможет ли МИС решить задачи, определенные на первом этапе.
Для получения дополнительной информации о медицинских информационных системах можно узнать мнение коллег, которые уже подобрали МИС для клиники или центра. Также следует посетить выставки, организованные разработчиками систем, информационные вебинары, на которых проводят ознакомление с разными МИС.
На третьем этапе нужно отобрать несколько МИС, которые больше всего подходят по требованиям, и связаться с представителями систем. Чтобы запросить детальную информацию о МИС можно позвонить в офис напрямую, отправить запрос письмом. В запросе обязательно укажите, что именно хотите узнать: функциональные возможности, преимущества перед другими системами. Следует также написать о желании внедрить медицинскую информационную систему в клинике и запросах, для удовлетворения которых вы решили переходить на МИС. После получения ответов можно отсеять неподходящие продукты.
Четвертый этап выбора состоит в запрашивании наглядной демонстрации понравившихся систем, которая может быть организована, как в онлайн, так и в офлайн режиме. Во время или после демонстрации задайте вопросы, которые возникли, уточните наличие необходимых модулей, принципы и особенности работы, возможность интегрирование МИС с 1С и CRM. Запросите возможность поработать в тестовом режиме, попробовать самостоятельно внести информацию в систему.
На пятом этапе необходимо определиться с выбором медицинской информационной системы. Важно также сравнить стоимость разных МИС, сроки предоставляемой гарантии, наличие технической поддержки и продолжительность ее предоставления после установки системы. После ознакомления со всеми продуктами, оценкой их функционала, сопоставления преимуществ и недостатков каждой системы, выбор будет сделать проще.
Интеграция МИС в работающую клинику
Медицинскую информационную систему можно интегрировать в функционирующую клинику. Достаточно действовать по плану:
1. Определить цели автоматизации учреждения. Сначала следует описать состояние клиники до внедрения МИС (особенности работы, количество подразделений, обязанности медицинского и немедицинского персонала, ресурсы, доступные для использования). Исходя из полученной информации, руководитель должен определить процессы и характеристики, которые планирует оптимизировать или усилить с помощью МИС. Для упрощения и ускорения внедрения системы в клинику можно назначить несколько людей, которые будут контролировать процесс.
2. Выбрать медицинскую информационную систему. На втором этапе нужно сформировать бюджет для автоматизации, сравнить разные МИС, определиться с форматом системы (коробочная или облачная). Также следует решить, кто будет интегрировать МИС. Можно справиться, как своими силами, так и пригласить представителя информационной системы для помощи.
3. Подготовить инфраструктуру. Независимо от того, на какой МИС вы остановили выбор (коробочной или облачной), на третьем этапе необходимо провести Интернет, настроить серверы, обеспечить персонал персональными планшетами и компьютерами.
4. Интегрировать и протестировать систему. Программисты проводят интеграцию МИС в клинику, адаптируют информационную систему под выставленные запросы и установленные требования. Специалисты также проводят полное тестирование и пробные запуски для выявления и устранения возможных ошибок и сбоев.
5. Внедрить МИС во все филиалы. После успешного тестирования специалисты начинают интегрирование системы во все подразделения и филиалы клиники.
6. Обучить персонал. Для освоения врачами, администраторами, бухгалтерами МИС, представители медицинской информационной системы организовывают групповые, индивидуальные тренинги. Обучение позволяет быстро освоить работу с системой и начать использовать ее по назначению.
7. Запустить МИС. После прохождения всех проверок, обучения медицинского и немедицинского персонала, сотрудники приступают к использованию МИС в работе с пациентами.
Предложенный план является стандартным, а потому может использоваться любой клиникой, независимо от выбранной медицинской информационной системы. Схему внедрения можно изменить, дополнить в зависимости от наличия технической инфраструктуры, подготовленности сотрудников, требований самой клиники к МИС.
Как подключить к МИС другое оборудование?
В функционирующей клинике всегда есть оборудование или системы, с которые требуется интеграция. К МИС можно подключить:
- PACS. Это база медицинских и диагностических данных, которая может содержать видео, изображения;
- CRM. Интеграция с МИС позволит вывести взаимодействие с пациентами на новый уровень: принимать и обрабатывать заявки, информировать клиентов о прогрессивных методах диагностики и лечения, контролировать и постоянно улучшать качество предоставляемых услуг;
- лаборатории. Подключение к МИС позволит автоматизировать процесс отправки запросов и получения результатов анализов, исследований из лабораторий;
- кассовые аппараты, модули оплаты услуг, программы бухгалтерского учета. Интеграция с информационной системой даст возможность контролировать экономическую и финансовую деятельность клиники.
Чтобы подключить оборудование и сторонние системы к МИС, достаточно составить запрос и направить его разработчикам. В таких случаях представители системы отправляют в частную клинику сотрудника, который специализируется на интеграции систем и внешних устройств.
Как организовать обучение персонала?
От освоения сотрудниками работы с МИС зависит правильность и эффективность использования медицинской информационной системы. Обучение нужно начать с проведения вводной лекции, прослушав которую, персонал должен получить представление о МИС, задачах, с решением которых она будет помогать. Необходимо сформировать у сотрудников понимание того, как система поможет облегчить их жизнь, сэкономить время.
После проведения лекции нужно дать время на обработку и усвоение полученной информации, подготовку вопросов, связанных с работой МИС. Руководители должны составить график мастер-классов и тренингов, которые обычно проводятся специалистом, направленным в клинику разработчиками МИС. Грамотно составленное расписание занятий поможет не перегружать человека, проводящего обучения, и не отказывать пациентам в приеме или проведении запланированных операций.
При составлении графика нужно учитывать мнение специалиста, который будет проводить тренинги. Он сможет указать оптимальное количество занятий, их продолжительность, ведь точно знает, сколько потребуется времени на освоение персоналом МИС. Проводить занятия можно в дистанционном режиме, что позволит не нарушать правила, введенные для минимизации распространения коронавируса.
Как перенести в МИС информацию о пациентах?
Если речь идет о функционирующей клинике, то одной из сложностей будет перенос информации о пациентах в новую систему. Успех переноса зависит от того, совпадает ли формат амбулаторных карт с форматом, который используется в выбранной медицинской информационной системе, а также от того, какая база использовалась клиникой раньше.
Обычно, разработчики МИС располагают необходимыми для быстрого переноса алгоритмами. Поэтому, если вы столкнетесь с проблемой, то достаточно просто отправить запрос представителям системы и попросить направить специалиста для переноса данных. Это поможет сохранить информацию обо всех клиентах.
Сложности при переходе на МИС
При переходе на медицинскую информационную систему можно столкнуться с трудностями на разных этапах: при определении целей, подборе, сопоставлении существующих на рынке МИС, интеграции системы. Наиболее распространенные сложности связаны с переносом всех данных в систему, интеграцией другого оборудования, организацией обучения персонала.
Переход на МИС – кропотливый и сложный процесс, состоящий из множества этапов (выбора системы, проведения переговоров с разработчиками, подготовки инфраструктуры, обучения сотрудников). Но, несмотря на все сложности, переход клиники на медицинскую информационную систему стоит потраченных усилий, времени, денег. МИС поможет упростить управление клиникой, отказаться от бумажного документооборота, повысить качество медицинских услуг, наладить взаимодействие между подразделениями и филиалами, а также улучшить показатели работы.