Для разовых работ многие организации предпочитают нанимать физлиц без статуса ИП или самозанятых. Каким образом нужно учитывать компенсацию затрат, если с подрядчиком заключен гражданско-правовой договор (ГПД)?
Начнем с того, что определимся с тем, что можно отнести к «дополнительным затратам».
Такими могут быть, например:
- проезд исполнителя в другую местность
- проживание в гостинице
Как оформить обязанности обеих сторон по возмещению затрат?
Пропишите в договоре обязанность заказчика по возмещению расходов, связанных с выполнением конкретной работы. Заказчик может закрепить определенные лимиты по возмещению. Это касается, например, класса вагона поезда, салона в самолете или категории гостиничного номера. Заказчик может сформулировать свои обязанности по возмещению расходов, если только они касаются эконом-класса – за исключением тех случаев, когда подрядчик просто не смог взять билеты в эконом, поскольку были только бизнес. На такой случай в договоре нужно отметить необходимость взять справку у перевозчика или в гостинице об отсутствии альтернатив.
НДФЛ
- Версия МИНФИН:
В своих письмах за 2017–2020 гг. он говорит, что оплата или компенсация расходов физлицу-исполнителю в рамках ГПД облагается НДФЛ. Допустим, заказчик оплачивает исполнителю гостиницу. У того возникает доход в натуральной форме. Стало быть, с любых ближайших выплат исполнителю нужно удержать НДФЛ, причем сумма удержания не может быть более 50% от выплачиваемого дохода.
В отношении самозанятого заказчик является его налоговым агентом по НДФЛ: натуральный доход в виде компенсации за гостиницу, не является объектом обложения НПД.
- Версия Верховного суда (ВС):
ВС считает, что, если физлицо получило блага в виде оплаты за него услуг, товаров, работ, и блага эти были предоставлены в большей степени в интересах того, кто за них платил, то НДФЛ не начисляется.
Судебной практики по подобным вопросам очень мало. Поэтому рисковать ли и не начислять НДФЛ – решать вам.
Внимание: можно заключить ГПД с включением возмещения в общую сумму выплаты. Тогда подрядчик сможет, при наличии подтверждающих расходы документов и письменного заявления, получить профессиональный вычет.
Страховые взносы
1. Если возмещение расходов входит в сумму вознаграждения, то со всей суммы нужно будет начислить и возместить страховые взносы
2. Если указать в договоре, что расходы будут возмещены физлицу отдельно, то страховые взносы не начисляются.
Учет в налоговых расходах:
1. Заказчик на ОСН: если расходы подрядчика экономически обоснованы и подтверждены документами, то сумму возмещения затрат исполнителя можно учесть для целей налога на прибыль в составе прочих расходов.
2. Заказчик на "доходно-расходном" УСН: перечень расходов для УСН-щиков закрытый и в нем нет оплаты или компенсации затрат исполнителя по ГПД. Чтобы учесть сумму возмещения затрат в расходах, нужно включить все накладные расходы в вознаграждение подрядчику. Сумма эта, конечно, будет примерной и со всей нее нужно будет уплатить взносы.
В ГПД не стоит указывать выплату суточных. Их выплачивают командированным, которые работают по трудовому договору – тогда они не облагаются НДФЛ. Суточные исполнителя от налога не освобождены. Есть риск, что учесть их в прибыльных расходах тоже не дадут.