Участие в тендерах – дело непростое. Даже у опытных бизнесменов с высококвалифицированным штатом сотрудников бывают случайности, промашки, приводящие к очень неприятным последствиям.
Происходит это, чаще всего, из-за невнимательности и потери бдительности. Проведя большое количество сделок, может появиться чувство, что море по колено, что можно расслабиться, ведь процесс уже налажен. Как раз в эти моменты и происходят самые глупые ошибки, из-за которых можно упустить хороший заказ или понести репутационные потери.
Чтобы подобных ситуаций было как можно меньше, мы подготовили пять самых распространённых ошибок, за которыми всегда нужно следить.
Мы точно справимся!
Периодически приходится слышать о ситуациях, когда компания выиграла тендер, подписала все документы, приступила к работе и не смогла выполнить контракт в установленные сроки.
Событие не из приятных, а попадание в реестр недобросовестных поставщиков – особенно неприятное. Невыполнение ТЗ к установленному сроку, чаще всего, заканчивается именно попаданием в реестр. Конечно, бывают исключения, когда заказчик проявляет лояльность и идёт навстречу, но если вам так повезло – считайте вытянули золотой билет.
Предотвратить подобные ситуации можно только благодаря внутренней организации, ведению статистики и грамотным расчётам.
А какой сейчас месяц вообще?
Из-за отсутствия отлаженной, систематизированной и удобной работы тендерного отдела, могут возникать очень глупые ситуации. Бывает, что не успели подать заявку на участие, забыли о хорошем заказе или даже не узнали о выигранном тендере.
Последствия такой невнимательности могут быть разными. От упущенной прибыли – до денежных штрафов.
Чтобы ничего не упустить, важно держать всё под контролем, в одной системе с удобной связью сотрудников. Тендерплан – отличное решение для данной проблемы! Специалисты могут делать пометки в документах, оставлять комментарии и распределять задачи. А благодаря удобному календарю и системе уведомлений – ни одно важное событие не останется без внимания.
Кстати, попробовать Тендерплан можно абсолютно бесплатно в течение 14 дней!
Заказы для «своих»
Вопреки существующему мифу о тендерах – коррупции тут почти нет. Но ключевое слово «почти». Изредка попадаются заказы, в которых победитель выбран заранее, поэтому участие – лишь пустая трата времени.
Не стоит отчаиваться, от таких ситуаций никто не застрахован. Если вы оказались в таком положении и уверены, что ваша заявка объективно должна была быть более привлекательна для заказчика, то можно обратиться в органы для проведения расследования.
Лучше всего – просто не связываться с такими тендерами, не тратить время и нервы. Трудность заключается в том, что определить порядочность нанимателя не так уж и просто. Избежать проблемной «встречи» поможет Тендерплан.
Благодаря удобному поиску, можно не только найти заказы, но и ознакомиться с заказчиками. Узнать о случавшихся конфликтах, предыдущих закупках и выбранных исполнителях. Основываясь на эти данные, можно сделать вполне точные выводы о добросовестности организатора закупки.
На вашем счёте недостаточно средств
Довольно распространённая ошибка, также связанная с невнимательностью при большом потоке госзаказов. Вы прекрасно знаете, что для «оплаты» обеспечения необходимо иметь указанную сумму на спецсчёте. Кажется, что проконтролировать этот момент не так уж и сложно, но на практике такие ситуации происходят.
Из-за сумбура, некоторые контракты могут вылететь из головы, вследствие чего, при необходимости обеспечения действительно выгодного заказа, средств на спецсчёте будет недостаточно и вы тут же его упустите.
Мы советуем заняться созданием понятной структуры, в которой ничего не потеряется. Как уже и рекомендовали ранее, для этих целей отлично подойдёт Тендерплан. В нём собраны все завершенные и актуальные тендеры России, а для их поиска внутри системы и сортировки по папкам, разработан уникальный интерфейс. Поэтому вы легко можете создать папку "Участвуем" или "Готовим документы" и хранить именно в них нужные закупки.
Также можете обратиться в банк, где зарегистрирован спецсчёт, и попросить подключить автоматическое пополнение с основного счёта, в случае если средств недостаточно.
Выиграть любой ценой!
Достаточно редкое явление, если вы тщательно подбираете сотрудников, но и такое случается.
Во время проведения электронного аукциона, специалисты тендерного отдела, которым хоть немного присуще чувство азарта, могут заявить слишком низкую цену с целью победы. Контракт, скорее всего, будет у вас в руках, но вот будет ли он выгоден после снижения цены – большой вопрос.
К сожалению такие ситуации реально происходят и единственное, что можно сделать, так это максимально дотошно подбирать сотрудников. Азарт – непростительное качество для человека, участвующего в торгах. Так что, каким бы замечательным специалистом он бы ни был, нужно искать ему замену.
Итог
Мы очень надеемся, что ни одна из перечисленных ситуаций с вами никогда не произойдёт. Ведь такая крохотная ошибка может стать причиной огромных проблем.
Неспроста есть фраза: «Всякий раз, когда я вижу, к каким серьезным последствиям приводят мелочи… я думаю о том, что мелочей не бывает».
Не забывайте о мелочах, друзья!