Можно ли работать без офиса и как действовать, если снова придется переводить всех на удалёнку

В прошлом году большинству компаний пришлось организовать удаленную работу своих сотрудников. Для многих это было впервые, из-за чего совершались ошибки, ведущие к снижению эффективности работы и проблемам с клиентами. Мы написали статью о том, как организовать работу удаленных сотрудников без потерь для бизнеса. Здесь опишем основные моменты, которые стоит учесть на будущее.

Можно ли работать без офиса?

Как показал 2020 год — в большинстве случаев, да. Часто предпринимателям кажется, что, отпустив сотрудников из офиса, они потеряют контроль над ситуацией. Прежде, чем переводить команду на удаленный формат работы, важно отойти от микроменеджмента: научиться делегировать не только задачи, но и ответственность.

Как организовать работу удаленных сотрудников: подготовительный этап

1. Обсудите с причастными новый формат взаимодействия и выясните, для всех ли он приемлем. Если человек живет в однокомнатной квартире с женой, двумя детьми и собакой, вероятнее всего, он будет более эффективным в офисе. Важно предусмотреть такой вариант развития событий и выделить места для тех, кто захочет постоянно или время от времени работать в офисе. Если таких желающих будет не много, можно снять офис поменьше или арендовать места в коворкинге.
2. Решите, какую технику сотрудники будут использовать для работы из дома: личную или принадлежащую фирме. Тем, кто предпочтет свой компьютер, может понадобиться помощь сисадмина в установке нужных программ и настройке удаленного доступа.
3. Поясните, где и как будут проходить командные созвоны, и обучите сотрудников использованию всех необходимых функций выбранной площадки. Например, расскажите, как расшарить рабочий стол, отключить микрофон и т.п. Это позволит сэкономить время друг друга и избежать неловких ситуаций.
4. Позаботьтесь о том, чтобы членам команд было удобно общаться друг с другом. Создайте чаты по проектам, договоритесь, по какому поводу и в какое время туда писать, чтобы сотрудники не отвлекали друг друга лишний раз.
5. Утвердите порядок постановки задач.

Как организовать удаленную работу: необходимое ПО

Чтобы сотрудники могли полноценно работать из дома, вам понадобятся:

1. Сервис, в котором можно ставить задачи и контролировать сроки их выполнения. Самые популярные: Asana и Trello, оба они бесплатны для небольших команд.
2. Чат, в котором будут общаться сотрудники. Например, Slack.
3. Платформа для видео-звонков. Например, Zoom. Можно использовать и привычный Skype, где также есть опция записи конференций.
4. Сервис для коллективной работы с документами. Например, бесплатные Google Docs, позволяющие создавать и совместно редактировать текстовые документы и таблицы.
5. Сервис для планирования встреч. Например, календарь от Google.

Как организовать работу удаленных сотрудников : документальное оформление

Чтобы штатные сотрудники могли законно работать из дома, нужно с каждым заключить доп. соглашение к трудовому договору. В него вносят адрес, по которому человек будет осуществлять деятельность, график и критерии прогула. Скажем, можно написать, что сотрудник обязан в течение определенного времени ответить на письмо на корпоративную почту или сообщение в чате. Если этого не произошло, считается, что он отсутствует на рабочем месте.