О компании
World Fashion Channel – это международный телеканал о современных тенденциях в индустрии моды и красоты, о путешествиях, технологиях и стиле жизни. Сеть вещания канала охватывает весь мир и доступна на английском и русском языках.
Компания принадлежит рекламному агентству полного цикла Mercury Media, которое специализируется на основных направлениях рекламной деятельности: организация мероприятий, разработка креативных концепций, digital-продвижение и реклама, IT-разработка (приложения, сайты, геймификация и др.), работа с иностранными звездами.
Задача
Компания World Fashion Channel столкнулась с необходимостью автоматизации бизнес-процессов. У компании не было единого портала для работы агентства: клиентская база велась в excel-файлах, а процесс выполнения задач фиксировался в электронной почте.
Необходимо было автоматизировать работу тендерного отдела, работу отдела продаж, работу event-отдела, работу отдела рекламы для консолей, для телевидения, отдел digital-услуг.
Главная задача была в том, чтобы структурировать клиентскую базу и импортировать все контакты и сделки с настройкой прав доступа.
После составления плана работ обозначили следующие задачи:
- Внедрение CRM и автоматизация бизнес-процессов
- Структур базы клиентов и предоставление прав доступа
- Обучение работе в Битрикс24
Реализация
Работы развернули на облачном решении Битрикс24. Проект реализовали в 3 этапа: провели аналитику и составили ТЗ, настроили Битрикс24, обучили сотрудников.
Первым этапом стало интервью с клиентом и составление технического задания, в рамках которого решили, с каких отделов начать работы, а затем обозначили работы по каждому из модулей.
Автоматизация CRM и бизнес-процессов
У компании есть много отделов. Раньше все сделки велись в электронной почте и информация терялась. Необходимо было дать понимание пути каждой заявки и отображение всех стадий сделки с клиентом. Также требовалось добавить аналитику: количество успешных сделок, количество продаж и конверсия по менеджерам, сумма продаж и выставленных счетов и тд.
Создали и автоматизировали воронки для каждого отдела. Их модели продажи отличаются, но принцип единый для всех ..
Например, у отдела рекламы для консолей воронка состоит из отправки прайса, подготовки КП, подготовки договора, подготовки счета, полученных оплат.
Причем в процессе подготовки коммерческого предложения, задачу отправляют задействованным в дальнейшем отделам, те в свою очередь делают свою часть работ по оценке, далее передают отделу продаж и только потом КП попадает к клиенту.
Также добавили механики, которые позволяют ставить задачи другим отделам (бухгалтерия, юристы, логистика и др.) чтобы на разных стадиях в работу могли вовлекаться различные другие отделы (диджитал, производственный, дистрибьюция и другие)
По мере продвижения по воронке, к задаче могут быть присоединены другие отделы. Например, на этапе “Подготовка договора” необходимо согласовать договор с отделом бухгалтерии и юридическим отделом.
Кроме того, в корпоративном портале стоит оповещение, если сделка задерживается на одном этапе какое-то количество времени, либо вообще работы над ней не начаты.
Подобный алгоритм сохраняется и для других отделов: реклама для TV, реклама digital-услуг, подготовки тендера, event-отдела.
Настройка базы клиентов
Раньше менеджеры хранили клиентов в excel-файлах, и если менеджер уходил, то клиенты терялись вместе с ним.
Поэтому ключевая задача – хранить базы клиентов в единой системе , с продуманной структурой доступа к ней. Менеджеры не должны видеть контрагентов друг друга, а руководители могли видеть только контрагентов своих сотрудников.
Для решения этой задачи, в первую очередь, мы показали возможности корпоративного портала Битрикс24. Функционал позволяет распределять доступы таким образом, чтобы их видели только те сотрудники, которые обладают нужными правами.
Существующие базы клиентов были добавлены вручную. В общей сложности было импортировано более 500 контактов, которые были разбросаны по различным файлам.
По итогам работ база контактов приобрела удобный вид, который облегчает поиск и позволяет настраивать права доступа для нужных сотрудников.
Обучение
Весь процесс обучения провели удаленно. Необходимо было обучить всех сотрудников работе в Битрикс24 с нуля.
Мы провели обучение работе в Битрикс24 вместе с сотрудниками профильных отделов, что высоко оценил заказчик.
Результаты
- Компания получила корпоративный портал в облаке
- Настроили CRM и автоматизировали бизнес-процессы
- Перенесли все базы клиентов и сделок в корпоративный портал, а также настроили систему доступов к ним
- Провели обучение сотрудников работе в Битрикс24