Когда дело доходит до ввода информации в таблицы Excel, большинство людей делают это традиционным способом - ячейка за ячейкой, строка за строкой. Чтобы сделать процесс более удобным и менее трудоемким, вы можете использовать специальную форму для ввода данных. Это поможет вам сосредоточиться на отдельных записях, по одной, без необходимости горизонтальной прокрутки между столбцами.
Форма ввода данных в Excel
Возможно, Вы этого не знаете, но в Excel есть специальная форма для ввода данных в электронную таблицу, которая в некоторых случаях делает процесс ввода более быстрым, удобным для пользователя и менее подверженным ошибкам, особенно на огромных листах, содержащих десятки или даже сотни столбцов.
Как Вы обычно заполняете таблицы? Путем ввода данных прямо в ячейки. Иногда Вы прокручиваете вверх, чтобы увидеть заголовки столбцов, а иногда прокручиваете вправо, а затем возвращаетесь к началу таблицы. При больших наборах данных есть возможность что-то перепутать и ввести информацию не в ту ячейку.
Чтобы облегчить ввод, вы можете настроить в Excel возможность отображения информации в удобном диалоговом окне. Здесь вы можете точно добавлять новые записи, а также обновлять и редактировать существующие. Вы также можете настроить проверку данных, чтобы гарантировать, что вводятся только записи, соответствующие определенным критериям.
Вот как выглядит форма ввода данных в Excel:
Как добавить кнопку вызова формы в Excel
Хотя инструмент формы существует в Excel по умолчанию он скрыт.
Итак, чтобы добавить кнопку вызова форма на панель быстрого доступа, необходимо выполнить следующие действия:
1. Щелкните маленькую стрелку вниз в верхнем левом углу окна Excel , а затем выберите «Другие команды… » во всплывающем меню.
2. В открывшемся диалоговом окне «Параметры Excel» в разделе «Выбрать команды из» выберите «Команда не на ленте» .
3. Прокрутите список команд слева, пока не увидите Форма… и щелкните по ней.
4. Нажмите кнопку « Добавить» посередине, чтобы переместить Форму в список команд справа.
5. Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.
Значок Формы сразу появится на Панели быстрого доступа и будет доступен во всех Ваших книгах.
Когда кнопка вызова Формы настроена , для создания формы ввода данных для любой таблицы (новой или существующей) требуется всего лишь одно нажатие кнопки.
Как сделать форму ввода данных в Excel
Форма ввода данных доступна только для полнофункциональной таблицы Excel .
1. На листе, как обычно, введите заголовки столбцов в самой верхней строке.
2. Выберите любую ячейку в наборе данных и нажмите комбинацию кнопок Ctrl + T . Это выберет все данные и преобразует их в таблицу.
3. Поместите курсор в любом месте таблицы и нажмите кнопку «Форма»
Форма имеет ряд кнопок.
Установка проверки данных
Чтобы ограничить ввод данных определенным типом данных, вы можете настроить правило проверки данных для одного или нескольких столбцов в вашей таблице, и ваши правила будут автоматически перенесены в форму ввода данных. Как настроить правила проверки данных смотри статью "Ограничение ввода в Excel с функцией проверки данных"
Если кто-то попытается ввести значение, не соответствующее установленному вами правилу, отобразится предупреждение об ошибке.
Ограничение: выпадающие списки недоступны в форме.
Использование проверки данных с формами ввода имеет одно ограничение - раскрывающиеся списки не отображаются в полях ввода данных. Но даже несмотря на то, что раскрывающийся список не отображается внутри формы, его ограничения по-прежнему действуют. Если вы введете значение, которого нет в списке, форма отклонит его, как обычно при проверке данных.
Формулы в формах ввода данных
Если один или какие-то ячейки в вашей таблице вычисляются по формулам, вы не сможете изменить эти формулы с помощью формы, что также не даст изменить их там где это не требуется, редактирование формул в форме ввода заблокировано.
В форме ввода данных вы увидите только рассчитанный результат, который не подлежит редактированию, а не формулу:
И еще раз форма работает только с полноценной таблицей, отформатированной как таблица!
Пробуйте и у Вас все получится.
Когда освоите "механику" заполнения Формы и навигацию с помощью нее по таблице, тем более если она имеет большие размеры, Вы оцените насколько удобней и проще станет с ней работать.