Ampelmann уже более десяти лет занимается морскими перевозками. И на протяжении всего этого времени она – лидер в своей области. Но быть на шаг впереди всех – значит задавать темп развития. Перед руководством компании встал вопрос: как соблюдать требования безопасности, при этом одновременно повышать эффективность. Решить сразу две проблемы не удавалось.
Ampelmann имеет судна, которые стоят в открытом море, и в случае возникновения какой-либо неисправности компания обязана в срочном порядке заказать единицу товара и отправить ее в пункт назначения. До использования системы process mining специалисты Ampelmann осуществляли закупки, исходя из своего опыта. Естественно, это не самый разумный метод, когда на кону миллиарды. Было решено внедрить систему, которая помогла бы опираться на реальные факты, а не на домыслы.
Для любой компании принимать решения, основываясь на реальных показателях, очень ценно. В Ampelmann пытались провести анализ всего процесса – начиная с закупки, заканчивая оплатой. Для детального изучения компания использовала систему класса process mining от Celonis.
Методология проекта
Платежные операции в Ampelmann осуществлялись по большей части через Microsoft Dynamics AX, но это не исключало факта использования других информационных систем. Файлы регистрации были собраны из каждой ИС, которые были задействованы в работе, информацию обработали и переместили в систему process mining. Благодаря этому удалось выстроить максимально подробную копию действующего процесса – от закупки до оплаты.
Нужно отметить, большая часть пользователей даже не догадываются, что едва ли не каждый шаг, сделанный в ИТ-системе, отмечается в базе данных. Любое действие, например, подача документа для утверждения бюджета, оставляет свой след. Помимо этого, Celonis может добавлять контекстные данные, основываясь на которых проще найти исходные причины проявления низкой продуктивности.
Общие выводы
После подробного изучения и анализа процесса специалисты обнаружили ряд нарушений, которых до этого не замечали, потому что их не предполагал регламент, они оказывали воздействие на увеличение количества вариантов процесса. Например, одна из самых популярных проблем – утверждение счета с постоянным «зависанием» сроком от пары часов до нескольких дней.
Технология process mining в совокупности с контекстными данными дала возможность создать максимально эффективную стратегию борьбы с нарушениями. Вдобавок к этому, стало понятно, какие именно факторы особенно негативно отражались на скорости процесса, был произведен расчет оптимального времени его прохождения.
Более того, эксперты выяснили, что исправление отклонений процесса проходило вручную. Неоднократно совершаемые ошибки стали причиной возобновления работы с самого начала в более чем половине случаев.
Process mining – идеальный инструмент для исправления таких ситуаций. Его применение дает возможность:
- выявлять оптимальные операции для автоматизации, в основном те, на которые уходит больше всего времени;
- отследить отклонения и рассчитать наиболее продуктивные алгоритмы выполнения процессов;
- находить операции, замедляющие процесс, понять причины.
Эксперты называют процессную аналитику панацеей для бизнеса. Кейсы – явное тому подтверждение. Приживется ли технология в нашей стране, а главное, будет ли так же эффективна, пока не до конца ясно. Внедрений не так много (или они закрыты NDA), но плюсы есть – появляются собственные системы.