Электронные трудовые книжки и связанный с ними отчёт СЗВ-ТД действуют в России уже второй год. В этом году форма и порядок заполнения изменятся. Расскажем, на что обратить внимание, чтобы отчитаться без ошибок.
Как заполнять СЗВ-ТД
Заполнять СЗВ-ТД нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей). Ещё в форме нужно отражать другие кадровые события и заявления сотрудников о выбранном формате трудовой.
Текущая форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П. Но она действует только до 1 июля 2021 года. С июля отчитываться нужно будет по новой форме — в редакции постановления от 27.10.2020 № 769п . Для наглядности мы выделили новые графы жёлтым маркером:
Разберём по порядку все разделы, чтобы увидеть, где и что изменится.
Реквизиты работодателя
Сейчас здесь четыре стандартных блока:
- регистрационный номер в ПФР (12 цифр);
- наименование организации или ИП;
- ИНН;
- КПП.
С 1 июля к ним добавится ещё один раздел — «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» . Это блок для правопреемников работодателей, снятых с учёта. Его заполняют, когда нужно подать или скорректировать данные по сотруднику, которые подавал снятый с учёта работодатель.
Сведения о работнике
В этом блоке ничего не меняется. Просто обратите внимание, что данные о сотрудниках должны быть идентичны тем, что внесены в страховое свидетельство или в форму АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь отмечаем, какую трудовую выбрал сотрудник — бумажную или электронную. Не забудьте указать также, какого числа подано заявление.
Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Если нужно скорректировать дату заявления, отправьте форму СЗВ-ТД снова и укажите новую дату. Если данные о поданных заявлениях нужно отменить, впишите старую дату и поставьте крестик в поле «Признак отмены».
Отчётный период
Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года. В новом бланке этой строки не будет.
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельную графу вписываем вид кадрового мероприятия. Их шесть:
- приём;
- перевод;
- переименование;
- установление (присвоение);
- увольнение;
- запрет занимать должность (вид должности).
С 1 июля в этом блоке появится новая графа — «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». Если работник относится к этим категориям, в графе нужно поставить код:
- «РКС» — для районов КС;
- «МКС» — для приравненных местностей.
Подраздел «Наименование»
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» . Здесь ничего не меняется. Заполняем графу по штатному расписанию. Если работник — совместитель, то указываем это.
Графа «Код выполняемой функции» . Графа заполняется, если сотрудник работает по утверждённому профстандарту. С 1 января 2021 года указываем код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
С 1 июля 2021 года эта графа станет обязательной. В ней нужно будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Код будет состоять из пяти цифр в формате ХХХХ.Х, где:
- пятый знак — контрольное число, указанное рядом с кодом группы из того же классификатора.
Например, код бухгалтера «2411.6», код юриста — «2611.8», а код руководителя организации «1120.9».
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ-ТД онлайн
Графа «Причина увольнения». Этот блок тоже не поменяется: пишем в нём причину увольнения и ссылку на нормативный документ, по которому увольняем, включая пункт, часть, статью.
Подраздел «Основание»
В этом подразделе ничего нового. Отметим только момент, о котором часто спрашивают: как отменить запись. Алгоритм такой:
- заполняем СЗВ-ТД теми сведениями, которые нужно отменить;
- в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляем знак «X».
Кому можно сдавать СЗВ-ТД на бумаге
На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Но скоро это изменится: Правительство внесло в Госдуму поправки к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7 ). Сдавать СЗВ-ТД в электронном виде нужно будет всем, у кого работает больше 10 человек. Кроме того, закрепят, что форму может подать не только страхователь, но и его представитель, если у него есть электронная доверенность, подписанная УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.
Когда подавать СЗВ-ТД
Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:
Причина подачи СЗВ-ТД
Срок отчётности
Приём на работу и увольнение
Не позднее следующего рабочего дня
Перевод на другую постоянную работу, заявления о выборе трудовой книжки (если в 2020 году не выбрали по уважительной причине) или кадровое событие, кроме приёма и увольнения
Не позднее 15 числа следующего месяца
Сдать форму СЗВ-ТД через Контур.Экстерн бесплатно
Ответственность за непредставление СЗВ-ТД
Если компания не сдает СЗВ-ТД или сдаст, но не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовую инспекцию. За неоднократные нарушения должностным лицам грозит предупреждение или штраф 300-500 рублей ( ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке.