Справиться самостоятельно со всеми задачами и сделать их идеально невозможно. Как делегировать задачи подчинённым с минимальными рисками? Рассказывает предприниматель, HR-эксперт, основатель HR-агентства для блогеров и онлайн-школ Юлия Горетая.
Когда начинать делегировать❓
Я выделяю две основные причины, по которым понятно, что настало время для делегирования:
- Вы утонули в рутине, операционке, то есть тех задачах, которые можно описать и поручить другому человеку.
- Тратите много времени на то, чтобы разобраться в непрофильной для вас задаче, которой не планируете самостоятельно заниматься в будущем. Привлекайте к этой работе тех, кто в ней хорошо разбирается.
Какие задачи можно делегировать❓
В первую очередь советую передать рутинную работу: подготовку документов, поиск, анализ и визуализацию информации, первичное общение с клиентами и т. п. Также специализированные задачи, в которых плохо разбираетесь.
А вот стратегическими вопросами, например, формированием плана по развитию или ценовой политикой, займитесь сами — это задача руководителя. Более сложные и важные задачи делегируйте новичку постепенно, ведь порой качество их выполнения связано с вашей репутацией.
🤔 Где искать людей и какими качествами они должны обладать
Можно размещать вакансии на job-сайтах вроде HeadHunter, специализированных Telegram-каналах, в группах ВКонтакте, Facebook, у себя в соцсетях, а также поинтересоваться у знакомых. Самое главное — подобрать релевантные каналы для вашей ниши бизнеса и специализации сотрудника.
Бывает, что начинающий предприниматель боится поручить работу незнакомому человеку, ему кажется, что друг или родственник лучше его поймёт и разберётся в задаче. Если друг — высококлассный специалист и вы видели результат его работы, то можно ему довериться. В остальных случаях такой подход ошибочен, потому что вам будет сложно критиковать знакомого, если он плохо выполнит работу, а в результате пострадает бизнес и придётся самому срочно исправлять ошибки.
👩💼 Юлия Горетая, HR-эксперт
В работе лучше ориентироваться на профессионализм и опыт, а не на родственные связи, и поручать задачи специалистам. Идеально, когда в команду приходят люди, которых привлекает ваш бренд. Такие сотрудники разделяют ценности компании, с ними легче выстраивать корпоративную культуру.
📑 На каких условиях привлекать сотрудников
Не всегда требуется сразу брать сотрудников в штат и становиться полноценным работодателем со всеми вытекающими: страховыми взносами, больничными, отпусками, внутренними нормативными документами и прочее. Проектные задачи лучше поручать фрилансерам, которые работают неполный рабочий день. Они трудятся по договору подряда и получают гонорар за выполненные задачи.
Сейчас предприниматели из сферы малого бизнеса активно привлекают удалённых сотрудников на подряде. Зачем раздувать штат и тратить ресурсы на персонал, когда можно заказать услуги, например, у опытного бухгалтера, когда это необходимо? Например, моему бизнесу штатный бухгалтер или юрист пока не требуется.
В плане оплаты труда мне кажется оптимальной такая схема — заработная плата + KPI (ключевые показатели эффективности). Обязательно нужно, чтобы эти KPI можно было посчитать. Например, «увеличить объём продаж на 20% к прошлому месяцу».
👩💼 Юлия Горетая, HR-эксперт
KPI нужны, чтобы замотивировать персонал на целевые действия, необходимые вашему бизнесу.
📲 Как организовать работу и контролировать выполнение задач
Я сторонник такого подхода: создать инструкцию, в которой расписать чёткую последовательность действий для каждого сотрудника. Например, для менеджера по продажам составить скрипт по работе с клиентами, для оператора кол-центра — скрипт телефонного разговора. Храните все регламенты в облаке, чтобы у сотрудников всегда был доступ к последней версии этих документов. Когда все бизнес-процессы регламентированы, контролировать работу подчинённых становится легче. В случае если один сотрудник уходит, а ему на смену приходит другой, передать ему дела будет значительно проще. В итоге — направление не провиснет.
Рекомендую также разбивать сложные задачи на этапы и для каждого установить сроки. Промежуточный контроль повышает шансы на хороший результат, даёт возможность исправить ошибки на ранних стадиях и закрыть задачу в срок.
Первое время компания может обходиться бесплатными инструментами для организации работы. Например, расходы вести в табличке Excel. При небольшом объёме работы, на мой взгляд, специальные программы не нужны. А вот когда задач, клиентов или сотрудников становится больше, информацию необходимо упорядочить. Например, задачи ставить в таск-менеджере, а сделки с клиентами фиксировать в CRM-системе.
📌 Как вести себя с сотрудниками и при каких обстоятельствах прекращать с ними работу
- Выстраивайте бизнес-процессы по-деловому — не стоит заводить близкие отношения с подчинёнными. На первом месте должен быть бизнес. Ни в коем случае не выполняйте работу за сотрудников, стимулируйте их самостоятельно решать проблемы. Часто предприниматели контролируют каждый шаг подчинённого и увлекаются настолько, что выполняют всю работу сами. В итоге работник теряет инициативу и постоянно ждёт от руководителя помощи даже в простых делах.
- Давайте подчинённым обратную связь. Например, если заметили, что сотрудник допустил ошибку в переписке с клиентом, укажите на неё сразу же, объясните, как делать правильно, чтобы больше не сталкиваться с этим.
- Обсуждайте рабочие процессы с командой и прислушивайтесь к предложениям от сотрудников. От них могут поступать ценные замечания по улучшению рабочего процесса.
- Не бойтесь расставаться со слабыми сотрудниками, людьми, которых сложно мотивировать или обучить. Лучше сразу отказаться от услуг некомпетентного специалиста, чем терпеть его неэффективную работу долгое время и в ущерб собственному бизнесу.
Когда в команде уже не два, а два десятка человек, предпринимателю не обойтись без удобного таск-менеджера. Например, Workzen позволяет не только вести клиентские базы, но также ставить задачи сотрудникам, отслеживать статус их исполнения, оплаты заказов и многое другое — всё это онлайн и бесплатно.
Попробовать бесплатно
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.
Ещё статьи:
🔴 Реально ли вести бизнес дистанционно? Проверяем
🔴 3 истории, как удалось не только сохранить, но и расширить бизнес во время пандемии
🔴Начинающий предприниматель? Рассказываем о пяти способах сэкономить