Уже скоро депутаты Госдумы рассмотрят проект закона, который изменит сроки и основные подходы в хранении электронных документов. Олег Наумов, статс-секретарь – заместитель руководителя Росархива, рассказал Клубу ОЦО об основных законодательных нововведениях, а также о создании единой информационной платформы для хранения электронных архивных документов федеральных органов государственной власти, которую со временем смогут использовать и другие организации.
Ключевые законодательные изменения
Проект Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» в настоящее время после долгого экспертного обсуждения направлен в Правительства РФ для внесения в установленном порядке в Государственную Думу РФ. Хотелось бы обратить внимание на основные изменения, которые важно иметь в виду бизнесу.
- В законодательстве закрепляется само понятие «электронный архивный документ». Хотя все представляют, чем отличается электронный документ от бумажного: в бумажном документе информация неразрывно связана с носителем, в электронном – носитель может меняться. Вводится понятие «электронный дубликат» , который будет обладать всеми правами бумажного подлинника. Если документ относится к тем, для которых можно сделать электронный дубликат, то бумажный оригинал может быть уничтожить через год после создания виртуальной копии. Создавать «электронный дубликат» можно на документы временного срока хранения и не входящие в состав документов Архивного фонда Российской Федерации.
- Росархив наделяется полномочиями по подготовке перечня документов, подлинники которых должны храниться на бумажном носителе. Эти документы могут создаваться в системе электронного документооборота, но передаваться на постоянное хранение должны только в бумажном виде. Они должны соответствовать двум основным критериям – иметь непреходящую историческую ценность и быть постоянно востребованы именно как юридически значимые. Поэтому их проще хранить в бумажном виде, чем постоянно переутверждать их юридическую значимость. В настоящий момент основным инструментом подтверждения юридической значимости электронного документа является электронная подпись, которая действительна максимум в течение 3-5 лет. Это вполне удовлетворительно для текущего делопроизводства, но не когда идет речь о постоянном хранении документов.
- Росархив наделяется полномочиями по ведению реестра видов документов . К каждому конкретному виду документа – приказ, распоряжение и т.д. – привязывается срок его хранения. Такой реестр – своеобразный Перечень типовых управленческих архивных документов...
Продолжить чтение статьи бесплатно по ссылке