Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»

Вера Прунцова, директор и главный бухгалтер ОЦО ГК Миррико, рассказала Клубу ОЦО о том, как группа компаний «Миррико» осуществила проект по внедрению электронного архива для долговременного хранения документов, с какими сложностями пришлось столкнуться в ходе этой работы и как они были решены, каким образом обеспечивается юридическая значимость хранимых в архиве электронных документов.

Вера Прунцова - директор и главный бухгалтер ОЦО ГК Миррико

Предпосылки проекта

В рамках проекта по внедрению ЭДО перед компанией встал вопрос долговременного хранения документов – как электронных, так и бумажных. Мы понимали, что каждая ИТ-система предприятия является источником той или иной документальной информации. Однако системы, которые уже существовали в компании, «учить» хранить документы долго и дорого, поэтому мы решили внедрить долговременный архив от нашего ИТ-провайдера по ЭДО.

При создании долговременного архива планировалось реализовать следующие задачи:

1. Занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения
2. Составление графика приема документов на архивное хранение
3. Передача и прием документов на архивное хранение
4. Обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения
5. Выдача дел и документов из архива во временное пользование
6. Доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий
7. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления

Кроме того, мы сформулировали ключевые требования к системе – централизованное хранение информации на срок свыше 10 лет, обеспечение сохранности и юридической значимости документа на протяжении всего срока хранения, воспроизведение электронного документа и его своевременное уничтожение. После этого начался процесс внедрения электронного хранилища.

Организация электронного хранилища в ГК «Миррико»

Жизненный цикл актов, передаваемых в архив – от создания до ежегодной перештамповки, проверки целостности и последующей утилизации – представлен на  рис. 1 .

Каждый документ передается в архив в определенном виде. Если он электронный, то это пакет XML, в который входят файл основного документа обычно в формате Word, файл открепленной подписи и файл основного документа в формате PDF/A (отсканированная версия) (рис. 2). Все это передается в архив в контейнере в zip-формате.

Обеспечение юридической значимости хранимых документов

По каждому документу мы можем проверить время его создания, время подписания...

Продолжить чтение статьи бесплатно по ссылке