Сопроводительное письмо – это разновидность делового письма, которое составляют, чтобы описать направляемый адресату пакет документов.
Информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:
- подтверждает факт отправки;
- представляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
- благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.
Как оформлять
Сопроводительное письмо оформляют на фирменном бланке и проставляют исходящий регистрационный номер отправителя. Письмо пишут по общей структуре, как для деловых писем. В шапке документа указывают наименование компании, фамилию, имя, отчество получателя.
Текст сопроводительного письма пишут в официально-деловом стиле, он должен быть предельно короток и прост.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст документа условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов;
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т. п.).
Первую часть обычно начинают следующими словами: «Во исполнение… направляем вам…», «Высылаем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете).
Вторая часть может содержать следующие слова:
«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»;
«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»;
«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…»
Как оформить информацию о приложении
Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует:
- полного перечисления приложенных к письму документов;
- указания количества экземпляров;
- указания количества листов в каждом из них.
Всегда проставляйте отметку о наличии приложений под основным текстом письма. Она облегчает обработку почты и в вашей организации, и у адресата, снижает вероятность потерять приложения.
Если вы называете отправляемые документы непосредственно в тексте письма, в отметке достаточно указать количество листов и экземпляров. Пример: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».
Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, а перечислить их в отметке. Пример: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».
Совет: Если адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному, сделайте такую отметку: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».
В заключительной части сопроводительного письма укажите:
- подпись отправителя;
- должность отправителя;
- фамилию, имя, отчество отправителя.