Когда я слышу или вижу этот термин, мне становится смешно. Особенно, когда этот термин сопровождается фразой «из опыта».
В 2002 году на новом предприятии оптовой торговли я столкнулся проблемой. Часть сделок проводилось с комиссионным вознаграждением покупателя. Банальный «откат». Менеджер договаривался об определённом проценте от сделки и предприятие его оплачивало либо полностью, либо половину из своих доходов. Собиралась информация, обсчитывалась, подписывались документы, оформлялись ведомости и по ним выдавались денежные средства. Это было несложно, пока менеджеров было 5-10 человек. При 50-ти менеджерах возникали проблемы. Часто менеджеры просто обманывали, увеличивая свой доход. Это вызывало обратную реакцию – обзвон клиентов с вопросом, типа дали вам взятку или нет? Это при том, что не предприятие выступало стороной в этом договоре, а менеджер.
Я сделал просто. Ещё в начале деятельности обсчитал эти затраты. Они показали стабильную цифру по периодам –в среднем 5% от наценки. Эту сумму добавил в расчёт зарплаты менеджера, переведя все их договорённости в личный формат, убрав из сделки предприятие. В итоге у меня получилась дешёвая конструкция – есть наценка, которую принёс менеджер и есть процент вознаграждения, о котором мы с ним договорились. А отношения менеджер – клиент вынес за рамки деятельности предприятия. То есть менеджер платил комиссионные из личных средств. Это всех устроило. У меня расчёт зарплаты даже без программирования (цифровизации) занимал несколько минут – отчёт по наценке сбросил в EXCEL и умножил на процент вознаграждения. Ведомость готова.
Через 10 лет консультировал бывшего конкурента. Они эту проблему решили через цифровизацию. Наняли программиста и он по сложному алгоритму написал программу расчёта заработной платы менеджера, куда они сами вносили комиссионное вознаграждение. Обошлось им это в 1,5 млн. рублей. Итог – менеджеры изымали до 70% полученной предприятием наценки. Собственники влезли в кредиты, чтобы платить им зарплату.
В 2005 году принял должность филиала курьерской фирмы. Для оптимизации документооборота была создана программа оформления договоров. Информации требовалось для ввода немного, но, так как программа была одинакова, как для Красноярска, так и для Санкт-Петербурга, она не учитывала особенности товарооборота. Плюс ко всему выдавала полный комплект документов на каждую сделку – 6 листов. Понимания того, что это в основном розничный бизнес, ни у кого не было.
Что это значит? К вам приходит не предприятие, а его представитель, то есть физическое лицо с подотчётными суммами. Аналогично, как в магазин за канцтоварами или гвоздями и вы ему выдаёте чек и кучу юридических документов. Тратите на это от 20 минут на каждую сделку стоимостью 240 рублей, $10 по тому курсу. При этом по всем сделкам надо сделать отчёт и выдать юрлицам акты выполненных работ, которые оформляются в отдельной программе.
Решение. Ставлю стандартную программу управленческого учёта. Это вместе с созвоном и вызовом менеджера около 2-3 часов. Ввожу информацию и делаю анализ. Результат анализа – 80% сделок идут по маршруту Санкт-Петербург – Москва. Абсолютное большинство, более 90%, из них не требуют оформления договорных отношений. То есть формализуются на половине стандартного листа . Создал формализованный документ в Word , разместил его на рабочем столе компьютеров менеджеров. Всей работы – записать данные получателя. Это 2 минуты при скорости печати 60 знаков в минуту.
А аналитику и отчёты делала программа. Чтобы не тратить время на оформление заявки в программе, тоже формализовал её. Что это значит? В программе был забит готовый образец заявки, который вызывался набором цифрового кода. Достаточно было поменять контрагента и дату по установленному формату. То есть менеджер не мог изменить формат даты. Не буду объяснять почему так важен правильный ввод формата информации в информационные системы. Надо знать, что это важно и нарушать его нельзя. При самостоятельном вводе очень часто ошибаются именно в формате ввода информации. Затраты на такое оформление - 1 минута без шансов на ошибку.
В чём суть цифровизации рабочих мест?
1. Надо понимать, что любое ПО предназначено исключительно для повышения производительности труда сотрудника. Но машины и механизмы к которым относится ПО лишь один из трёх способов повышения отдачи от сотрудников и это способ не всегда повышает отдачу, как и два других. То есть надо выбрать оптимальный способ. И при цифровизации необходимо воздействовать на те операции, на которых вы отдачу увеличите, а не уменьшите.
2. Чтобы понять на какие операции требуют повышения производительности труда через цифровизацию, необходимо сделать планирование производственного цикла. На нём будут видны экономические эффекты и наиболее целесообразный способ повышения отдачи. Многое можно сделать в уме, но для этого всё равно требуется объективный анализ. В примере с курьерской компанией я для начала повысил производительность труда именно в анализе информации директором предприятия, что не было сделано на предприятии в течение пяти предыдущих лет его работы. И только после этого смог определить по каким операциям мне необходимо повышать производительность труда с помощью ПО. При этом я использовал, как стандартное офисное ПО, так и специальное для организации управленческого учёта.
3. Просто «тупо» цифровизировать не получится. У каждого предприятия свой технологический цикл и своё разделение труда. То, что работает на одном предприятии, не даст эффекта на другом.
4. Чтобы провести цифровизацию, необходимы знания хотя бы основ менеджмента. Это невозможно сделать «из опыта» вашего, моего или иного «гуру» цифровизации.
Когда я в очередной раз слышу, что кто-то предлагает вам цифровизацию рабочих мест, у меня, как у технаря, в мозгу всплывают выражения, за которые цифровые алгоритмы социальных сетей отправят меня в бан.
Я не учу цифровизации. Я учу управлять предприятием. Цифровизация всего лишь один из способов повышения отдачи и не всегда работает эффективно.
Перечень лекций можно посмотреть по ссылке.
