Выиграть в жизненной игре не всегда легко.
Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, привыкли изо всех сил учиться новому и справляться с повседневными задачами и требованиями.
Например, вам постоянно трудно справляться с вашими рабочими задачами и проектами?
А как насчет личной жизни? Удалось ли вам быть в курсе своих финансов, таких как налоговые декларации?
К счастью, если в настоящее время вы все время чувствуете себя занятым и изо всех сил пытаетесь найти достаточно времени, чтобы заняться тем, что вам нужно и чем вы хотите, - у меня есть решение для вас.
Все зависит от того, как вы расставляете приоритеты для своих задач.
Сделайте это неправильно, и вы всегда будете жертвой занятости; сделайте это правильно, и вы станете мастером продуктивности и достигнете своих целей и мечтаний.
Итак, вы готовы найти выход из суеты?
Если да, то читайте дальше ...
Приоритезация задач с помощью метода надстройки
Дайте угадаю, вам, наверное, интересно, что такое метод надстройки?
Что ж, это справедливый вопрос, поскольку этому методу обычно не учат в школе или колледже. (Хотя, думаю, так и должно быть.)
Проще говоря, метод надстройки - это способ количественной оценки ценности каждой из ваших задач, позволяющий быстро и легко расположить их в порядке важности.
Я использую метод надстройки много лет, и он оказался невероятно эффективным и полезным как в моей работе, так и в личной жизни. Например, как предприниматель с женой и двумя детьми очень важно, чтобы я распоряжался своим временем, чтобы все, что связано с работой, было выполнено, чтобы у меня было достаточно свободного времени, чтобы проводить время с семьей.
Я помню, как запустил Lifehack в 2005 году. Я создал веб-сайт, чтобы делиться советами по продуктивности, чтобы облегчить жизнь. Если честно, сначала меня немного удивил невероятный успех сайта. Всего за несколько лет с момента создания он превратился в один из самых читаемых веб-сайтов, посвященных вопросам продуктивности, здоровья и образа жизни, в мире - с более чем 12 миллионами читателей в месяц. Уверен, вы можете себе представить, с каким количеством проблем я лично столкнулся как основатель и генеральный директор такой быстрорастущей компании.
Однако там, где есть проблема, есть решение!
В этом конкретном случае, чтобы помочь мне справиться с моей чрезмерной рабочей нагрузкой, я создал метод надстройки. Это не только помогло мне справиться с поставленными задачами, но также помогло снизить уровень стресса и восстановить баланс между работой и личной жизнью. И, как вы увидите, он может сделать то же самое для вас.
Скачали бесплатное руководство и готовы?
Вот как распорядиться своим временем и добиться желаемого…
Первое, что нужно знать, это то, что каждая задача состоит из трех компонентов:
- Намерение : зачем вы это делаете
- Ценность : какие преимущества приносит вам эта задача
- Стоимость : от чего вы должны отказаться или от чего нужно инвестировать, чтобы достичь ценности (в ресурсах, затраченном времени и т. Д.)
Чтобы иметь возможность определять правильные задачи, на которых нужно сосредоточиться, и тратить на них нужное количество времени, вам необходимо знать, как их оценивать.
Вот где пригодится метод надстройки.
Этот целостный метод помогает вам взглянуть на свои задачи и действия в перспективе. Например, если вы пишете книгу, вы можете использовать этот метод для планирования, написания, редактирования, публикации и продвижения своей книги. Чтобы сделать это успешно, вам нужно знать, какие действия следует предпринимать на каждом этапе пути - начиная с вашей первоначальной идеи и заканчивая достижением вашей книги №1 в чартах Amazon!
Я счастлив сказать, что метод надстройки прост для понимания и реализации. Вам просто нужно выполнить четыре простых шага:
Шаг 1. Начните с ясного намерения
Подумайте обо всех задачах, которые у вас есть под рукой, и на мгновение подумайте, зачем вам это нужно.
Для каждой задачи задайте себе вопрос:
- Какую пользу я получаю от этой задачи?
- Поможет ли это действие мне добиться прогресса в достижении моей цели или цели моей компании на этой неделе?
Чтобы дать вам пример того, как это сделать, рассмотрим такую задачу, как проверка вашей рабочей электронной почты.
Это задача, которая поможет вам быть в курсе того, что происходит в вашей компании, а также позволит вам видеть и выполнять запросы и задачи, назначенные вам. Это задача, которая при правильном управлении принесет пользу как вам, так и вашей компании.
Шаг 2: Определите ценность задачи
Следующим шагом является сортировка вашего списка задач по одной из трех категорий. То, где вы решите их разместить, будет зависеть от вашей цели.
- Должны иметь : абсолютно необходимы для достижения цели. Без этого результат бессмысленен.
- Должен иметь : важно, но не критично. Однако его отсутствие может уменьшить влияние на конечный результат.
- Хорошо иметь : это хорошо, но отсутствие этого не окажет негативного влияния на вашу цель.
Позвольте мне воплотить это в жизнь на примере, который вам понятен.
Вам необходимо представить директорам своей компании работу, проделанную вашей командой за последний квартал.
- Необходимые компоненты : создайте презентацию PowerPoint с подробным описанием ключевых задач и проектов, выполненных вашей командой за последний квартал. Кроме того, найдите время, чтобы попрактиковаться в выступлениях в презентации со слайдами.
- Должны быть : обратная связь от вашей команды с указанием важных вех и достижений за последний квартал. Вы можете запросить эту обратную связь по электронной почте, но запросите более подробную информацию на личных встречах.
- Полезно иметь : время подумать о том, как вы хотите преподнести своим директорам и какой акцент вы хотите передать. Вы также можете потратить некоторое время на беседу с коллегами, чтобы получить их вклад в вашу презентацию.
Следующим шагом является количественная оценка каждой из этих задач в том, что вы оцениваете с помощью чисел.
Вы можете сделать это, присвоив каждой задаче числовое значение. Чем больше число, тем важнее / срочнее / ценнее.
Чтобы упростить визуализацию, мы не используем линейную шкалу, например от 1 до 10, вместо этого мы используем набор чисел Фибоначчи (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 и т. Д.), Которые естественным образом создают больший интервал между числами.
Итак, используя приведенный выше пример, вы можете упорядочить задачи следующим образом:
Необходимые вещи
- Создайте презентацию с помощью PowerPoint (значение 13).
- Потратьте время на отработку своей презентации (Ценность 8).
Должен иметь
- Отправьте электронное письмо своей команде с просьбой поделиться мнением о важных задачах, проектах и достижениях за последний квартал (значение 5).
- Встречайтесь один на один с членами команды, если вам нужна более подробная информация об их отзывах (значение 3).
Хорошо иметь
- Пора подумать о том, как вы хотите представить работу своей команды своим директорам (значение 2).
- Пора встретиться с коллегами, чтобы узнать их мнение о том, как ваша презентация будет выглядеть и звучать (значение 1).
Шаг 3. Оцените стоимость задачи и расставьте приоритеты
Рассмотрев приоритет каждой задачи, следующим шагом будет оценка стоимости каждой задачи, в частности их временных затрат.
Я уверен, что вы можете себе представить, что некоторые задачи являются сложными и требуют особой сосредоточенности или, возможно, даже внешней помощи. Сложность или сложность задачи отражается во времени, необходимом для ее выполнения.
Чтобы рассчитать временные затраты, я предлагаю вам приблизительно оценить, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Лучше всего это сработает, если вы разделите время на получасовые интервалы.
0,5, 1, 1,5, 2, 2,5, 3
Я не рекомендую вам заниматься задачей дольше 3 часов. Это потому, что любое время дольше этого указывает на то, что ваша задача, вероятно, слишком велика и выиграет, если она будет разбита на более мелкие, более управляемые части.
А теперь самое интересное ...
Как только вы узнаете стоимость и временные затраты ваших задач, вы можете рассчитать окончательный балл для каждой задачи, который затем позволит вам расставить приоритеты для ваших задач от самого высокого до самого низкого.
Как рассчитать окончательный результат?
Просто разделите ценность задачи на ее временные затраты.
Вы можете увидеть это в действии в таблице ниже:
Шаг 4. Запланируйте задачи
Зная приоритетность ваших задач и приблизительное время их выполнения, теперь у вас есть ключи к позитивным и продуктивным действиям.
И хорошая новость в том, что это действительно очень просто.
Вам просто нужно запланировать свои задачи в еженедельнике - выбирая, в какой день и в какое время вы должны выполнять каждую задачу.
Как только вы начнете следовать этому методу надстройки, вы быстро преодолеете любое чувство подавленности. Это потому, что у вас всегда будет организованный еженедельный план, который позволит вам распоряжаться своим временем и достичь своих целей.
И еще хорошие новости ...
Через некоторое время после применения метода надстройки вы заметите, что начинаете создавать прочную рутину для некоторых повторяющихся задач, таких как регулярные встречи и ответы на электронные письма. А рутины - это фантастический способ сэкономить ваше время и энергию, поскольку они помогают автоматизировать ваши задачи и уберегут вас от отвлекающих факторов.