Когда отправляете письмо по электронной почте или сообщение в мессенджере, проверьте получателя. Иначе есть риск, что конфиденциальную информацию получит третьей лицо. Из-за такой утечки у юриста могут начаться проблемы вплоть до того, что его выгонят из профессии. Об одном из таких случаев сообщили зарубежные коллеги.
Инцидент произошел в 2019 году с Викторией Уилан. Она была в должности помощника солиситора в группе по коммерческим судебным разбирательствам английской фирмы Dutton Gregory. В роковой день женщина отправила электронное письмо, но по ошибке адресовала его не тому получателю. Во вложении к письму были документы, которые изначально должен был получить клиент юрфирмы, в которой работала Уилан.
День, когда Виктория отправила документы по ошибочному адресу, был последним в дедлайне. Из-за этого клиент решил сам поинтересоваться, когда он получит бумаги. Юрист запаниковала и ответила, что отправила их. При этом она отметила, что письмо не дошло, потому что его заблокировал брандмауэр из-за большого объема вложенных файлов.
В тот же день Виктория Уилан сообщила об утечке данных руководству своей фирмы и извинилась за отправку электронного письма, в котором обманула клиента.
Фирма сообщила произошедшем в SRA (Регулирующий орган для солиситоров) и в Управление комиссара по информации. Компания также провела внутреннее расследование. В результате Уилан вынесли письменное предупреждение.
Дисциплинарный суд (Solicitors Disciplinary Tribunal) также высказал свое мнение по поводу случившегося. Регулятор отметил, что после случившегося Виктории Уилан не стоит запрещать работать в профессии.
— Когда отправляете электронное письмо, проверяйте не только адрес получателя. Убедитесь, что указали тему письма. Проверьте текст сообщения на ошибки.
— Постарайтесь избавиться от лишних знаков препинания и форматирования. Например, восклицательные знаки, CapsLock, выделение цветами текста получатель может воспринять как излишнюю эмоциональность или агрессию. Выделения цветом отвлекают человека от текста.
— Разбивайте текст на абзацы, пишите подзаголовки, нумеруйте вопросы. Некоторые письма легче воспринимать в формате списков.
— Убедитесь, что не забыли прикрепить файлы к письму. В следующий раз начинайте письмо именно с этого. Помните, что все вложения нужно подписать.
