Из-за постоянно растущих требований к себе и своей работе, ритма жизни в целом современные специалисты все чаще перестают замечать, на что тратят свое время. Идеальный для них сценарий дня: работа, закрытые дедлайны, личные дела и возвращение домой в срок. Но планы зачастую меняются, а о повышении эффективности всерьез задумываются лишь руководители.
Что такое управление временем, знают далеко не все, а интересуются – еще меньше. Недостаток информации вызывает у сотрудников страх и опасение за собственную свободу и личное пространство, поэтому некоторые выступают против внедрения тайм-менеджмента в компании. Специалисты начинают думать, что отныне придется работать, не убирая рук с клавиатуры и не поднимая головы. Для них тайм-менеджмент – это надзиратель, стоящий за спиной и следящий за любым действием. Но все ли так страшно на самом деле?
Контролировать время при помощи тайм-менеджмента придумали давно. Если покопаться в интернете, можно встретить миллионы ссылок на ресурсы и порталы по теме. Везде говорят об одном: нужен отлаженный механизм, помогающий грамотно распределять время.
Тайм-менеджмент и новые технологии
Начинать что-то новое всегда сложно. Важно понимать, на что тратится время, насколько продуктивно оно расходуется. В этот момент возникает вопрос: как расписать свой день поминутно? А неделю? Месяц? Сделать это возможно, лишь имея желание и целеустремленность. Но большинство бросает затею, так и не начав глубоко изучать тайм-менеджмент. В такой ситуации на помощь приходят технологии.
В современном мире придумано много продуктов, способных контролировать время. Их главные функции – определять, сколько вы работаете, отдыхаете, тратите на выполнение тех или иных задач. Лучшие из подобных инструментов, например, система CrocoTime , помимо всего прочего, автоматически предоставляют статистику сотрудников.
Дальше – больше
Следующий этап повышения эффективности – анализ деятельности и отказ от бесполезных дел. Здесь также на помощь приходят автоматические системы учета рабочего времени – они превращают секунды и минуты в понятный график с данными. Конечно, программа не в силах заставить избегать постоянных отвлечений, определяться с планом выполнения задач, но само понимание, что действия (полезные и не очень) контролируются, поможет держать руку на пульсе.
Хочешь изменить мир – начни с себя
Чтобы ускорить процесс повышения эффективности сотрудников, начните с себя и следуйте советам:
планируйте. Составляйте список задач, обозначайте их важность и, выполняя, начинайте с приоритетных;
не бойтесь говорить “нет”. Нужно уметь прощаться с теми, кто мешает реализации ваших планов и не ценит время;
не отказывайтесь от сложных дел. Простое правило: если не хочешь что-то делать, выполни это в первую очередь. В таком случае все оставшееся время вы будете довольны собой и своей работой. Позитивный настрой способствует продуктивности;
отсеивайте информацию. Наш мозг устроен так, что ему не под силу вобрать в себя сразу все знания современного мира. Опрометчиво терять время на то, что не принесет вам пользы;
отдыхайте. Не стоит думать, что чем больше вы трудитесь, тем выше результаты. Каждому нужны паузы (именно паузы, а не прокрастинация). Работа без перерывов увеличивает шанс допустить ошибку в неподходящий момент.
Внедрение опыта
Изменив себя, можно переходить и к миру, а точнее, к своим подчиненным. Знакомить их с тайм-менеджментом важно грамотно:
- в первую очередь расскажите о том, что это такое. Обозначьте цели, задачи, обоснуйте, почему это выгодно. Важно замотивировать сотрудников;
- дождитесь обратной связи. Подчиненные в первую очередь – люди, и они имеют право голоса. Если кому-то что-то непонятно, стоит сразу внести уточнения. Закулисные интриги портят атмосферу в коллективе;
- научите. Только лишь вашей информации о нововведениях может оказаться недостаточно. Необходимо обеспечить специалистов книгами и видеоуроками, провести обучающие курсы. Для автоматического самоконтроля рабочего времени предложите подчиненным систему учета , желательно ту же самую, на которой учились сами;
- не забывайте мониторить эффективность, внедряя тайм-менеджмент, лично или при помощи другого сотрудника. Хотя система учета может и сама следить за результатами специалистов, некоторые из подобных программ предназначены для крупных компаний с большим количеством сотрудников;
- проанализируйте. Спустя время после внедрения системы дайте оценку работе: что получилось, а что нет, довольны ли подчиненные нововведениями.
Сейчас бизнес сложно представить без тайм-менеджмента и программ, контролирующих рабочее время. Это уже не мейнстрим, а необходимые инструменты, без которых любая компания не может быть максимально эффективной.