Нехватка времени – это бич современности. Люди разрываются между рабочими задачами, стараются совместить их с домашними делами, а в конце концов приходят к выводу, что последние годы почти не уделяли времени лично себе и окончательно выгорели.
Чтобы не доводить до крайностей, многие идут на курсы или читают книги по тайм-менеджменту. Действительно, рынок наводнён информационными продуктами по этой теме. Вопрос в том, какого они качества. Да и каждый хороший тренер предлагает свою методику управления временем, но не факт, что она подойдёт именно вам.
В этой статье я предлагаю несколько универсальных принципов тайм-менеджмента. Один из них обязательно отзовётся для вас и подскажет, в каком направлении двигаться дальше.
1. Принцип фруктового компота
Наиболее наглядно наш день можно представить в форме трёхлитровой банки. Туда можно положить семь или восемь среднего размера апельсинов, и банка будет казаться полной. Но если хорошенько потрясти банку, внутрь войдут ещё несколько некрупных слив. Они займут свободное пространство между апельсинами. Теперь, кажется, банка и вовсе заполнена целиком. Но это иллюзия – в ней ещё много места для мелкого винограда.
Эта метафора отражает перечень выполняемых дел в течение дня. «Апельсины» – это самые важные дела, требующие времени и сил. Например, работа над крупным проектом. «Сливы» могут быть менее важными или более простыми в исполнении задачами. Скажем, написать письмо по работе или заехать навестить родственника. Ну а «виноград», как правило, делается между другими делами. Это, скажем, походы в магазин и уборка по дому.
Образ трёхлитровой банки напоминает о том, в какой последовательности надо собирать наш «компот». Планировать стоит самые важные дела, иногда дела из разряда «слив». Потому что для мелочей время и силы найдутся. А вот если вы свою банку с самого утра до краёв наполните «виноградом», уже не сможете впихнуть туда ни одного «апельсина».
2. Квадрант Кови или матрица Эйзенхауэра
Этот инструмент позволяет структурно разбить задачи. Авторство этого метода приписывают президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он использовал его для повышения собственной продуктивности. Но наиболее подробно техника работы с квадрантом описана в книге Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».
Суть методики в том, что вы оцениваете все дела по двум шкалам: важности и срочности. Получается 4 квадрата:
- Важные и срочные. С этими делами обычно не возникает никаких вопросов, мы делаем их, как только они появляются в поле нашего зрения.
- Срочные и неважные. Так можно назвать дела, с которыми справилась бы ваша секретарша (конечно, если она у вас есть). Когда сделать надо, но качество особой роли не играет. Например, ответ на не очень важное деловое письмо или поздравление с днём рождения клиента или партнёра, с которым у вас нет личных отношений. Эти задачи Кови рекомендует делегировать.
- Неважные и несрочные. На эти дела, а точнее занятия, стоит обратить пристальное внимание. В основном это так называемые тайм-киллеры, с помощью которых мы стараемся отвлечься и отдохнуть. На самом деле подобные занятия лишь нагружают нашу психику ненужной информацией. Их стоит безжалостно исключать из графика. Как вычислить тайм-киллеров, которые умеют искусно прятаться, расскажу в следующей методике.
- Важные и несрочные. Самый важный квадрат, по мнению Стивена Кови. Именно здесь хранятся наши планы прочесть полезную книгу или пройти образовательный курс, а также всевозможные личные проекты, до которых редко доходят руки. Важно осознать, что все эти дела по-настоящему важны. И если мы исключим дела из третьей категории, а дела из второй – делегируем, у нас как раз останется для них время.
3. Контроль времени
Эту технику детально разработал Глеб Архангельский. Чтобы эффективно применить её, придётся несколько недель тщательно вести дневник, где будут фиксироваться все ваши занятия в течение дня. Проблема нехватки времени в том, что мы часто сами не замечаем, на что тратим драгоценные часы. Ведение дневника поможет зафиксировать потерянные промежутки и выловить тайм-киллеров.
Есть и другая сторона. Люди, склонные к перфекционизму, не успевают ничего не потому что ленятся, а потому что планируют слишком много дел. Таким людям дневник поможет осознать, что они действительно успевают очень много за день и нужно просто слегка снизить планку требований к себе.
4. Никакой мультизадачности
Ещё несколько лет назад умение решать несколько задач одновременно и быстро переключаться между ними очень ценились работодателями. Но сейчас всё больше специалистов склоняются к мысли, что многозадачность лишь излишне повышает напряжение и в итоге негативно сказывается на результатах работы. Это справедливо для большинства, но есть исключения, которым без хаоса никак, для них мультизадачность – родная стихия. Этих людей трогать не будем.
Для остальных - самый простой совет по борьбе с попытками решить кучу проблем одновременно. Составьте список задач, которые вы планируете выполнить за определённое время. Например, напишите, что нужно сделать в течение рабочего дня. Обязательно расставьте их по приоритетности, для этого можно использовать описанный выше квадрант Кови. И далее приступайте к работе строго по списку. Не начинайте пункт два, пока не выполнен первый. Старайтесь даже не думать о других задачах, только о той, что делаете сейчас.
И очень важное правило: когда список выполнен, позвольте себе отдохнуть. Даже если вы справились быстрее, чем планировали, не беритесь за другую работу, пусть останется на завтра. Это очень важный момент в профилактике перфекционизма.
5. Делайте то, к чему сейчас лежит душа
Если предыдущий способ подходит людям, которые занимаются более механической работой, то этот – для личностей творческих. Он подойдёт тем, кому для работы нужно, что называется, поймать вдохновение.
Напишите список всех своих дел. Вот прям всех, от протирания пыли до написания очередной главы докторской диссертации. Можно не расставлять по приоритетности, но важно записать всё, что планируется на день.
Затем, как рекомендует Марк Форстер, нужно спокойно посмотреть на получившийся список и выбрать то, что вам в данный момент нравится больше всего. Не важно или срочно, а именно привлекает. Затем приступайте к делу и занимайтесь им, пока не надоест. После этого выбирайте следующий пункт.
На первый взгляд можно предположить, что человек по этой методике будет весь день заниматься ерундой и так и не дойдёт до важного. На самом деле нет. Составив список, мы даём команду мозгу, и он начинает продумывать план действий. И пока мы моем посуду, в голове может строится план очередной главы диссертации. Когда этот процесс завершится, мозг даст команду изложить всё на бумаге. Мы в такие моменты думаем, что нас посетило вдохновение.