Организация тимбилдинга и бизнес-тренинга — дело достаточно трудозатратное, особенно если заниматься этим на непостоянной основе. Мы собрали для вас небольшой обзор важных моментов, на которые стоит обратить внимание, чтобы упростить этот процесс и при этом подготовить действительно качественный бизнес-тренинг или тимбилдинг.
Дедлайны
Любое дело проще всего довести до конца, если перед тем как взяться за него, расставить дедлайны для каждого его этапа. В среднем на организацию бизнес-тренинга или тимбилдинга для относительно небольшого количества участников уйдет около полутора-двух месяцев. Если речь идет об организации мероприятия для более чем сотни человек — смело закладывайте полгода.
Команда
Одному человеку все распланировать и сделать это идеально вряд ли под силу, поэтому следует собрать команду, членам которой вы сможете делегировать те или иные задачи. В команду могут войти ваши сотрудники, которым интересно взять на себя ответственность за некоторые задачи, а оповестить их о такой «вакансии» можно посредством рассылки.
Команду необходимо сразу и в подробностях просветить о чем идет речь: рассказать о том для кого конкретно, где и что проводят, а также зачем и когда.
Список участников
Что для тренинга, что для тимбилдинга, кажется, что определить состав участников можно просто просмотрев количество работающих в отделах, для которых организовывается мероприятие, сотрудников. Однако не все так просто: в некоторых случаях нужно исходить из того, насколько это мероприятие обязательно к посещению, могут ли к нему присоединиться удаленные работники и как, на какое максимальное количество людей будет рассчитан бюджет.
Бюджет
Самый простой способ запланировать бюджет для тимбилдинга или бизнес-тренинга — обсудить этот вопрос с начальством, вспомнить о том, во сколько компании обходились предыдущие подобные мероприятия. В бюджет войдут затраты на бронирование помещения и всяческие лицензии на его проведение, на оплату работы ведущих и обслуживающего персонала и прочих активностей, на еду и напитки, на страховку, на трансфер и размещение. Кроме того, стоит заложить сюда и неприкасаемый запас на случай, если что-то забыли учесть или что-то пошло не так.
Точное время
Если на начальных этапах планирования достаточно примерно назвать хотя бы месяц, на который назначено мероприятие, то в какой-то момент придет время, когда нужно будет определить четко дату и часы проведения тимбилдинга или бизнес-тренинга. Эти переменные зависят от наличия или отсутствия праздников, выходных и отпусков, от свободного времени выступающих или ведущих, от рода активности и других нюансов вроде прогноза погоды.
Точное место
Так же как и со временем, с местом тоже придется определиться поточнее. Есть ли там отель поблизости? Как до него добраться? Что там с едой? Можно ли там проводить часть активностей на открытом воздухе? Сколько народу поместится? Есть ли там интернет и необходимое оборудование? Нужно ли получать дополнительные разрешения? Есть ли парковка? А может, все устроить на территории офиса?
В деталях
После того как все в общих чертах определилось, самое время сосредоточиться на деталях. Предстоит проверить и определить некоторые тонкости. Нужно ли участникам мероприятия брать что-то с собой — например, специальную одежду, крем от загара или зонт? Потребуется ли отель и как все в нем будут размещаться? Кто платит за еду и напитки и где их брать? Трансфер организует компания или сотрудники доберутся самостоятельно?
Гид по мероприятию
Тимбилдинг это или бизнес-тренинг, работники наверняка с большей охотой примут в нем участие, даже если оно обязательное, когда будут знать, что конкретно их ждет. Для них необходимо создать небольшую программу мероприятия, в которой будут четко определены время начала и окончания, место, активности, задачи и цели. В гиде, который сотрудники должны получить хотя бы за пару недель до мероприятия, также нужно указать все необходимые контакты и упомянуть, что могут быть сделаны изменения в планах.
Будете вы заниматься организацией бизнес-тренинга или тимбилдинга в первый раз или в тридцать первый — это всегда непросто. В некоторых случаях, особенно если вы не видите возможности собрать команду для организации мероприятия на работе, стоит обратиться за помощью к тем, кто занимается организацией таких встреч профессионально.
Агентство АВИА ЦЕНТР может не только организовать тимбилдинг или бизнес-тренинг, но еще и провести их. Наши профессионалы знают как сплотить коллектив и повысить продуктивность команды при помощи оригинальных сценариев для тимбилдингов, которые разрабатываются исключительно по запросам клиента. Кроме того, мы владеем впечатляющим списком методик для обучения сотрудников новым навыкам и улучшения качества их работы. Обращайтесь к нам!