Мы сделали небольшую инструкцию, которая поможет разобраться в том, как спланировать командировку в 2021 году.
Командировка — это путешествие работника для выполнения поручения за пределы места его постоянного проживания на определенный срок по распоряжению работодателя.
Все расходы, связанные с командировкой оплачивает работодатель, будь то билеты на поезд, самолет или аренда автомобиля и его дозаправка, отель или апартаменты, трансфер, суточные, бизнес-завтраки или ужины, услуги прачечной, чтобы подготовить костюм для важного совещания, и непредвиденные траты, связанные с форс-мажорами.
Решение и приказ
Отправление работника в деловую поездку начинается с принятия решения о необходимости такого путешествия. За этим следует оформление приказа, изданного по определенной унифицированной или созданной руководителем форме, в которой указываются номер и дата приказа, ФИО и место работы сотрудника (с указанием структурного подразделения), место назначения (компания, город, страна), срок и даты, цель, номер служебного задания и другие важные данные, будь то основание издания такого приказа или обозначение источника финансирования поездки. Приказ визируется руководителем, его данные заносятся в журнал регистрации приказов. После этого документ демонстрируется командируемому под роспись с датой ознакомления.
Средства на командировочные расходы
Далее работник пишет заявление о выдаче средства на командировочные расходы, которое должен согласовать руководитель, это заявление регистрируют в журнале регистрации заявлений. На основании заявления о выдаче средств заполняется расходный кассовый ордер, который также подписывается руководителем, а еще главбухом.
Само планирование командировки включает оформление всех необходимых билетов и документов, которые нужны, чтобы поездка состоялась, а также назначение всех встреч и проработка логистики, доставки сотрудника до места их проведения. Однако для кадровика наибольшее значение имеет учет рабочего времени и проставление соответствующих отметок в табеле.
За командируемым на время его отсутствия сохраняется рабочее место и средний заработок за все дни не только самой командировки, но и путешествия до и из места назначения. Если часть командировки выпадает на выходные или праздничные дни, работник за них получит компенсацию по двойной ставке или будет иметь дополнительный выходной в будущем.
Отчеты
По возвращению из командировки работник готовит и предоставляет отчет о выполнении задания, сроки оформления которого регулируются актами компании.
Кроме того, сотрудник обязан подтвердить все командировочные расходы: билеты, отели, такси, оформление заграничного паспорта и визы, однако ему не требуется отчитываться по суточным, которые по своей сути играют роль компенсации за нахождение вне дома. Суточные, кстати, могут быть любого размера, но не менее 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для деловых поездок за границу. Подтверждением расходов считаются посадочные талоны, чеки, квитанции и прочие платежные документы, на основе которых в течение трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен подготовить и предоставить авансовый отчет.
По результатам авансового отчета сотруднику возмещают понесенные сверх предоставленного аванса расходы.
Упростить процессы оформления командировки в 2021 году можно обратившись за помощью к профессионалам или установив модуль нашей онлайн-системы Colibri.travel в корпоративный 1C, который позволит обрабатывать всевозможные командировочные документы значительно быстрее.