Организация путешествия и в обычной жизни всегда связана с огромным количеством непредвиденных расходов. Что уж тут говорить о деловых поездках, которые многим компаниям необходимо организовывать в огромных количествах. В нашем сегодняшнем обзоре мы расскажем вам как управлять тревел-бюджетом в условиях постоянно меняющихся цен на авиаперелеты, бронирования в последнюю минуту, форс-мажоров и прочих непредвиденных обстоятельств.
Тревел-политика
Без тревел-политики ни одна компания не сможет успешно отправлять своих сотрудников и директоров в рабочие поездки. Это самый первый шаг, который вовсе не призван ограничивать работников жесткими рамками, а наоборот, нужен для того, чтобы стандартизировать поездки, сделав их жизнеспособными в любых условиях и учтя всевозможные варианты развития событий и ошибки.
Тревел-политика компании представляет собой список актов и правил. Он включает сроки бронирования, ведь чем раньше покупать билеты, бронировать отели и площадки для проведения встреч, семинаров и конференций, тем более шансов получить скидку, найти наиболее низкий тариф или и вовсе — варианты с возможностью отмены.
В тревел-политике прописываются предпочтительные поставщики услуг, ведь работая с определенным набором авиакомпаний, сетей отелей, компаний по аренде автомобилей больше шансом получать дополнительные скидки и баллы. Это вовсе не значит, что если не было найдено рейсов одной из таких компаний для конкретной поездки, лететь нельзя.
В тревел-политике описывается размер суточных, а также может быть указано на что помимо еды командируемому могут выделить деньги. Это могут быть и оплата услуг прачечной, парковки, ужина с партнерами или клиентами. Кроме того, нельзя забывать и о непредвиденных обстоятельствах. Например, сотруднику в прачечной неопытная работница испортила рубашку, а у него через пару часов самая важная встреча — в этом случае компании стоит оплатить покупку новой рубашки или возместить эти затраты сотруднику после подачи авансового отчета.
Кстати говоря, тревел-политика учитывает и сроки подачи этого авансового отчета и прочих документов и способы возмещения компенсаций.
Взгляд в будущее и в прошлое
Для расчета тревел-бюджета необходимо определить сколько и какого рода деловые поездки планируются в рамках покрываемого этим бюджетом периода. Лучше идти от общего к частному: начать нужно с ежегодных мероприятий вроде тематических выставок, конференций, тренингов или собраний партнеров, куда каждый год отправляются сотрудники. Далее можно выяснить у менеджеров про планируемые семинары и тимбилдинги. Просчитать примерный бюджет для таких путешествий можно на основе прошлого опыта, совместив его с изучением ситуации в этот раз. Например, в этом году семинар может совпасть с каким-нибудь важным религиозным праздником, на который каждый год по тому же направлению едут туристы со всего мира — это точно отразится на ценах и на проживание, и на перелет.
Неизвестные переменные вроде незапланированных заранее поездок можно рассчитывать также исходя из прошлого опыта, проверив сколько в целом и на что было потрачено денег в предыдущий отчетный период и сколько было переплат.
Уже на основе собранных данных — их имеет смысл поделить на запланированные поездки, на незапланированные путешествия и на покрытие непредвиденных расходов, — можно попробовать установить во сколько в среднем обходится конкретный вид путешествия на одного человека. Не стоит забывать о том, что конференции обычно проходят в одном месте, а командировка может сопровождаться частыми переездами.
Кроме того, не лишним будет оценить цели. Ведь если компания потратила некоторую сумму в прошлом году на достижение целей прошлого года, то в этом году установки будут другими. В зависимости от ситуации придется или расширять бюджет, или же придумывать как сократить его в одном месте и за счет этого увеличить в другом.
Переговоры
Составить бюджет недостаточно, нужно еще проследить, чтобы его правильно использовали. А это значит, что придется общаться с менеджерами и начальством. Ведь если выяснится, что планируется две очень важные для развития компании поездки, а деньги есть только на одну — нужно будет общаться с руководством, чтобы выбить дополнительные расходы и ни в коем случае не пускать ситуацию на самотек.
Непредвиденные обстоятельства
Хороший тревел-планировщик всегда будет искать и находить самые выгодные тарифы и при этом не жертвовать комфортом своих сотрудников, ведь это напрямую влияет на успех поездки и ее продуктивность. Поэтому в список непредвиденных обстоятельств для бюджета вполне можно включить мелкие, но важные факторы. Например, в условном Париже отели значительно дороже отелей условного Мадрида, при этом такси и там, и там довольно дорогое и нет смысла бронировать номер на окраине города. То же касается и суточных, ведь ресторанная еда по цене сильно разнится в зависимости от города или страны.
Отдельной строкой имеет смысл выделить некоторый неприкасаемый запас для непредвиденных случаев, который ни в коем случае просто так тратиться не должен и, если пройдет гладко, сможет закрыть дыры, образовавшиеся из-за других поездок.
Как видите, управление тревел-бюджетом — дело непростое. Некоторые его составляющие можно делегировать профессионалам. Не для того, чтобы снять с себя груз ответственности, а для того, чтобы освободить рабочее время и ресурсы для спокойного и четкого решения других задач.
Такими профессионалами являемся мы, Агентство АВИА ЦЕНТР.
У нас есть собственные программы сокращения тревел-расходов и оптимизации бюджета. Мы анализируем ежемесячные и ежегодные расходы и на основе полученных данных продумываем тревел-политику. Мы знаем как определить список основных авиаперевозчиков или приоритетных гостиниц и умеем экономить так, что это не отражается на комфорте наших клиентов.