Как часто мы сталкиваемся с понятием многозадачность и в вакансиях, и уже приступив к работе, особенно в организациях, в которых не введены хоть какие-либо стандарты. В таких организациях девиз - "У нас всегда так было! Мы всегда так делаем!"
Кто-то считает огромным достижением работать в режиме многозадачности, а кто-то бежит от неё сломя голову.
Но что такое многозадачность, простым обывательским языком? По-моему, это просто бардак, неправильно расставленные приоритеты, неумение делегировать задания подчиненным, неумение контролировать выполнение поставленных задач, а иногда намеренное разведение бардака дабы показать свою кипучую деятельность руководству!
Из опыта работы хочу поделиться своими наблюдениями разных видов многозадачности:
1. Когда приходим на новое место работы и видим бардак во всем, в документообороте, в неслаженном взаимоотношении структурных подразделений, в слабом (или отсутствующем) контроле. При этом у всех приличные зарплаты и должности! И вроде бы собственники бизнеса желают все привести в соответствие, но или им некогда, или наемные директора так сладко дуют в уши, а бухгалтера удачно верстают отчет о прибылях)) что им просто не до внутренних процессов.
2. Собственники бизнеса желают все привести в соответствие, но не вкладывая денежных средств в специалистов, которые бы смогли! Тогда задача по внедрению порядка в массы ложиться на плечи этих масс) которые ковыряются, как на картинке выше. А сами знают, в чем и где у них проблемы и знают, если проблемы устранить (наведением порядка) то хозяева поймут, что объем работы не так уж велик и не нужно такой раздутый штат сотрудников... Поэтому спустя некоторое время, бардак остается прежним, после пары вялых попыток навести порядок, всё продолжает тухнуть.
3.В тех случаях когда порядок устоялся, кое-какие стандарты внедрены, но происходит смена руководства, а руководитель из тех кто:
Однако, меня не покидает мысль, которую я уже не раз встречала в статьях о тайм-менеджменте и о руководителях - почему на руководящие посты зачастую назначают именно таких и оплачивают им высокую зарплату, а после того, как такой новый сотрудник показывает свои амбиции ходят перед ним на цыпочках, объясняя тем, что лучше его не трогать , пока не воняет?..
В чем прикол жизни? какой эффект? где выхлоп??? Для ЧЕГО?
Я не люблю многозадачность, для меня её наличие, означает, что в организации или в конкретном отделе - простой безответственный бардак. И с этим можно бороться:
1. Если ВАС постоянно донимает руководитель давая беспорядочные поручения (и ВЫ хотите остаться на данном рабочем месте и каким-либо образом прекратить нападки шефа), необходимо в обязательном порядке ежедневно записывать все поручения, по списку. Заведите себе реестр поручений, внесите необходимые графы: № п/п, дата, краткое содержание задания, краткое содержание результата выполнения (составить договор, письмо и т.д.), результат выполнения (выдали оригинал в бухг, дата выполнения и т.д)
Далее собирая эту информацию в течение месяца, ВЫ уже можете проанализировать сходные по предметам задания и для себя сформировать, к примеру, повторяющиеся ответы писем (их можно использовать при выполнении похожих заданий) сокращая тем самым время на их выполнение. В случае, постоянно возникающего интереса шефа о ходе выполнения, ВЫ уже можете не рыться в ворохе бумаг, отчаянно вспоминая на чем же ВЫ там остановились, а заглянуть в свой список и уверенно сообщить результат. Более того, сформированный список, Вы можете направлять шефу на ознакомление еженедельно, дабы сократить его с ВАМИ общение) почитал и отстал, до следующего отчета! И ВЫ спокойны, можете заниматься следующими поручениями!
2. Если ВЫ шеф и пришли работать в бардак, с которым хотите покончить раз и навсегда, ну или начать это делать!) ПРИГОТОВЬТЕСЬ!
Короче все будут против ВАС и ВАШИХ нововведений. Это природа человека, смиритесь отторжение будет массовым, но в разных организациях по разному, зависит всё от наличия серых кардиналов и обычных интриганов, которые всё и всех игнорят.
Спокойно включайте эмоциональное равнодушие. Соберите всю необходимую информацию, начиная от вида деятельности организации, организационной структуры, схемы взаимодействия структурных подразделений, локальных актов (в частности касающихся каждого СП), узнавайте все процессы (кто за что отвечает и на чем спотыкается, у кого нет эффективного сотрудничества). Затем проанализировав, систематизируйте все по процессам, выведите стандарты процессов и взаимодействия внутри организации и со сторонними организациями. Начинайте внедрять небольшими порциями уже на стадии сбора информации. К примеру, на данной стадии можно внедрить электронный документооборот переписки (секретарь - офис -менеджер будет сканировать входящие и исходящие письма и направлять заинтересованным, ответственным исполнителям, а оригиналы корреспонденции не будут храниться во всех подряд отделах, а будут аккуратно подшиты в папочку и никогда не потеряются!)
Не сдавайтесь и ВСЁ У ВАС ПОЛУЧИТСЯ!!!
Вся наша жизнь - это одна большая УЧЕБА! Мы более половины жизни проводим на работе и пусть работа будет легкой желанной и не утомительной! Чтобы каждый день мы бежали на работу с удовольствием! Только добрых людей нам на жизненном пути и пусть у ВСЕХ ВСЁ БУДЕТ ХОРОШО!!! Делитесь своим опытом!
Уважаемые, мои, дорогие читатели! Предлагаю ВАШЕМУ вниманию всю коллекцию собеседований! Их уже 6 частей! Надеюсь ВАМ понравится!
Вся подборка на тему, здесь, читайте с удовольствием: