Признайтесь, каждый раз, когда вы получаете приглашение на такую встречу внутри собственной компании или от компании-партнера, у вас проскальзывает в голове мысль о том, что вам опять придется потратить свое драгоценное время на достаточно скучное мероприятие. К счастью, встреча не будет такой ужасной, если она будет хорошо и по делу организована. Об этой организации и пойдет речь в нашем материале.
Встречи, которые устраиваются для решения связанных с управлением вопросов, а также те встречи, которые помогают создавать и развивать новые связи и заключать контракты, совершенно необходимы для обмена различной полезной информацией. Чтобы они были уместны и востребованы необходимо соблюсти несколько правил:
В нужное время…
Конечно, это прекрасно, когда сотрудники и деловые партнеры обожают свою работу, однако давайте будем честны сами с собой: никто не хочет заниматься рабочими делами вне рабочего времени. Именно поэтому не стоит раздражать приглашенных и организовывать собрание в неурочное время, в часы обеда, во время праздников или отпусков.
Действительно продуктивной будет организованная в рабочее время встреча, причем желательно в первой половине дня, когда участники полны энергии и сил для общения, генерации идей и обмена опытом.
…нужная встреча!
Деловая встреча всегда должна быть действительно необходимой. Если нет важной повестки, продуктивность такого собрания будет стремиться к нулю. Цель встречи должна быть ясна и организаторам, и приглашенным на нее сотрудникам, клиентам или партнерам.
В нужном месте?
Встреча должна проводиться в удобном месте. Это могут быть переговорная в офисе, зал для проведения конференций в отеле, арендованный загородный дом или даже небольшое путешествие за границу — все зависит от целей. Так что кроме прочего, часто приходится для организации деловой встречи еще и бронировать отели, билеты, трансфер, организовывать кейтеринг и помнить о том, чтобы все документы были в порядке.
Повестка
Знают приглашенные или нет о темах встречи, ее стоит огласить всеми доступными способами. Сделайте e-mail рассылку заранее, чтобы все смогли обдумать свои идеи и подготовить материалы к встрече, если это актуально или уместно. Самые важные и интересные темы всегда должны быть указаны в начале, чтобы привлечь внимание участников.
Программа
У встречи должны быть расписание и тайминг для обсуждения каждой темы, которых стоит придерживаться, чтобы не растягивать мероприятие и вовремя останавливаться. Не стоит ждать опоздавших, если только это не ключевой партнер или клиент (и не разница менталитетов), ведь те, кто пришли вовремя заслуживают уважения.
Деловая часть выездной встречи может быть всегда дополнена досугом для ее гостей, что сделает участие в ней более приятным для всех. Также в таких случаях нельзя забывать о перерывах на кофе или на обед, об отдыхе и времени для менее формального общения.
Всю информацию о программе встречи необходимо донести до приглашенных на нее участников заранее. Для этого можно создать рассылку, в которую входят и повестка, и тайминг, и все детали мероприятия.
Краткость
Расслабленная атмосфера это, конечно, прекрасно. Но стоит уважать других людей, их время и труд и уметь прерывать особенно разговорчивых участников встречи, если они говорят о бесполезных вещах. Главное — делать это незаметно и максимально вежливо, например, прибегая к помощи установленного тайминга.
Итоги
Каждая обсужденная тема деловой встречи должна быть завершена грамотно. Идеально будет вывести главный (и краткий!) итог перед тем как переходить к следующей теме. Если это встреча внутри компании, будут уместны несколько приятных шуток, которые расположат сотрудников к такого рода встречам в будущем.
Кроме того, если на встрече выступали сотрудники и подчиненные, но вам показалось, что выступили они так себе, критиковать их при коллегах не стоит. Все должно проходить в позитивном ключе. В любом случае необходимо всех поблагодарить за присутствие и участие.
По результатам встречи нужно составить отчет с акцентом на самых важных вещах и отправить его всем участникам и тем, кто отсутствовал, но был в числе приглашенных.
Кроме того, нужно оценить результаты, обратить внимание на то, что не удалось решить, и выяснить почему.
Чтобы заниматься действительно важными деталями встречи, стоит делегировать часть задач по ее планированию профессионалам.
Агентство АВИА ЦЕНТР уже много лет успешно организует деловые мероприятия в Москве, других городах России и за рубежом. Наши сотрудники знают как спланировать круглые столы, деловые встречи и конференции и помнят о разнице менталитетов в разных странах. В зависимости от масштабов встречи мы можем создать и систему регистрации на мероприятие, и разработать его концепцию, и составить бизнес-план, а главное — учесть все нюансы и ничего не забыть. Вам остается только поставить цель, а остальное мы возьмем на себя.