Прокрастинация – явление такое же малоприятное, как и восприятие этого слова на слух. Звучит, как болезнь, но пока ученые не доказали, что же это – синдром или просто пагубная привычка. По сути не важно – лечить или бороться. Главное – избавиться.
С латинского языка прокрастинация – желание отложить дела или мысли на потом. В жизни все бывает куда проблематичнее. Как правило, человек не просто “временит”, он заменяет важные задачи другими и в последствии забывает про первостепенные.
Откуда приходит беда
Поводов для прокрастинации у офисного сотрудника может быть много, но, как правило, есть несколько основных причин:
- недостаток компетенций. Подчиненному может оказаться не под силу то, за что он сначала со смелостью взялся. Интерес к задаче пропадает, он переключатся на что-то более привычное: сидение в Инстаграм, просмотр роликов на YouTube и прочее;
- неуверенность в собственных силах или простое непонимание того, что хочет руководитель, может загнать сотрудника в творческий тупик. Страх ошибиться умножается на два, когда срок выполнения задачи подходит к концу, и дедлайны рушатся;
- неверно расставленные приоритеты. Специалист не понимает разницы между глобальной задачей и второстепенной, поэтому для него не важно, чем заняться в первую очередь.
Разделить прокрастинаторов тоже можно по категориям, так их проще обнаружить среди сотрудников:
- люди с низкой ответственностью.Такие специалисты не спешат заканчивать свои задачи под страхом ответа за результат. Весьма выгодная позиция: не принимаешь серьезных решений – виноват кто угодно, только не ты;
- «люди-невидимки». Сотрудники, опасающиеся провалов, зависящие от чужого мнения. Боятся брать на себя даже легкие задачи и постоянно обращают внимание на коллег. “А что обо мне подумают, если я не справлюсь?” – самая частая мысль в голове таких специалистов. Их главная ошибка – нежелание стать заметным, чаще предпочитают оставаться в тени;
- рисковые люди – любители пощекотать собственные нервишки. Иногда это осознанная прокрастинация в ожидании вдохновения. Когда срок сдачи работы все ближе, адреналин в крови закипает, активность растет. Вот только руки в итоге то ли печатают, то ли просто трясутся.
Масштабы разрушения
Проблема в том, что ни один сотрудник, откладывающий дела “на потом”, не пытается навредить компании. Чаще они прокрастинируют неосознанно. Человек может быть душой коллектива, нетоксичным и отзывчивым. Тем не менее, проблемы от захлестнувшей прокрастинации появляются не у него одного:
- низкое качество выполненной работы. Можно уделить задачам 100% выделенного на них времени, а можно и 5%. Нетрудно догадаться, что во втором случае результат будет неудовлетворительным и в частности, и в общем;
- дедлайны нарушаются. Понятно, что это грозит сотруднику санкциями или увольнением. Но по сравнению с неприятностями фирмы это цветочки. Есть риск потери клиентов, репутации, различными штрафами и т.д.
В любой из ситуаций руководитель должен понимать, что он переплачивает. Работа выполняется не по плану и некачественно. А зарплата сотруднику должна выплачиваться.
Как бороться с прокрастинацией
Здесь нет никаких больших секретов. Чтобы избежать подобных проблем, достаточно придерживаться простых правил:
- не оставлять сотрудников без внимания. Отсутствие ответов на вопросы заставляют людей сомневаться;
- совместная работа. Иногда сотрудник не в силах решить проблему самостоятельно. В этом случае стоит помочь ему, натолкнуть на идею. В процессе обсуждения он не только самостоятельно придет к результату, а еще и научится действовать быстрее;
- меньше давления. Излишнее внимание мешает продуктивности специалиста. Необходимо создавать атмосферу, которая бы вдохновляла;
- поощрения. Глупо отрицать, что это действенный мотиватор для своевременного выполнения задач. Главное – понимать, кто именно работает, а кто только создает видимость.
Всем этим правилам легко следовать, не перестраивая бизнес-процессы компании и не тратя на это время. Нужно лишь автоматизировать контроль над сотрудниками. В современном мире есть масса инструментов в помощь. Один из таких примеров – система учета рабочего времени CrocoTime .
- Программа не будет отвлекать и без того прокрастинирующего специалиста (таким людям только дай повод отвлечься). Работая в фоновом режиме, система позволяет сосредоточиться на важных задачах.
- Кто из подчиненных своевременно выполняет работу, а кто не торопится, покажет статистика. Она отображает переработки, тем самым давая возможность руководителю вычислить “отстающих”. Так легче рассчитать продуктивность сотрудников, думая о поощрениях.
- Картина анализа доступна не только руководству. Специалисты могут лично увидеть, насколько они пунктуальны.
- При помощи аналитики проще своевременно отметить для себя прокрастинаторов. CrocoTime поможет перераспределить нагрузку, показать проблемные зоны и исправить ситуацию.
Понимая, чем заняты люди и насколько они эффективны, руководитель чувствует себя увереннее. А если в основе понимания – конкретные данные, найти прокрастинатора и понять причины такого поведения проще. Так что специальный софт – настоящее “лекарство” от лени.