Деловая переписка — отдельный большой раздел теории коммуникаций. Это не так-то просто: доносить свои мысли точно и без прикрас, никого не раздражать и слышать собеседника.
В этом материале — несколько полезных советов о том, как правильно коммуницировать с коллегами.
Правило 1: думайте о том, кому пишете
Нет никаких секретных слов и грамматических конструкций. Если собеседник чувствует заботу и участие, он вас услышит и поймёт. Если заботы нет, он будет раздражаться и злиться.
Подумайте, что собеседнику предстоит сделать после вашего письма, смоделируйте ситуацию у себя в голове, и облегчите ему жизнь.
Практический пример
Вася пишет письмо коллеге: «Аня, мы согласовали текст для главной страницы сайта. Посмотри и скажи, что думаешь».
После этого письма Анне, очевидно, потребуется идти и искать текст, о котором упоминает коллега. Она потратит минут 10 только на то, чтобы разобраться, что переделали. Коммуникация не удалась.
Вот как выглядело бы это письмо, будь оно более заботливым:
Аня, привет!
Мы согласовали текст на главную страницу сайта. Вот ссылка на него: …
Я выделил жёлтым те места, где мы вносили правки.
Посмотри и скажи, что думаешь.
Спасибо!
Правило 2: если есть проблема, переписка запрещена
Часто так случается, что в коммуникации назревает непонимание и конфликт. Вместо того, чтобы решать задачу, собеседники начинают спорить и перекидываться ответственностью. Заканчивается всё, как правило, провалом.
Практический пример
Олег пишет письмо Вите: «Витя, ты не скинул материал вчера, как обещал. Когда будет готово?»
Несмотря на то, что Олег писал это без всякой злости, для Виктора это совсем неочевидно.
Ответ на такое сообщение соответствующий: «Олег, если бы вы раньше отгрузили правки, у меня было бы больше времени на написание статьи. Теперь, получается, я — крайний».
Олег всё понял: Витя выходит на тропу войны. Спираль агрессии раскручивается:
«Витя, твое дело — редактировать материалы, и ты с этим не справился».
В общем, понятно: следующие полдня Олег и Витя проведут в конфликте, а текст никто так и не скинет. А всё из-за того, что Витя не так понял сообщение Олега.
Поэтому, как только запахло жареным, лучше сразу звонить. Если бы Олег сделал это в самом начале конфликта, Витя услышал бы его голос и понял, что раздражения там нет. Но никто не позвонил. Коммуникация не удалась.
Правило 3: не прячьтесь за формулировками
Ключ к успешной коммуникации — честность и с собой, и со своими коллегами. Если вы начинаете юлить, то коммуникация, вероятнее всего, сорвётся, а собеседник уйдет недовольным.
Практический пример
Саша — дизайнер. Он не успел сдать картинку в срок, и теперь не знает, что ответить Оксане.
Оксана: «Саша, ты обещал кинуть картинку ещё вчера. Что-то случилось? Могу как-то помочь?»
Саша: «Оксана, привет. Да, случилось: у меня сильно заболела бабушка, и я задержусь. Прости».
В общем-то, всякое бывает: заболела бабушка. Но случается, что у сотрудников бабушка болеет раз в три дня. Да и заботы тут мало — если уж бабушка заболела, можно и предупредить. Почему теперь с этой задачей носится Оксана?
В ситуации, когда вы что-то не сделали, лучше так и сказать. Нет, это не делает вас правым, но переводит диалог в конструктивное русло: случилась неприятность, давайте теперь вместе думать. как выбираться из этого положения.
Резюме
Залог хорошей коммуникации — забота о собеседнике. Кроме того, не стоит забывать: вы переписываетесь с живым человеком, и он тоже чувствует, он тоже может злиться и не понимать. Если держать это в голове, можно избежать многих неприятных ситуаций.
Расскажите о своем бизнесе на портале Ближе к Делу! Станьте клиентом Банка ВТБ и получите бесплатную PR-поддержку – статью о вашей компании увидят тысячи читателей портала.