Мне прилетают десятки сообщений каждый час. Вот не шучу! Два почтовых ящика, три сообщества ВК, три директа в Инстаграме, чаты с командой и учениками... Коммуникация — это огромная часть моей работы. И я бы сошла с ума, если бы не научилась этим управлять.
Разгрести почту — это ведь отдельная задача, иногда на пару часов. Особенно если работаешь удалённо и всё идёт по электронной почте. Да и мессенджеры туда же — одна проблема: сообщения пересекают любые границы. Им неважно, если уже полночь, у тебя выходной и вообще ты в отпуске. Пока ты специально не отключишь все уведомления, они продолжат накапливаться.
А чем больше писем, тем больше тревожишься (1): ведь это столько задач, которые зависли и ждут, пока ты их решишь. Причём половина из них на самом деле не стоит внимания, но число непрочитанных сообщений от этого напрягает не меньше. Такая информационная перегрузка вносит вклад в неудовлетворённость работой и подталкивает к выгоранию (2).
С другой стороны, проверять каждое сообщение, как только приходит уведомление — тоже не выход. Такие мелкие отвлечения сильно ударяют по продуктивности. Вот тут недавно обсуждали: https://vk.com/chronologia_school?w=wall-72746992_15702
Но жить как-то надо. А значит, придётся учиться руководить своей почтой. Есть три основных момента (3):
- Определить границы
В деловой переписке тоже есть этикет. Если тебе приходит письмо в шесть утра в воскресенье с пометкой "СРОЧНО ОТВЕТИТЬ" — это нарушение твоих границ. Никто не обязан отвечать в нерабочее время. Мы, конечно, сами приучаем и коллег, и начальников, что всегда на связи, но в большинстве профессий это не обязательно. Всё подождёт до понедельника.
Если беспокоишься, что тебя закидают ещё большим количеством писем или подумают, что игнорируешь, настрой автоответчик на выходные или на время отпуске. Напиши в автоматическом ответе, что ты сейчас не на связи, и укажи конкретную дату, к которой вернёшься в работу. Так отправитель будет знать, что его письмо пришло по адресу и когда примерно ожидать ответа. Если у него нет времени ждать — что ж, придётся найти другой выход. В конце концов, для сверхсрочных случаев есть другие каналы связи.
И да: если у тебя есть подчинённые, не отправляй им письма, как только новая идея прилетает в голову — где-нибудь посреди ночи, как это частенько бывает. Иначе люди будут чувствовать, что обязаны ответить. Напиши сообщение, пока идея свежа, но поставь на таймер: такая функция есть в любой почте и во многих мессенджерах. И ты успокоишься, и сотрудники не будут нервничать.
- Перекрыть доступ
Тут уже надо приучать себя не лезть в почту и мессенджеры во время отдыха. Чтобы было проще, для начала отключи оповещения на всех устройствах. Можно даже выйти из аккаунтов (только пароль не забудь). Это поможет преодолеть искушение "заглянуть, что там", потому что понадобятся дополнительные шаги, чтобы зайти в почту.
- Навести порядок
Вечно игнорировать почту не выйдет, поэтому надо работать с ней по уму. Выдели в рабочем дне один или несколько периодов, которые будешь посвящать исключительно ответам на сообщения и отправке писем. Тут многое зависит от профессиональной сферы. Кому-то достаточно уделить полчаса, а кому-то придётся найти три раза по часу. Ключевой момент — это сосредоточенно разобраться с почтой за отведённое время, а потом продолжить заниматься другими важными вещами.
Сюда же — пользоваться фильтрами. Они помогут отделить действительно важное и срочное от того, что может подождать. Так письма от начальника или большого клиента не потеряются среди рассылок — интересных, но совсем не обязательных.
А у тебя есть лайфхаки по работе с перепиской? Поделись в комментариях, всем будет полезно!
— — — — —
- Jerejian A. C., Reid,C., Rees C. S. (2013). The contribution of email volume, email management strategies and propensity to worry in predicting email stress among academics. Computers in human behavior, 29(3), 991-996.
- Reinke K., Chamorro-Premuzic T. (2014). When email use gets out of control: Understanding the relationship between personality and email overload and their impact on burnout and work engagement. Computers in Human Behavior, 36, 502-509.
- McMurtry K. (2014). Managing email overload in the workplace. Performance Improvement, 53(7), 31-37.