Организация семинара или конференции — сложная задача, правильное и умное решение которой приносит хорошие плоды. Мы обозначили для вас основные шаги, которые нужно предпринять для успешного планирования подобных мероприятий.
Тема
Любая конференция начинается с определения ее темы: она включает в себя и то, что будут говорить выступающие, и то, к какому выводу на основе их речи могут прийти слушатели. Тема должна быть простой, понятной и откликаться у слушателей, ведь только так она будет иметь вес и вдохновлять. Кроме того, тема определит и логотипы, и рекламу, и создание всевозможных вспомогательных материалов к мероприятию.
Команда
Никто не сможет организовать конференцию или семинар самостоятельно: для этого нужно собирать команду, в которой будут те, кто занимается логистикой и обслуживанием, администрированием, маркетингом и другими составляющими. Немаловажно нанять и тех, кто будет встречать гостей и помогать им. Делегировав все задачи, останется контролировать их выполнение, что тоже не так просто.
Бизнес-план
Бюджет конференции или семинара зависит от места проведения, от размещения участников, если оно необходимо, от логистики, от кейтеринга, от оплаты работы спикеров, от маркетинга, от нанятых работников и от прочих составляющих. Все эти детали собираются в бизнес-план, который должен максимально отображать действительность. Кстати говоря, на этом этапе многие компании и организаторы могут подумать о подборе спонсоров и поиске грантов, которые покроют часть расходов — некоторые семинары и конференции вполне могут рассчитывать на такого рода поддержку со стороны, при этом, это даст мероприятию дополнительную рекламу.
Дата и место
Дата проведения конференции или семинара тоже важна. Нужно постараться назначить такое мероприятие не на время праздников и длинные выходные, не в периоды отпусков или других близких по тематике событий или фестивалей, ни в коем случае не в выходной день, ведь конференция и семинар для большинства их участников — часть рабочей рутины.
В качестве места проведения конференции или семинара чаще всего выступают залы в отелях и независимые площадки, специально созданные под такие мероприятия. Тут главное обратить внимание не только на стоимость аренды помещения, но и на его размеры и вместимость, расположение и логистику, возможность заказа кейтеринга и техническое оснащение, не говоря уже об общей атмосфере.
Кстати о кейтеринге. Организацией питания часто занимаются арендодатели помещения, однако стоит отдельно обратить внимание на этот вопрос, возможно, будет лучше нанять отдельную команду. А заодно просчитать и двадцатиминутные перерывы на кофе и подумать о том, что холодные закуски куда лучше заменить полноценными блюдами.
Спикеры
Самый важный этап подготовки к конференции — определение выступающих и ведущего. Лучше если как минимум один из спикеров будет очень известным и уважаемым в этой области. Составив шорт-лист выступающих, даже если они работают в вашей компании, необходимо обсудить с ними компенсацию за выступление и определить необходимое техническое оснащение.
Не забывайте о форс-мажорах: на случай болезни спикера и других непредвиденных обстоятельств всегда должен быть запасной вариант.
Сбор и планирование
Когда все основные части спланированы, стоит собрать их воедино, чтобы увидеть всю картину разом. На этом этапе стоит подумать о том, чего ждут гости от этого мероприятия, как удержать их внимание, как дать толчок к развитию освещенных идей и начать планировать подробно каждую минуту конференции или семинара.
Регистрация
Когда почти все готово, стоит начать приглашать гостей и дать им возможность зарегистрироваться на мероприятии. Можно создать специальное приложение или сайт для регистрации с понятным доменом, необходимо указать место, дату, тему, спикеров и цель конференции или семинара, дать возможность приглашенным ознакомиться с программой и удобно зарегистрироваться.
Реклама
Когда уже все готово, нужно заняться промотированием события. В зависимости от возможностей и задач стоит подумать и о рекламе в социальных сетях, на специализированных форумах, в масс-медиа и блогах. Также имеет смысл напомнить и спикерам, чтобы они рассказали об их предстоящем выступлении своей аудитории, а еще — пригласить журналистов.
Мелочи
Освободившись от всех важных задач остается продумать мелкие и на первый взгляд неважные детали, которые тем не менее определяют лояльность гостей. Тут и размещение гардероба, и организация проверки приглашений на входе, и место перекуса и перерыва на кофе.
Конференция и семинар
Глубоко вдохнуть и выдохнуть и провести конференцию, по дороге убедившись, что все спикеры или их замены прибыли, лично представляя их, сверяясь с таймингом, участвуя в разговорах и общаясь с приглашенными, опрашивая гостей об их впечатлениях от мероприятия, разговаривая с журналистами.
После
С окончанием мероприятия работа не заканчивается. Необходимо поблагодарить всех участников, ведь возможно, вы проведете еще не одно подобное мероприятие и снова захотите их видеть в своей команде. Также имеет смысл собрать отчет о мероприятии, обратить внимание на вылезшие в ходе него недочеты и отметить удачные решения — это точно пригодится в будущем.
Как видите, организация конференций и семинаров — дело непростое, но достаточно приятное. Чтобы обеспечить их успешность, лучше всего будет делегировать часть обязанностей по планированию и организации профессионалам, а свою голову загружать непосредственно темой и идеей, которую вы собираетесь донести до гостей.