Внедрение процессного подхода к управления способно приносит выгоду компании и её собственникам за счёт оптимизации бизнес-процессов: уменьшаются издержки, растут продажи и уровень сервиса, повышается управляемость, деятельность компании становится прогнозируемой, повышается кпд и вовлечённость сотрудников, уменьшается процент брака и многое другое. Однако «с большой силой приходит большая ответственность»© Неправильный подход при внедрении бизнес-процессов способен не только свести на нет все усилия, но и привести компанию к стагнации.
Вы нанимаете крупную и известную компанию на для внедрения у процессного подхода у себя в компании. К вам в офис приезжают и приступают к работе хлышеватого вида студенты, с порога разбрасывающиеся модными терминами. Начинается проект по внедрению. В течение месяца студенты отвлекают ваших сотрудников от работы задавая одни и те же вопросы для того чтобы на финальной встрече показать вам презентацию с «слабыми местами и предложениями по улучшениям». На исправление этих ошибок уходит ещё полгода. После того как последняя проблема пала перед вашим управленческим гением вы с ужасом осознаёте что проблем стало ещё больше. Пока вы занимались одними проблемами возникали другие. Более того – решение старых проблем оказалось временным и они возникли вновь. Проект по внедрению процессного подхода провалился. Деньги и время потрачены, результатов ноль, компания стагнирует.
Вот семь причин из-за чего внедрение процессного подхода может принести больше вреда, чем пользы.
1. Ожидание быстрого решения
Собственник компании может годами вгонять компанию в состояние хаоса. Проблемы, видные невооруженным взглядом, это симптомы хронической болезни бизнеса, а процессный подход это терапия, которая помогает при регулярном и продолжительном применении.
Внедрение бизнес-процессов даст вам набор готовых инструментов для постоянного применения.
2. Отсутствие поддержки руководства компании
Качественные изменения в компании возможны только при полной и безусловной поддержке первых лиц. Меняться сложно и больно, большинству сотрудников это не понравится. Некоторые воспримут это как угрозу собственному месту в компании и некоторые будут правы. Эти люди могут попытаться саботировать проект и свести на нет все усилия, если руководство компании не будет вовлечено с самого начала.
Внедрив и оптимизировав бизнес-процессы вы избавитесь от токсичных и ненужных сотрудников.
3. Слишком крупные бизнес-процессы
Смысл описания бизнес-процессов пропадает, если мы рисуем слишком крупными мазками. Схема будет отображать слишком общую картину компании и не позволит вам увидеть узкие места процесса, а сотрудники не смогут понять своё место в нём.
Внедряя бизнес-процессы необходимо думать не только о глобальной архитектуре. но и о локальных процедурах.
4. Слишком мелкие бизнес-процессы
Излишняя детализация тоже вредна. При описании бизнес-процессов важно соблюдать здоровый баланс между сквозными бизнес-процессами, подпроцессами и регламентами. Только в таком случае вы весь проект будет иметь смысл.
Выбор оптимального уровня детализации очень важен при внедрении бизнес-процессов.
5. Отсутствие обучения сотрудников
По-началу ваши сотрудники воспримут все регламенты и инструкции как излишнюю бюрократию. Объяснять что вы делаете и зачем нужно с самого начала, пока система не обросла множеством нюансов и надстроек. Сотрудник будет следовать бизнес-процессу только если будет видеть в нём прямую выгоду для себя.
Обучение сотрудников необходимо начинать в самом начале проекта по внедрению бизнес-процессов.
6. Излишняя сложность архитектуры процессов
Принцип Бритва Оккама говорит нам не усложнять то, что можно не усложнять. Если в ходе работы с бизнес-процессами вы понимаете что какой-то из них бесполезен, необходимо избавляться от него быстро и решительно.
Анализируя и убирая из бизнес-процессов ненужные звенья вы убираете узкие места бизнеса.
7. Найм крупных компаний
Крупные компании как правило заинтересованны в том чтобы закрыть проект максимально быстро с минимальными для себя затратами. Они не будут вникать в особенности вашего бизнеса, а постараются втиснуть вашу компанию в один из десятка их корпоративных шаблонов. Чаще всего их работа сводится к тому чтобы выяснить текущие проблемы компании и предложить их решение. Ни о какой долгосрочной стратегии речь не идёт.
При внедрении бизнес-процессов важно помнить о стратегии развития и закладывать механизм улучшения в процессы с самого начала.
Эти ошибки можно обойти если придерживаться четырёх простых правил:
- Участвовать в проекте внедрения с самого начала
- Утвердить методологию и документацию проекта
- Включить регульярное обучение сотрудников в график проекта
- Привлекать к проекту только тех консультантов, которые готовы погружаться в бизнес с головой
Подготовка и проведение проекта по трансформации компании сложная задача. Ошибки на этапе планирования интегрируются в компанию на этапе внедрения и нивелируют позитивный эффект от внедрения бизнес-процессов. Если вы планируете внедрение бизнес-процессов, но не знаете с чего начать — напишите мне на почту Chegivaree@gmail.com, в личные сообщения на Дзене или в Телеграмм @AAnanin. Я сделаю так чтобы ваш проект принёс максимальную пользу.