Внутренние коммуникаций помогают выстраивать рабочие процессы и вовлекать сотрудников в новые задачи. Но плохо организованные рабочие встречи съедают львиную долю времени, утомляют и снижают скорость выполнения задач.
Чтобы обсуждения были полезными и эффективными, мы следуем простым правилам:
- Планируем встречи и созвоны, чтобы свести элемент неожиданности к минимуму. Запланированные коммуникации: будь то обсуждение новых задач, one-on-one и ретроспективный митинг — позволяют всем сотрудникам не сбиваться с рабочего темпа.
- Готовимся ко встрече и озвучиваем ее цель. Организаторы встречи, зачастую это руководители, ставят задачу и описывают цель. Делятся материалами, метриками или статьями, чтобы у сотрудники понимали цель встречи и могли подготовиться к ней. Участники митинга в ответ накидывают свои идеи в комментарии под задачей или в отдельный чат по проекту.
Фиксируем результаты встречи. Если встреча была в рамках задачи, то организатор указывает в комментарии, какие решения приняты. Кстати, на встречах с клиентами мы ведем протокол. После — прикрепляем его к сделке в Битрикс24 и пересылаем клиенту по
почте. Это позволяет каждому участнику сделки освежить в памяти, что было на встрече.
Когда встречи и созвоны не нужны
Однако кроме правил у нас есть ограничения. Мы выделяем следующие ситуации, когда митинги и созвоны не нужны вовсе:
- Нужно проверить готовность задач и этапы выполнения. Для этого мы используем таск-трекеры: блок задач и канбан в Битрикс24, Youtrack и таблицы excel — в них отображается степень готовности задач. О сроках мы тоже не напоминаем — для этого есть приложение для Битрикс24 Менеджер-бот Мартин: он сам напишет всем исполнителям и ответственным о приближении дедлайна или о необходимости оставить комментарий под задачей.
- Появилась идея или гипотеза. Чтобы ее не потерять, мы записываем такие идеи в виде голосовых сообщений или создаем общий чат, куда скидываем статьи, референсы, метрики и собственные рассуждения. Когда у коллег появляется свободная минута, они знакомятся с сообщениями или войсом и высказывают свое мнение.
- «Это всего лишь на 15 минут». Встречи редко длятся 15 минут. А если митинг спонтанный, нет плана, то нужно потратить время, чтобы ввести собеседников в задачу, рассказать о целях, и только потом можно переходить к теме созвона. Прибавьте к этому время на обсуждение и вопросы — получится минимум 40 минут.
Эти ограничения помогают нам оптимизировать количество коммуникаций и эффективнее использовать рабочее время. Именно упор на качество общения, а не на количество помогает нам тратить меньше рабочего времени на внутренние обсуждения задач и успешно работать с клиентами.
Подписывайтесь на наши социальные сети, там еще больше интересного
📷 Видео-обзоры на приложения для бизнеса вы найдете на нашем Youtube-канале.
Как выбрать CRM-систему, как сделать так, чтобы работа в Битрикс24 была комфортной, и об успешных кейсах вы можете узнать в наших социальных сетях: В Инстаграме, в Фейсбуке, Вконтакте.
📱 В Телеграм-канале мы делимся опытом эффективной работы, инсайтами и лайфхаками для бизнеса.