Когда объявляется конкурс на ту или иную должность, для предприятия это всегда возможность не только найти интересную кандидатуру. Это еще и деловые знакомства, новые впечатления для HR-специалиста и шанс получить контакты, которые станут актуальными в будущем. Такие преимущества данный процесс открывает перед теми, кто хочет не просто выполнить тактическую задачу, но и смотрит стратегически.
На сегодняшний день, когда все больше ценятся эмоциональный интеллект и навыки конструктивной коммуникации, для любой компании важно уметь адаптироваться в этих условиях. И если говорить о взаимодействии с кандидатами, которые не подошли на объявленную вами вакансию, то в столь деликатном моменте важна тактичность. Стандартная отговорка «мы вам перезвоним» и дальнейшее отсутствие обратной связи – уже далеко не самая распространенная стратегия, а некий признак дурного тона.
Почему «старые привычки» не работают?
Ранее вышеупомянутая фраза, при помощи которой прощались с неперспективными кандидатами, была некой классикой жанра. Ее можно было услышать не только в реальности, но и в многочисленных художественных фильмах, где герой по сюжету переживает периоды безденежья и долго ищет работу, проходя одно собеседование за другим. Что же не так с подобным типом взаимодействия, который до сих пор не успели искоренить некоторые компании? Недостатков здесь огромное множество. Вот ключевые из них:
- Недальновидность. Когда с человеком прощаются фразой «мы вам перезвоним» и не перезванивают, с одной стороны, такая ситуация для многих привычна. Но с другой – она крайне неприятна, ведь соискатель чувствует себя использованным и обманутым. Не стоит забывать о том, что любой человек, который с вами взаимодействует, это еще и потенциальный клиент. А также – тот, кто понесет свои впечатления, как минимум, близкому кругу знакомых. Если вы отказали доброжелательно и с убедительными аргументами, искренне пожелав кандидату успехов, такая ситуация дает ему косвенную выгоду. Человек получает компетентный фидбэк, который может учесть в дальнейшем и не повторять ошибок, пробуя собственные силы на собеседованиях в других компаниях.
- Непоследовательность . Какой бы ассоциативный шлейф ни образовался вокруг знаменитой фразы «мы перезвоним», это не нивелирует ее прямого значения. Если заявили, что свяжетесь с кандидатом, значит – нужно связаться. Это элементарное проявление последовательности и демонстрация того, что человеческий фактор очень важен в вашей работе. Однако, на наш взгляд, об отказе лучше сообщать не в режиме телефонного разговора, а в письменной форме. Далее мы поясним, почему.
Когда говорят о личных качествах человека, их рекомендуют оценить, обратив внимание на его общение с теми, кто ему не интересен и не выгоден. О компании можно сказать то же самое. Умение вежливо расставаться с претендентами на должность, которые не подошли, является своеобразным индикатором ценностей предприятия и того, где среди ваших приоритетов находится человечность.
Отказываем тактично и грамотно
Большинство современных экспертов, которые имеют отношение к сфере рекрутинга, рекомендуют отказывать кандидатам, не подошедшим на должность, в письменной форме. Таким образом, традиционное «мы перезвоним» следует изначально перефразировать на «мы с вами свяжемся». И, конечно же, соблюсти свое слово – связаться. Еще лучше, если вы оповестите кандидата о временных рамках, на протяжении которых он узнает о вашем решении. Такой подход – уважение к собственному и чужому времени.
Стоит отметить один немаловажный факт: в случае отказа неприятно бывает не только тому, кто его получает, но и тому, что вынужден оповестить другую сторону о подобном решении. Конечно, HR-специалисты с большим опытом обладают достаточной стойкостью, чтобы не брать подобные ситуации близко к сердцу. Но не следует забывать о том, что именно мелкие неприятные моменты по накопительному принципу приводят к тому, что в душе «собирается осадок», а психологический тонус начинает снижаться. Узнали в этом описании сходство со знакомыми признаками выгорания, о котором сейчас не говорит только ленивый? Так вот, чтобы убрать один из факторов, который медленно, но уверенно приводит к такому состоянию, следует научиться говорить «нет» максимально не травматичным для себя образом.
Есть некая аксиома: радостные известия более приятно оповещать по телефону, а грустные – письменно. Это закономерно, ведь для HR-специалиста будет достаточно мудро оградить себя от негативных эмоций другой стороны, которые связаны с отказом в трудоустройстве конкретно в вашей компании.
Что написать в письме с отказом
Чтобы не тратить время каждый раз на составление нового письма от начала и до конца, вам стоит создать некий шаблон с базовым текстом. Однако отправлять всем один шаблон, меняя в нем только имя соискателя, не лучшая идея. Более подходящий вариант – если в мотивационной части вы будете указывать конкретные причины, исходя из индивидуального опыта общения с кандидатом на должность. Вряд ли написание одного абзаца текста затруднит вас. Но по тексту письма будет понятно, что вы не отправили человеку усредненный шаблон ответа, а приложили, пусть и небольшой, но труд, чтобы пояснить свое решение.
Чтобы максимально сгладить неприятные эмоции обеих сторон от отказа, письмо лучше всего строить по следующему принципу:
- Благодарим кандидата за то, что он откликнулся на вакансию, тем самым выразив симпатию вашей компании.
- Аргументируем, почему мы не можем взять соискателя на эту должность.
- Выражаем свою надежду на то, что можно обратиться к этому кандидату, если появятся подходящие для него вакансии.
- Высказываем благодарность. К шаблонным предложениям можно добавить несколько фраз о тех сильных сторонах специалиста, которые понравились на собеседовании. Однако здесь важно действовать сдержанно.
- Не забываем указать свое имя, чтобы взаимодействовать, как живой человек, а не машина.
Это оптимальный формат письма в случае отказа.
Не переборщить с другой крайностью
О том, что важно не обидеть человек и не убить в нем мотивацию к дальнейшему поиску работы, мы уже упомянули. Но стоит также рассмотреть и другую крайность, к которой иногда склонны гипер-эмпатичные рекрутеры, стремящиеся не обидеть кандидата. Это длительные или объемные пояснения, что же именно диссонирует в соискателе с тем портретом сотрудника, в котором заинтересована компания. Сам по себе развернутый диалог – это уже свидетельство лишней открытости, которое соискатель может расценить в качестве второго шанса. Как результат, некоторые люди склонны вступать в дискуссию или обещать то, что они проработают свои слабые стороны и смогут выполнять рабочие задачи качественно.
В данном случае следует помнить, что отдел рекрутинга – это не служба психологической помощи. Вы не ставите перед собой цели всем понравиться или с риском для компании давать шансы тем претендентам, которые не произвели должного впечатления во время собеседования. Поэтому в месседже, который направлен подобным кандидатам, должно читаться четкое «нет». Оптимально – когда вам удается сказать главное лаконично и с достаточной аргументацией. С одной стороны, такой подход является залогом некоего эмоционального баланса во взаимодействии. С другой – он не дает ложных надежд, но и позволяет человеку понять свои промахи. Таким образом, соискатель, потративший время на подготовку к собеседованию, тоже остается с положительными результатами, несмотря на отказ. Он получает от вас ценную обратную связь.
Столь внимательный и ответственный подход – не изыск и не излишество. Это залог экологичности человеческого общения в рабочих моментах. А еще – показатель того, что ваша компания четко понимает свои ценности и философию взаимодействия с людьми.
Размышляем стратегически
Для руководства любой компании важно, чтобы предприятие процветало и развивалось, постоянно увеличивая свой масштаб. Люди, которые работают над собой, развиваются также. И вполне вероятно, что лет за 5 кандидат, которому вы отказали в трудоустройстве, станет идеальным сотрудником на должность. Тогда вам будет гораздо легче начать сотрудничество, опираясь на то, что ранее ваши профессиональные пути разошлись в тактичном и доброжелательном формате.