Часто собственники годами ведут бизнес без нормального финансового учета, полагаясь исключительно на интуицию. Они считают деньги в Excel и гугл-документах, погружаются в рутинные процессы, а в итоге часто не понимают, куда уходят финансы, сколько вообще зарабатывает фирма и хватит ли средств до конца месяца.
В статье разберем три реальные истории предпринимателей, которые могли не бросать бизнес и развивать его дальше, если бы знали, что их проблемы на самом деле легко решить. Наш финансовый эксперт подскажет, в чем была ошибка и как ее можно было избежать с помощью ПланФакта, онлайн-сервиса для контроля за деньгами компании.
История первая: «Мне было нечем платить зарплату»
Меня зовут Андрей, у меня было рекламное агентство. Мы занимались интернет-продвижением разных компаний, включая smm-сопровождение, сотрудничество с блогерами, работу с медиа и еще тонну всего. У каждого клиента, конечно, были свои условия: один хотел переводить конкретную сумму раз в месяц, другой – дробить оплаты, третий – просил отсрочку платежа на месяц-другой. При этом за каждым фронтом работ стоял целый отдел и разные руководители. Медиа контролировали ребята из редакции, с блогерами
работала другая команда, а smm отдавали подрядчикам.
Я один вел учет в экселе и раз в месяц мучился с итоговым отчетом.
Там могло быть много денег, однако на счету отображались другие цифры из-за внезапной дебиторки. Например, пришли данные за август. Если посмотреть только на выручку, у нас самый удачный месяц в истории агентства. И вроде бы все круто, но когда я открываю вторую табличку, то вижу, что задолженность перед нами от контрагентов выросла в 2,5 раза по сравнению с июнем.
Я пропустил момент, когда надо было бегать за клиентами и собирать с них деньги.
В итоге на счету всего 2 миллиона и при этом дебиторская задолженность в 15 миллионов – кажется, будто все не так плохо. Но я понимаю, что все эти деньги не смогу быстро собрать. А ведь нужно платить зарплаты, налоги, кучу других расходов, которые наваливаются снежным комом.
Получилось так, что мы вроде назаключали договоров, кого-то еще наняли в команду и вообще сделали много, но я не собрал деньги с клиентов и теперь разрываюсь между зарплатой всем сотрудникам и налогами. На счету 2 миллиона, а тех же налогов набежало только на 1,5!
Вот и получается, что если выплачу зарплату, не хватит денег на оплату налогов, придут штрафы. Если начну задерживать оплату работы сотрудников – рискую потерять команду. Я не выдержал такого напряжения и постепенно свернул бизнес.
Мнение финансового эксперта. Это проблема роста любого бизнеса – в том числе рекламного. Поэтому важно научиться управлять процессами и принимать решения на основе прогнозов на месяц вперед.
В ПланФакте как раз реализовано такое планирование – кассовый разрыв будет предсказан заранее. Есть удобный платежный календарь, куда нужно вносить плановые платежи. С ним Андрей бы заранее знал, когда денежный поток уйдет в минус и на какую сумму. Тогда он бы не расслаблялся с оплатами от клиентов или придумал, где взять деньги.
История вторая: «Я застряла на одной и той же прибыли»
Меня зовут Катя, у меня своя парикмахерская в спальном районе, где в основном стригут взрослых. Одно кресло есть под детей, с ними работает отдельный мастер, остальные 5 – для взрослых. И вроде все хорошо, запись плотная, точка приносит 500 000 рублей, но хочется расти и зарабатывать больше.
Тогда я решила оборудовать еще одно женское место и нанять нового сотрудника. Почему женское? Ну просто я вижу, что таких клиентов больше.
Так я вложила 250 000 рублей и стала с нетерпением ждать увеличения прибыли. Однако через несколько месяцев увидела, что она осталась примерно такой же. Тогда я подумала, что мне срочно нужно еще одно мужское кресло – считайте, плюс еще 250 000. В итоге снова провал – прибыль даже упала, потому что выросли расходы.
В итоге я смирилась с тем, что это максимум для моего бизнеса, и не стала прыгать выше головы – вернула все как есть, потому что чем больше сотрудников, тем все-таки сложнее управлять.
Мнение финансового эксперта. Не всегда ясно, какие направления и точки продаж прибыльные, а какие тянут компанию на дно. На месте Кати, перед тем как вкладываться в оборудование, я бы проанализировал аудиторию для каждого вида услуги. Например, если ко мне идут женщины постарше и хотя бы у 25–30 % имеются дети, значит рынок есть – они могут приводить их с собой, если будет больше кресел и специализированных мастеров. На секундочку, детские стрижки не дешевле женских – можно убить двух зайцев сразу и заработать на маме больше.
Тут тоже поможет ПланФакт – сервис покажет, сколько денег приносят разные направления, так что будет легко перераспределять бюджеты. Может один детский мастер на самом деле и есть ее золотая жила. В месяц он генерирует такую же прибыль, как три взрослых парикмахера, за счет того, что услуга востребована, а специалиста найти сложно. А какой-то из мастеров может вовсе не окупаться.
История третья: «Я утонул в рутинных процессах»
Меня зовут Паша, у меня была небольшая булочная. Это современный частный проект, который закрывал потребности тех, кто любит быстро завтракать на ходу. Мы не только пекли разные виды сладких булочек, но и готовили круассаны с начинкой, варили кофе, делали полезные смузи и подавали модные нынче боулы. Примерный месячный оборот – 700 000 рублей.
Мы работали на бумажках пополам с экселькой.
Конечно, часто срабатывал человеческий фактор – что-то забывали переносить и терялись в многочисленных формулах. Всегда, когда уже готовы были праздновать успешное окончание месяца, в последний момент находился еще какой-нибудь листик, приходилось возвращаться и вносить расход. А спустя полгода случился конкретный коллапс – я понял, что мы проедаем свою выручку, хотя трудились, как кони.
Стал открывать наши отчеты и понял, что не заметил, как себестоимость сырья поползла вверх и мы стали работать в убыток.
Например, чтобы понять, с какой наценкой продавать те же булки с изюмом, нужно правильно посчитать вообще все расходы и проанализировать ситуацию на рынке. К этому времени навалились и другие проблемы, пришлось сворачивать бизнес, чтобы не утонуть в долгах. Реагировать было уже поздно.
Мнение финансового эксперта. Если бы Паша интегрировал свой банк и «1С» с ПланФакт, он бы каждый день мог оперативно смотреть на финансовые отчеты. Знал бы, куда уходят деньги, как меняется прибыль, есть ли вероятность кассовых разрывов. Он смог бы вовремя отреагировать и принять верные управленческие решения. Здесь было важно заметить работу в убыток как можно раньше. К тому же, благодаря автоматизации, Паша тратил бы на учет всего 10 минут в день, а это в 5 раз меньше, чем с Excel, который увеличивает вероятность ошибки в отчете и в целом усложняет процесс ввода данных.
Почему все-таки ПланФакт
- Вы всегда четко видите, сколько денег можно вывести на себя, какие направления бизнеса убыточны и есть ли риск кассовых разрывов. Бонусом – наведете порядок в деньгах и будете все контролировать.
- Вы автоматизируете и упростите всю работу по финансовому учету в несколько раз, у вас будет больше времени на развитие продаж в компании, а также семью, путешествия и отдых. Больше не нужно часами страдать в таблицах.
- Вы всегда можете обратиться в службу поддержки сервиса и получить быстрый и грамотный ответ по телефону или в чате. Также есть услуги консультантов – экспертов по финансам. Они могут научить пользоваться сервисом и даже вести финансовый учет вашей компании под ключ.
Если сомневаетесь, просто зайдите на сайт и попробуйте поработать с сервисом бесплатно две недели. Можно подключить банки, загрузить платежи и посмотреть отчеты. Для начала достаточно указать ваше имя, email и номер телефона >>>