Меня тут на днях или раньше спросили, что за протокол стоит вести на совещаниях (спасибо за вопрос). А у меня на вопросы что?)) Новые статьи конечно)))
Что такое управленческий протокол совещаний?
Протокол совещаний (и кстати, не только совещаний, но и в целом протокол поставленных задач) - универсальный управленческий инструмент, который может применяться и в каждодневной работе руководителя.
Обратите внимание, речь не о формальном протоколе, который составляется, например, после собрания учредителей, с присутствующими и единогласным утверждением каких-то тем. Речь именно об инструменте анализа и контроля для руководителя.
В самом начале двухтысячных в компании, в которой я работала, вёлся рукописный протокол поручений (он же дополнялся и на совещаниях) - это была небольшая папочка, в которой руководитель в таблицу от руки вписывал поручения/задачи, ответственных и сроки. А мы (сотрудники) - ставили отметку о выполнении и/или комментарии о препятствиях, сдвиге сроков и пр.
Мы работали в разном графике, и было очень удобно: приходишь на работу, смотришь в папочку (какие задачи закреплены за тобой и коллегами), начинаешь работать.
Выглядеть протокол совещания (он же протокол поставленных задач) может приблизительно так (форма не так важна, гораздо важнее содержание):
Чем же этот инструмент так хорош?
Даже если вы используете его не от совещания к совещанию, а ведёте ежедневно по своим сотрудникам, вы можете получить массу полезной информации.
- Столбец «Вопрос» подразумевает тезисное обозначение зоны внимания.
Например "Автоматизация".
Или "Персонал".
Или "Ремонт".
Он всегда покажет вам, какие сферы развития сейчас наиболее актуальны для бизнеса/вашего отдела, либо где возникает наибольшее количество проблем.
- Столбец «Решение/поручение» включает в себя конкретные задачи, поставленные в ключевых зонах внимания.
Например "Протестировать формирование отчёта Н".
Или "Составить объявление о подборе сантехника на ХХ".
Или "Запросить у подрядчика по ремонту крыши закрывающие документы".
Этот столбец покажет, как вы движетесь в обозначенных сферах, какие решения и задачи действительно ставятся.
- Столбец «Ответственный» (логично))) включает в себя конкретное лицо, которое будет выполнять поставленную задачу/распоряжение. Чаще всего это конкретная фамилия, но иногда должность, если например распоряжение отдаётся в отдел и нет особой разницы, кто из исполнителей будет его выполнять.
Например, "Иванов"
Или "Иванов"
Или "Иванов"))
Этот столбец покажет загрузку каждого подчиненного. Если в нём фигурирует исключительно Иванов, Иванов, Иванов (если он конечно не единственный ваш сотрудник), стоит задуматься, не грузите ли вы всё подряд на того, кто везёт.
Хотя безусловно стоит смотреть не только количественный показатель, но и вес задачи (из предыдущего столбца). Потому что у Иванова может быть 10 лёгких и коротких задач, в то время как у Петрова два масштабных проекта.
- Столбец «Дата выполнения» (или плановая дата) содержит в себе (не поверите))) срок выполнения задачи. Не всегда только дату, иногда ещё и время, если это критично. Причём это может быть как дата итогового контроля, так и промежуточные точки.
Например "25 марта в 16:00"
Или "Итог 20 апреля, точки контроля каждый понедельник 10:00"
Этот столбец не даст вам, как руководителю, забыть про контроль.
- Столбец «Отметка о выполнении (+/-)» заполняется уже не при постановке задачи (что логично), а при её контроле. И кроме отметки о выполнении/невыполнении может содержать промежуточные варианты.
Например "Сдан на 3 дня позже"
Или "Дата перенесена на месяц по согласованию с директором"
Или "+/- (три макета из пяти)"
Этот столбец покажет исполнительность в целом по отделу (то есть процент задач, которые выполняются нужным образом ровно в срок), а также, в корреляции со столбом "Ответственный" - и каждого конкретного подчинённого.
- Столбец «Комментарии» заполняется вместе с предыдущим (то есть отметкой о выполнении) и содержит информацию о причинах сдвигах сроков, сбоев, невыполнения и пр.
Например "Сбои в ПО"
Или "Конфликт с бухгалтерией"
Или "Сотрудник уволился"
Этот столбец покажет, по каким причинам задачи не выполняются, сдвигаются сроки и т.п. То есть вы увидите общие организационные сложности и даже корпоративные поглотители времени (если конечно будете записывать реальные причины).
Вот такой хороший инструмент. Не только контрольный, но и аналитический (на мой взгляд, эта его функция ценнее просто ситуативного контроля, хотя и он важен).
Используете что-то подобное в работе?
________________________
Больше статей про регулярный менеджмент и другие аспекты управления здесь.
