Что такое эффективная система закупок? Зачем она нужна бизнесу? Эффективная система корпоративных закупок – это финансовый план, позволяющий управлять бюджетом, рабочим процессом и производственными сроками, поддерживая все закупочные процедуры в соответствии с целями компании.
Без документированной системы корпоративных закупок практически невозможно обеспечить плавное и равномерное поступление денежных средств. Стратегия закупок каждой организации должна быть индивидуально адаптирована к потребностям бизнеса. Система, которую вы создаете, должна учитывать текущее состояние и протоколы компании, участие заинтересованных сторон в системе закупок, рыночные условия, а также цели, инициативы и задачи компании.
Если ваша компания не может оставаться в рамках бюджета, а денежные средства, похоже, утекают из неизвестных источников, вы можете отчаянно нуждаться в стратегическом пересмотре закупок. Это также хорошая идея, чтобы изучить систему закупок один раз в год, чтобы убедиться, что бизнес находится на правильном пути.
Цели системы корпоративных закупок:
- Свод к минимуму ошибок и упущенных возможностей экономии;
- Идентификация авторизованных покупателей;
- Приведение закупок в соответствие с целями компании;
- Повышение эффективности за счет своевременных поставок;
- Обеспечение процедуры закупок федеральным и государственным нормативным актам;
- Использование лояльных отношений с поставщиками для получения более выгодных контрактов.
Восемь шагов для создания эффективной системы корпоративных закупок
Инвестируйте в программное обеспечение для закупок.
Компании, которые не интегрируют программное обеспечение для закупок, скорее всего, потеряют деньги из-за ошибок, задержек и переплат. Программное обеспечение для закупок повышает производительность и минимизирует ошибки за счет сокращения ввода данных и избыточности. Программное обеспечение для закупок отслеживает закупки от заказа на покупку до оплаты, устраняет узкие места утверждения и обеспечивает соответствие закупок стандартам утверждения перед заказом. Платежи по счетам-фактурам могут быть помечены для досрочных платежей там, где выгодно воспользоваться скидками.
Оцените, где сейчас находится ваш бизнес.
Важно знать, как идет бизнес, прежде чем двигаться вперед. Если у вас есть стратегия, определите, соответствует ли она вашим потребностям и как она будет масштабироваться для решения предстоящих задач. Определите любые потенциальные слабые места для улучшения и найдите области, где деньги могут быть потрачены впустую.
Продайте идею пересмотра системы закупок заинтересованным сторонам.
Получите информацию от всех, кто может быть вовлечен, и дайте им понять, что цели эффективного процесса закупок заключаются в том, чтобы ускорить оборот и время производства, облегчить рабочую нагрузку, уменьшить количество ошибок в документации и устранить трудоемкие узкие места для значительной экономии затрат.
Определите цели компании.
Хотя конечная цель любого бизнеса – «заработать больше денег», стратегические цели должны быть гораздо более детализированными. Четко определенная цель включает в себя конкретную цель для стрельбы и план ее достижения. Цели могут включать в себя увеличение продаж или выручки на определенный процент, увеличение производства, увеличение продаж, снижение затрат или что-то еще, что измеряет ваша компания.
Помните о разумных принципах при постановке целей:
- Конкретные – поставьте подробные цели.
- Измеримый – решите, как вы будете определять и измерять успех.
- Назначаемый – определите, кто несет ответственность за каждое достижение.
- Реалистичность – убедитесь, что цели достижимы и реалистичны.
- Временная привязка - установите временную шкалу для достижения каждой цели с контрольными точками и датой окончания.
Определите приоритеты.
С учетом вклада заинтересованных сторон и целей компании определите, как расставить приоритеты в закупках. Ваши приоритеты зависят от вашего бизнеса. Строительные подрядчики должны планировать поставки в соответствии со сроками строительства, в то время как розничные торговцы должны координировать свои действия с маркетингом, чтобы определить, какие товары будут продаваться и когда.
Установите политику закупок.
Составьте список уполномоченных покупателей и бюджет для каждого отдела. Ожидаемые закупки могут быть утверждены заранее, чтобы ускорить процесс. Определите конкретные методы закупок для каждого отдела, включая то, какие категории товаров и услуг автоматически утверждаются (в рамках бюджета), какие поставщики являются предпочтительными, какие закупки нуждаются в одобрении и кто будет предоставлять одобрение при необходимости.
Сегодня этические соображения часто влияют на решения компании о покупке. Ваш выбор поставщиков должен отражать корпоративную культуру и ценности, например, ваша компания может быть привержена закупкам только из источников со справедливыми рыночными условиями или высокими экологическими стандартами.
Настройте процесс поиска поставщиков.
Как правило, компания в поисках новых поставщиков принимает заявки как минимум от трех компаний. Эффективная стратегическая политика поиска поставщиков должна определять критерии выбора поставщиков. Критерии обычно включают в себя качество поставок, цену, сроки поставки, обслуживание, соответствие нормативным требованиям или целям компании или любую комбинацию факторов. Составьте список предпочтительных поставщиков, оценивая поставщиков на основе критериев отбора. Если у бизнеса есть правила соответствия, включите все факторы, которые могут повлиять на решения о покупке.
Определение показателей успеха.
После выполнения плана новый процесс закупок должен оцениваться на основе показателей, определяющих успех. Как будет выглядеть успешная реализация и как вы будете ее измерять? Общие показатели включают снижение затрат за счет сокращения ошибок, более эффективные графики поставок и более выгодные условия контрактов. Корректируйте стратегию по мере необходимости для повышения эффективности по мере роста бизнеса.
Система корпоративных закупок должна представлять собой комплексную дорожную карту расходов компании и инструмент для максимизации бюджета и минимизации ошибок, несвоевременных или дублирующих платежей, непостоянных расходов и несвоевременных поставок. Следование эффективной системе корпоративных закупок обеспечивает постоянный денежный поток и более здоровую прибыль.
Эффективная система корпоративных закупок GL Group Consulting
GL Group Consulting – консалтинговая компания по предоставлению услуг операционного консалтинга для российских компаний, предлагает высококачественные услуги внедрения эффективной системы корпоративных закупок, которая позволяет нашим клиентам достигнуть определенного ряда задач по планированию и прогнозированию бизнес-процессов связанных с закупочной деятельностью, полным правовым соответствием объявляемых тендеров, проведению электронного вида торгов и заключение контракта в электронной форме, при использовании ключа электронной цифровой подписи и т.д.
Наша команда состоит из высококвалифицированных экспертов, которые могут помочь вам без проблем внедрить 1С:ERP. Управление холдингом, автоматизировать закупки SRM, а так же информационные системы соответствующие процессам закупок с учётом специфики отрасли. Мы предлагаем наши услуги по очень конкурентоспособным ценам, гарантируя при этом, что сроки выполнения работ будут соответствовать договорным обязательствам.
ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГ ОПЕРАЦИОННОГО КОНСАЛТИНГА, ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (981)745-70-08 ИЛИ ЗАПОЛНИТЕ ФОРМУ НА САЙТЕ.
